Что такое проформа инвойс
Коротко
Проформа инвойс — это предварительный счёт, который продавец отправляет покупателю до завершения сделки. В нём указаны товар, примерное количество и цена, условия оплаты и поставки. Он нужен, чтобы стороны согласовали условия, а покупатель мог провести платёж через банк или оформить груз на таможне. Это не требование оплаты: суммы в нём предварительные.
Зачем нужен предварительный счёт
В международной сделке покупателю мало договориться с продавцом. Ему нужно показать цифры своему банку, чтобы тот провёл платёж в другую страну, и таможне, чтобы груз пропустили через границу. Для этого и выписывают проформу.
Из проформы покупатель видит, что именно он получит, сколько это стоит и на каких условиях. Продавец по ней подтверждает, что готов продать товар по таким ценам и в такие сроки. Пока сделка не завершена, документ может меняться: количество, цена и вес в нём ориентировочные.
Чем проформа инвойс отличается от инвойса
| Проформа инвойс | Коммерческий инвойс | |
|---|---|---|
| Когда выставляют | До сделки, для согласования условий | При отгрузке товара или сразу после неё |
| Суммы | Ориентировочные: количество, цена и вес могут быть предварительными | Фактические по отгруженной партии |
| Оплата | Иногда по ней вносят аванс, но требовать оплату она не может | По ней покупатель платит в указанный срок |
| Таможня | Помогает оформить груз до полной оплаты и провезти образцы без коммерческой ценности | Один из коммерческих документов, которыми подтверждают сведения о сделке и стоимости товара при декларировании; состав документов зависит от поставки |
| Учёт | Не создаёт долга покупателя в учёте | Создаёт задолженность и налоговые обязательства |
Что указывают в проформе
- Пометку «проформа инвойс» или «proforma invoice», чтобы документ не приняли за счёт на оплату.
- Данные продавца и покупателя: название, адрес, реквизиты.
- Описание товара или услуги, количество и цену за единицу, общую сумму.
- Условия поставки и оплаты: валюта, способ платежа, сроки.
- Срок действия проформы: после него цены и условия могут измениться.
- Для перевозки за границу: страну происхождения товара, вес и номер ИНН отправителя — перевозчики просят их, чтобы не задерживать груз.
Проформа договора — это другое
Слово «проформа» в русском языке означает образец, типовой бланк. Проформа договора — это не подписанный документ, а шаблон: в нём стоят места для реквизитов, цен и сроков, которые стороны заполняют под свою сделку.
По смыслу проформа договора обычно служит проектом для согласования условий. Но договор может быть заключён и без подписания единого документа: например, когда сторона принимает оферту оплатой. Значение проформы инвойса также зависит от её содержания и действий сторон.
Если вам нужен именно шаблон договора под свою сделку, а не счёт, смотрите, что в нём должно быть заполнено: предмет, цена, сроки, ответственность сторон. Готовый бланк без ваших условий сделку не заменит.
Частые вопросы
Можно ли оплатить проформу инвойс?
Иногда да: в некоторых странах и банках по ней вносят аванс. Но сама по себе проформа не требует оплаты и не создаёт долга. Если по ней платят, в назначении платежа ссылаются на неё, а после отгрузки продавец выставляет коммерческий инвойс с фактическими суммами.
Чем проформа инвойс отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — требование заплатить конкретную сумму. Проформа — предварительный документ для согласования: суммы в нём ориентировочные, и он не создаёт задолженности в учёте. Обычный счёт в России выставляют по договору, а проформу — чаще в международной сделке до её завершения.
Нужна ли проформа для таможни?
Перевозчики и таможня просят инвойс для всех грузов, кроме документов: по нему определяют, нужны ли пошлины и налоги. Коммерческий инвойс нужен, когда товар едет в рамках сделки или на перепродажу, а проформу используют, например, для образцов без коммерческой ценности.
Проформа инвойс — это договор?
Нет. Это предварительный счёт, а не договор. Сделку оформляет договор (контракт); коммерческий инвойс подтверждает фактическую отгрузку и цену партии по этому контракту. Без контракта можно потерять нулевую ставку НДС и получить отказ банка в платеже по валютному контролю. Для таможни инвойс входит в комплект документов о сделке, но контракт остаётся основным документом. Проформа лишь фиксирует, о каких условиях стороны договорились до оплаты и отгрузки.
Что такое проформа договора?
Это типовой бланк или проект договора с местами для реквизитов и условий. Обязательства возникают после заключения договора; в зависимости от обстоятельств для этого стороны могут обменяться документами или принять оферту действиями, например оплатой. Не путайте с проформой инвойс: та относится к счёту, а не к тексту договора.
Сколько действует проформа инвойс?
Срок действия продавец указывает сам — обычно от 30 до 90 дней. После этого цены и условия могут измениться, и проформу выписывают заново. Если срок не указан, уточните его у продавца до оплаты.
Когда считаете сделку по цифрам
Чтобы видеть, что сделка оставит бизнесу
Проформа показывает цену товара, но не показывает, что останется у вас после пошлин, доставки, курса и налогов. Из-за этого сделка, которая выглядит выгодной на бумаге, может съесть прибыль.
Я собираю финансовую модель сделки или направления: в ней видно, что станет с деньгами и прибылью при разных ценах и объёмах, ещё до того как вы подтвердите заказ.