Что такое подотчётное лицо
Коротко
Подотчётное лицо — это работник организации или исполнитель по гражданско-правовому договору, которому выдали деньги на расходы бизнеса с условием отчитаться за них. Деньги выдают наличными из кассы или переводом на карту, а расходы подтверждают авансовым отчётом с чеками, накладными и билетами.
Кто может получить деньги под отчёт
Подотчётным лицом становится любой работник, с которым у компании есть действующий трудовой договор. Должность значения не имеет: директор, главный бухгалтер, водитель и менеджер по закупкам получают деньги на равных основаниях.
То же касается исполнителя по гражданско-правовому договору: фотограф, подрядчик по ремонту или специалист на разовой работе может получить деньги на расходы по вашему заданию и отчитаться за них.
Индивидуальный предприниматель не может выдать деньги под отчёт сам себе: он не состоит с собой в трудовых отношениях и распоряжается выручкой свободно. Документы по расходам он всё равно хранит: они подтверждают затраты при общей системе и при УСН «доходы минус расходы». Если у предпринимателя есть наёмные работники, подотчёт для них оформляют по общим правилам.
Выдача средств подотчётному лицу производится на основании
Для выдачи наличных под отчёт расходный кассовый ордер оформляют на основании распорядительного документа организации или предпринимателя либо письменного заявления подотчётного лица. Порядок установлен пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
В распорядительном документе указывают фамилию и инициалы получателя, сумму, срок, на который выдаются деньги, цель расхода, а также ставят подпись руководителя и дату. Одним документом можно выдать деньги сразу нескольким сотрудникам: по каждому перечисляют фамилию, сумму и срок.
Письменное заявление подотчётного лица может служить основанием для оформления расходного кассового ордера. Если деньги переводят на карту, в заявлении можно указать её реквизиты.
Наличие долга по прошлой выдаче не мешает выдать деньги снова: запрет на новую выдачу при непогашенном подотчёте отменён.
На что выдают деньги под отчёт
- Командировочные расходы: билеты, гостиница, проезд по городу, питание.
- Хозяйственные расходы: канцтовары, картриджи, моющие средства, мелкий ремонт.
- Расходы на служебный транспорт: топливо, парковка, платные дороги.
- Представительские расходы: аренда переговорной, обед во время переговоров, доставка гостей.
- Закупки для работы: материалы, оборудование, оплата услуг подрядчиков по заданию компании.
Как отчитываются за полученные деньги
Подотчётное лицо сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами: кассовыми чеками, накладными, билетами, актами. Срок сдачи устанавливает руководитель организации или предприниматель — и для отчёта, и для окончательного расчёта по нему.
Исключение — командировки: по их итогам авансовый отчёт представляют в течение трёх рабочих дней после возвращения. Это правило закреплено в пункте 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Если работник потратил меньше выданного, остаток он возвращает в кассу или на счёт. Если больше — компания возмещает перерасход по утверждённому авансовому отчёту.
Частые вопросы
Может ли директор быть подотчётным лицом?
Да, если с ним заключён трудовой договор. Ограничений по должности нет, и правило о сроке отчёта распространяется на руководителя так же, как на остальных сотрудников, даже если он владелец компании.
Можно ли выдать деньги под отчёт исполнителю по договору ГПХ?
Да. Исполнитель по гражданско-правовому договору получает деньги на расходы по заданию компании и отчитывается за них так же, как работник в штате.
Что будет, если работник не вернул деньги и не отчитался?
Задолженность остаётся за работником. Суммы, которые он не подтвердил документами и не вернул, компания может удержать из зарплаты в порядке, установленном Трудовым кодексом, а при отказе — взыскать через суд. По таким суммам возникает вопрос налога на доходы и страховых взносов: их начисляют, если подтвердить расход не удалось.
Можно ли выдать подотчётные деньги на личную карту работника?
Да. Деньги выдают наличными из кассы по расходному кассовому ордеру или переводят на карту — личную либо корпоративную. В заявлении работник указывает реквизиты карты, на которую ждёт перевод.
Нужно ли требовать заявление, если есть приказ?
Нужен распорядительный документ руководителя. Если есть приказ, отдельное заявление для выдачи наличных не обязательно. Расходный кассовый ордер можно оформить и на основании письменного заявления подотчётного лица.
Может ли ИП выдать деньги под отчёт сам себе?
Нет. Предприниматель не является собственным работником, поэтому подотчёт на себя он не оформляет. Деньги на расходы бизнеса он берёт из кассы или со счёта, а документы по затратам хранит для подтверждения расходов.
Когда подотчётных много и деньги теряются
Чтобы видеть, сколько денег висит в подотчёте и куда оно ушло
Подотчётные суммы легко превращаются в способ вывести деньги из компании: сотрудник получил, не отчитался, а через полгода никто не помнит, на что ушло.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: в том числе сколько висит в подотчёте, у кого и как долго. Видно, где деньги застряли, до того как это заметит налоговая.