Что такое подлинник
Коротко
Подлинник — это первый, исходный экземпляр документа, который составлен и подписан в установленном порядке. С него снимают копии, а сам он остаётся у того, кому адресован или кто его выдал. Подлинник подтверждает содержание документа сам по себе, без заверения.
Чем подлинник отличается от копии и дубликата
Подлинник (оригинал) — экземпляр документа, составленный и подписанный в установленном порядке, который подтверждает своё содержание сам по себе и имеет юридическую силу без заверения. Если документ изначально составлен в нескольких экземплярах, каждый из них — подлинник; копия лишь воспроизводит подлинник, а дубликат выдаётся взамен утраченного. Копия — его повторение: снятая на бумаге или сканером ксерокопия, фотография, скан. Копия сама по себе не заменяет подлинник, пока её не заверили в порядке, который для такого документа установлен.
Дубликат — это повторный экземпляр, который выдаёт тот же орган или организация взамен утраченного подлинника. Дубликат имеет силу подлинника, но это отдельный документ со своей пометкой. Поэтому «дубликат» и «копия» — не одно и то же: копию снимают с существующего документа, дубликат выдают вместо него.
Есть ещё заверенная копия: на ней стоит отметка о том, что она соответствует подлиннику, подпись и печать того, кто заверил. Для большинства бытовых и рабочих ситуаций хватает её, но не для всех.
Где нужен именно подлинник
- Сделки и государственная регистрация: для регистрации прав и сделок с недвижимостью представляют подлинники документов, если закон или порядок приёма не разрешает копию.
- Нотариальные действия: нотариус работает с подлинниками документов, а копию заверяет, сверяя её с оригиналом.
- Суд: подлинники письменных доказательств представляют в суд или предъявляют для обозрения, если дело нельзя рассмотреть по копиям; порядок смотрите в процессуальном кодексе — гражданском, арбитражном или административном.
- Банк и контрагент: у каждой организации свой перечень, что принимать в оригинале, а что в заверенной копии; этот перечень стоит запросить до сделки.
- Кадровые документы: трудовую книжку и её вкладыш работник предъявляет при приёме на работу, а работодатель ведёт их по правилам, которые устанавливает Трудовой кодекс.
Что делать, если подлинник утерян
Сначала выясняют, кто выдал документ и может ли он выдать дубликат. Для документов об образовании, свидетельств о регистрации, выписок из реестров и подобных бумаг порядок выдачи дубликата устанавливает тот орган, который их выдал, — его и надо запрашивать.
Если дубликат не выдают, остаётся заверенная копия или выписка из реестра, если такой документ предусмотрен. Что именно примут в вашей ситуации — банк, суд, регистрирующий орган, — уточняйте у того, кому документ нужен: перечни у них различаются.
Хранить подлинники лучше отдельно от копий и в известном месте: тогда потеря одного документа не превращается в поиск всей папки.
Частые вопросы
Подлинник и оригинал — это одно и то же?
Да, в обычной речи это синонимы: первый, исходный экземпляр документа. В законах чаще пишут «подлинник» или «оригинал» в зависимости от документа.
Можно ли заверить копию самому?
Заверять копии вправе определённые лица и организации — нотариус, орган, выдавший документ, работодатель для кадровых документов. Сам себя заверить копию нельзя: нужна отметка того, кто сверил её с подлинником и отвечает за соответствие.
Чем дубликат отличается от второго экземпляра?
Второй экземпляр — это ещё один подлинник того же документа, когда его изначально составили в нескольких экземплярах, например договор в двух экземплярах для каждой стороны. Дубликат выдают позже взамен утраченного.
Нужен ли подлинник при приёме на работу?
Работник предъявляет подлинники документов, которые требует Трудовой кодекс, в том числе трудовую книжку, если она ведётся на бумаге. Хранить чужие подлинники работодатель не вправе сверх того, что предусмотрено законом.
Что считается подлинником электронного документа?
Электронный документ равнозначен бумажному, подписанному собственноручно, если он подписан квалифицированной электронной подписью; с простой или неквалифицированной подписью — только когда это предусмотрено федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или соглашением участников электронного взаимодействия. Тогда исходный файл с подписью и есть подлинник, а распечатка — его копия.
Когда проверяете документы контрагента перед сделкой
Чтобы по бумагам было видно, с кем вы имеете дело
Подлинники и копии уставных, регистрационных и отчётных документов проверяют до подписания договора, а не после. Если документы приходят от подрядчика или продавца, важно понять, что в них подтверждено, а что только заявлено.
Я проверяю рекламу и продвижение подрядчика со стороны: выгружаю кабинеты целиком, сверяю с продажами в CRM и считаю каждую потерю в рублях. Если вы платите подрядчику и не можете проверить его сами, это как раз тот случай.