Что такое подписант в декларации
Коротко
Подписант в декларации — это лицо, которое подтверждает достоверность и полноту сведений в отчётности и ставит под ней подпись. Им может быть сам налогоплательщик — организация в лице руководителя или индивидуальный предприниматель — либо представитель налогоплательщика, действующий по доверенности.
Кто подтверждает сведения
На титульном листе декларации есть поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю». В нём указывают код того, кто подписывает: 1 — налогоплательщик, 2 — представитель налогоплательщика. Ниже построчно вписывают фамилию, имя и отчество подписанта, а в отведённых полях ставят личную подпись и дату подписания.
Когда декларацию сдаёт организация, в поле подписи указывают фамилию, имя и отчество руководителя полностью и ставят его личную подпись. Когда декларацию сдаёт индивидуальный предприниматель — его собственные фамилию, имя и отчество. Когда действует представитель — данные представителя и его подпись.
Подписант и плательщик — не всегда одно лицо. Когда декларацию подписывает руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель, в поле подтверждения стоит код 1 и документ о полномочиях не нужен: полномочия руководителя следуют из его должности. Код 2 и документ о полномочиях требуются, только когда декларацию подписывает представитель — сотрудник, бухгалтер на аутсорсе, специалист по отчётности.
Код 1 и код 2: в чём разница
| Код 1 — налогоплательщик | Код 2 — представитель | |
|---|---|---|
| Кто подписывает | Руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель | Другое лицо по доверенности: сотрудник, бухгалтер на аутсорсе, специалист по отчётности |
| Что указывают в поле подписи | Фамилию, имя, отчество руководителя или предпринимателя | Фамилию, имя, отчество представителя |
| Документ о полномочиях | Не нужен: полномочия руководителя следуют из его должности | Нужен: для организации — доверенность в простой письменной форме за подписью руководителя; для ИП — нотариальная (приравненная к ней) доверенность либо электронная доверенность с электронной подписью доверителя |
| Электронная подпись | Сертификат руководителя или предпринимателя | Представитель подписывает отчётность своей УКЭП, а его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность — электронная доверенность с УКЭП доверителя, оформленная у оператора ЭДО и (или) представленная в налоговый орган |
Что проверить перед отправкой
- Код в поле подтверждения совпадает с тем, кто фактически подписывает: 1 — сам налогоплательщик, 2 — представитель.
- Фамилия, имя и отчество подписанта в декларации совпадают с данными в сертификате электронной подписи.
- Если подписывает представитель, доверенность действует на дату подписания и даёт право подписывать именно эту отчётность.
- При отправке по машиночитаемой доверенности она указана в карточке организации и в карточке регистрации в налоговом органе.
- Владельца сертификата сверили с заявлением на подключение к электронному документообороту.
Частые вопросы
Кто такой подписант в декларации?
Лицо, которое подтверждает достоверность и полноту сведений в декларации и ставит под ней подпись. Это либо сам налогоплательщик, либо его представитель по доверенности.
Что означает код 1 в поле подтверждения сведений?
Код 1 значит, что декларацию подписывает сам налогоплательщик: руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В этом случае ниже указывают его фамилию, имя и отчество.
Что означает код 2?
Код 2 значит, что декларацию подписывает представитель налогоплательщика. Тогда в поле подписи указывают данные представителя, а его полномочия подтверждает доверенность.
Может ли главный бухгалтер подписать декларацию без доверенности?
Если он не руководитель и не индивидуальный предприниматель, он действует как представитель налогоплательщика: в декларации ставят код 2, а полномочия подтверждает доверенность.
Что делать, если подписант сменился?
В следующих декларациях указывают нового подписанта и соответствующий код. При электронной отправке проверяют, что сертификат электронной подписи принадлежит новому подписанту, а при работе по машиночитаемой доверенности её настраивают в карточке организации и в карточке регистрации в налоговом органе.
Нужна ли доверенность, если декларацию подписывает руководитель?
Нет. Руководитель подписывает как налогоплательщик, в поле подтверждения ставят код 1, а доверенность не требуется.
Когда отчётность подписывает не сам собственник
Чтобы в декларациях сходились подписант, код и полномочия
Подписант в декларации — мелочь, пока налоговая не сравнит сертификат электронной подписи с полем подтверждения и не откажет в приёме отчётности. Порядок здесь задают формат декларации и документ о полномочиях, а не привычка ставить подпись там, где удобно.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами, — в том числе по отчётности и налогам, где видно, кто и что подписал.