Что такое простая электронная подпись
Коротко
Простая электронная подпись, или ПЭП, — это электронная подпись, которая кодами, паролями или другими средствами подтверждает, что действие совершил определённый человек. Криптографии в ней нет: это логин с паролем, код из СМС, подтверждение в приложении. По статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» она лишь удостоверяет факт формирования подписи конкретным лицом.
Что значит простая электронная подпись
Расшифровка ПЭП — простая электронная подпись. Слово «простая» здесь не про удобство, а про устройство: подпись создаётся без криптографического преобразования подписываемой информации. Так её описывает закон об электронной подписи и так же объясняют на портале Госуслуг.
Работает она так. Система знает, что за логином закреплён конкретный человек, и когда он вводит пароль или код из СМС, фиксирует: действие совершил он. Вход в мобильный банк, подтверждение перевода, регистрация на портале, код из сообщения при покупке в интернет-магазине — всё это ПЭП.
Для документа этого мало. Чтобы файл считался подписанным простой электронной подписью, закон требует одного из двух: либо подпись содержится в самом документе, либо ключ применяется по правилам оператора системы, а в документе есть информация о том, от чьего имени он создан или отправлен.
ПЭП и усиленная подпись: в чём разница
| Простая (ПЭП) | Усиленная (УНЭП и УКЭП) | |
|---|---|---|
| Как устроена | Коды, пароли, СМС; криптографии нет | Криптографическое преобразование информации |
| Что подтверждает | Что подпись сформировал определённый человек | Подпись, её авторство и неизменность документа |
| Документ равен бумажному | Только если так сказано в законе, акте или соглашении сторон | Квалифицированная — по общему правилу статьи 6 закона № 63-ФЗ, кроме случаев, когда закон требует бумагу |
| Сертификат и удостоверяющий центр | Не нужны | Нужны для квалифицированной подписи |
| Где не подойдёт | Государственная тайна и отдельные информационные системы по закону | Зависит от вида подписи и требований системы |
Где ПЭП применяют
- Вход и регистрация в информационных системах: личный кабинет банка, портал услуг, интернет-магазин.
- Внутренний документооборот компании: служебные письма, заявки, ознакомление с документами.
- Отдельные государственные услуги на портале Госуслуг.
- Подтверждение действий: перевод денег, вызов такси, покупка, заявка на услугу.
- Электронный документооборот между компаниями и с работниками — если порядок закреплён соглашением или локальным актом.
Когда ПЭП заменяет подпись на документе
По статье 6 закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной подписью, признаётся документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью, только в случаях, установленных федеральными законами, принятыми по ним актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Поэтому между компаниями и с людьми, с которыми идёт обмен документами, заключают соглашение о простой электронной подписи. В нём определяют, какие документы подписывают, как формируется и проверяется подпись, кто её владелец, как стороны признают её действительной и что делают при споре. Без такого соглашения или нормы закона документ с ПЭП не заменит бумагу.
Для внутренних документов компании хватает локального акта: например, порядок подписания протоколов или заявок простой подписью в системе электронного документооборота. Такой порядок, закреплённый в локальном акте, признают достаточным, в частности, для протоколов проверки знаний по охране труда.
Частые вопросы
ПЭП — это что такое простыми словами?
Это подтверждение, что действие совершили вы: логин и пароль, код из СМС, нажатие кнопки в приложении. Система по ним понимает, кто именно вошёл или подписал, но сам текст документа криптографией не защищён.
Как расшифровывается ПЭП?
Простая электронная подпись. В законе № 63-ФЗ это один из видов электронной подписи наряду с усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной.
ПЭП имеет юридическую силу?
Сама по себе — нет. Документ с ней равен бумажному, только если это предусмотрено федеральным законом, принятым по нему актом или соглашением сторон, а внутри компании — локальным актом. Для налоговой и торгов вид подписи зависит от документа и порядка его подачи. В суд некоторые документы можно подать с простой подписью через установленную информационную систему; для отдельных документов нужна квалифицированная подпись.
Можно ли подписать договор простой электронной подписью?
Можно, если стороны заключили соглашение о простой электронной подписи и в нём описали, как она формируется и проверяется, какие документы так подписывают и как признают её действительной. Без соглашения договор с ПЭП будет равен бумажному, только если это предусмотрено федеральным законом или принятым в соответствии с ним нормативным актом.
Чем ПЭП отличается от электронной цифровой подписи?
Электронная цифровая подпись — старое название из закона 2002 года, сейчас в законе № 63-ФЗ говорят просто об электронной подписи, и ПЭП — её вид. Главное отличие ПЭП от усиленной: она создаётся без криптографического преобразования информации.
Где ПЭП точно не подойдёт?
Закон запрещает простую подпись для документов, содержащих государственную тайну, и в отдельных информационных системах. Усиленная квалифицированная подпись нужна для отчётности организации в налоговую, участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ и отдельных юридически значимых услуг; для большинства услуг на Госуслугах достаточно простой подписи — подтверждённой учётной записи ЕСИА.
Что будет, если подпись подделали?
Риск лежит на сторонах и на операторе системы: ПЭП не защищает документ от изменения. Поэтому в соглашении прописывают, как проверяют подпись и кто отвечает за сохранность пароля и телефона, а доступ к коду никому не передают.
Когда решаете, как подписывать документы в компании
Чтобы понять, где ПЭП хватит, а где нужна усиленная
Простая подпись экономит время во внутреннем документообороте, но не везде: часть документов без усиленной подписи не примут, а часть вообще нельзя вести в электронном виде.
Я разбираю, какие документы в вашей компании можно подписывать простой подписью и что для этого закрепить в локальном акте или соглашении, а где без усиленной подписи не обойтись.