Что такое расходный кассовый ордер
Коротко
Расходный кассовый ордер — это документ, которым оформляют выдачу наличных денег из кассы. По нему кассир выдаёт деньги сотруднику, подрядчику или вносит их на счёт в банке, а получатель ставит свою подпись. Без оформленного ордера наличные из кассы не выдают.
Зачем нужен расходный кассовый ордер
Касса — не карман собственника. Каждая выдача наличных подтверждается документом, и расходный кассовый ордер связывает сумму, получателя и основание. По нему видно, кто получил деньги, на что и когда.
Ордер оформляют в одном экземпляре. Он остаётся в кассе и служит подтверждением операции для бухгалтерского учёта и при проверке. Получатель денег расписывается в ордере в момент получения.
Когда оформляют ордер
- Выдача зарплаты и других выплат работникам — материальной помощи, компенсаций.
- Выдача денег под отчёт работнику или другому человеку на хозяйственные и представительские расходы, на командировку.
- Выдача наличных обособленному подразделению для кассовых операций.
- Оплата наличными поставщику или подрядчику.
- Возврат денег покупателю за товар или неоказанную услугу.
- Внесение наличных из кассы на расчётный счёт организации — ордер оформляют вместе с объявлением на взнос наличными.
- Любая другая выдача наличных из кассы, которую допускает закон.
Каким бланком пользоваться
Ордер оформляют по унифицированной форме № КО-2, которую утвердил Госкомстат постановлением от 18.08.1998 № 88. С 2013 года большинство унифицированных форм первичных документов стали необязательными, но кассовые документы из этого правила выведены: их по-прежнему оформляют по формам Госкомстата — так требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Поэтому свой бланк расходного ордера не придумывают: берут КО-2 и заполняют его поля. Форма одна для бумажного и для электронного оформления.
Что входит в форму КО-2
В шапке — наименование организации и код по ОКПО. Дальше номер и дата составления, дебет счёта учёта и корреспондирующий счёт, сумма цифрами и прописью.
Отдельные строки — кому выдают деньги: фамилия, имя, отчество получателя. Основание выдачи и сумма приложения, если к ордеру что-то приложено.
Внизу — подписи руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, а если их нет — только руководителя. Получатель ставит подпись и указывает документ, удостоверяющий личность. Кассир подписывает ордер после того, как выдал деньги.
Как заполнить и выдать деньги
Ордер заполняют в одном экземпляре. Кассир готовит сумму к выдаче, передаёт ордер получателю для подписи, пересчитывает деньги так, чтобы получатель это видел, и выдаёт их полистным и поштучным пересчётом — ровно ту сумму, что указана в ордере. После выдачи кассир подписывает ордер.
Если получатель не сверил суммы цифрами и прописью и не пересчитал деньги при кассире, претензии по сумме потом не принимаются.
Исправления в кассовых ордерах не допускаются: ошибочный документ переоформляют заново.
Выдача под отчёт
Деньги под отчёт выдают по расходному ордеру, оформленному на основании распорядительного документа организации или ИП либо письменного заявления подотчётного лица. В документе указывают сумму и срок, на который выдают деньги.
Работник представляет авансовый отчёт с подтверждающими документами в срок, установленный руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Неизрасходованный остаток сдают в кассу.
Зарплата через ведомость
Для зарплаты оформляют расчётно-платёжную или платёжную ведомость, в которой работники расписываются за полученные деньги. Срок выдачи устанавливает руководитель: он не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.
В последний день кассир подсчитывает, сколько выдано за все дни, и оформляет один расходный кассовый ордер на итоговую сумму. Напротив тех, кто зарплату не получил, ставит отметку «Депонировано».
Электронный ордер
Ордер можно оформлять в электронном виде. Тогда его заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Перед выдачей денег кассир сверяет подписи с образцами, проверяет сумму и получает подпись получателя в специальной графе.
Кому ордер не нужен
Организации оформляют ордер при каждой выдаче наличных из кассы. Исключение — банки: у них свои правила кассовых операций.
Индивидуальный предприниматель на любой системе налогообложения вправе вести кассовые операции в упрощённом порядке: не устанавливать лимит остатка наличных, не вести кассовую книгу и не оформлять ордер. Если ИП хочет соблюдать кассовую дисциплину, он может оформлять ордер, но нарушением его отсутствие не будет.
Исключения для зарплаты нет: ИП, который ведёт учёт доходов и расходов, вправе не оформлять расходный кассовый ордер и при выплате зарплаты наличными. Ведомость — платёжную или расчётную — он составляет по своему решению как первичный документ на выплату, а не потому, что этого требует порядок ведения кассовых операций.
Частые вопросы
Чем расходный кассовый ордер отличается от приходного?
Приходный ордер оформляют, когда деньги в кассу поступают, и к нему идёт отрывная квитанция для того, кто сдал наличные. Расходный оформляют при выдаче денег из кассы, и он остаётся в кассе с подписью получателя.
Можно ли исправить ошибку в ордере?
Нет. Исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются. Ошибочный документ переоформляют заново.
Нужен ли ордер, если деньги выдают по доверенности?
Да. Заверенную копию доверенности прилагают к расходному кассовому ордеру. Оригинал доверенности хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к ордеру.
Кто подписывает расходный кассовый ордер?
Руководитель и главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — только руководитель. Получатель ставит подпись за полученные деньги, кассир подписывает ордер после выдачи.
Обязателен ли ордер для ИП?
По общему правилу нет: ИП вправе вести кассовые операции упрощённо и не оформлять ордер. Право не оформлять кассовые документы действует и при выплате зарплаты наличными — изъятия для неё нет. Ведомость ИП составляет по своему усмотрению.
Что будет, если ордера нет?
Выдача наличных без оформленного ордера — нарушение порядка ведения кассовых операций. Ответственность за такие нарушения предусматривает законодательство об административных правонарушениях; конкретный состав и размер штрафа смотрят в Кодексе об административных правонарушениях.
Когда наличные из кассы уходят без документа
Чтобы видеть, куда уходят деньги и что с ними происходит
Ордер — это след операции. Если наличные выдают без него, в учёте появляются дыры, и собственник видит остаток в кассе, но не видит, на что ушла разница.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране: выручку, заявки, деньги и маржу, и настраиваю обновление каждый день. Так видно, где расходятся деньги и документы, ещё до того, как это всплывёт при проверке.