Что такое process mining
Коротко
Process mining — это метод анализа, который восстанавливает реальное течение бизнес-процесса по журналам событий информационных систем. В журнале остаются записи о том, что произошло, когда и с каким объектом: заказ, счёт, заявка. Из этих записей строят карту процесса с частотами и сроками и сравнивают её с тем, как процесс должен идти по регламенту.
Как это работает
Информационные системы — ERP, CRM, учётная система — оставляют след каждого шага: создан заказ, согласован, отгружён, оплачен. Если выгрузить эти записи и связать их по одному объекту, получится журнал событий. По нему process mining строит карту: какие шаги действительно выполняются, в каком порядке, сколько раз и с какими задержками.
Карта показывает не предположения, а факты из систем. На ней видно, где заказ застревает, какие согласования дублируются, сколько времени уходит на возвраты и правки. Дальше карту сравнивают с эталонной моделью процесса — так находят отклонения от регламента и лишние шаги.
Что показывает process mining
- Реальный маршрут процесса: какие шаги выполняются, в каком порядке и как часто.
- Узкие места: где дольше всего ждут и на каком шаге теряется время.
- Отклонения от регламента: где процесс идёт не так, как описано в инструкции.
- Дубли и лишние согласования: какие шаги повторяются без пользы.
- Загрузку сотрудников и подразделений: кто и сколько операций выполняет.
Чем отличается от task mining
Process mining смотрит на процесс целиком по данным систем: заказы, счета, заявки. Task mining разбирает действия на рабочем столе — какие окна открывают сотрудники, какие кнопки нажимают, сколько времени уходит на одну операцию.
Эти методы дополняют друг друга. Process mining находит, где процесс тормозит, а task mining показывает, из чего состоит работа на этом шаге. Начинать обычно стоит с process mining: он отвечает на вопрос, где теряются деньги, а task mining уточняет детали внутри выбранного участка.
Частые вопросы
Какие данные нужны для process mining?
Журнал событий из информационных систем: как минимум идентификатор объекта (номер заказа, заявки), название шага и время. Чем больше шагов и объектов охватывает выгрузка, тем полнее картина. Данные берут из ERP, CRM, систем электронного документооборота и других учётных систем.
Нужно ли менять процессы, чтобы начать?
Нет. Process mining работает с тем, что уже записано в системах. Сначала смотрят, как процесс идёт сейчас, и только потом решают, что менять.
Можно ли обойтись без специального программного обеспечения?
Простые вопросы — сколько заказов на каком шаге застревает — иногда закрывают выгрузкой в таблицу. Но для карты процесса, сравнения с эталоном и повторных замеров нужен инструмент process mining: вручную такие расчёты быстро устаревают.
Что такое object-centric process mining?
Это подход, при котором анализируют не один объект (заказ), а несколько связанных (заказ, счёт, поставка). Он нужен, когда у процесса несколько пересекающихся объектов и плоская выгрузка теряет связи между ними. Для первого проекта обычно достаточно анализа по одному объекту.
С чего начать process mining в компании?
Выбрать один процесс с понятной потерей — например, обработку заказов или закрытие счетов — и выгрузить по нему журнал событий. Первый проект должен ответить на конкретный вопрос: где теряется время и деньги. Расширять охват стоит после того, как первый результат подтвердился.
Когда нужно увидеть, где процесс теряет деньги
Собрать цифры по процессу до того, как что-то менять
Process mining показывает, что происходит в системах, но не отвечает на вопрос, сколько это стоит бизнесу. Чтобы решение опиралось на деньги, карту процесса нужно связать с финансами: выручкой, затратами, загрузкой людей.
Я собираю цифры бизнеса в одну картину: от журналов событий и данных CRM до прибыли по каждому направлению. С такой картиной видно, какой шаг процесса сколько стоит и что даст его изменение.