Что такое персональные данные работника
Коротко
Персональные данные работника — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому человеку, которая есть у работодателя. Так определяет персональные данные статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, и на работника оно распространяется так же, как на любого человека. Паспортные данные, ИНН, СНИЛС, телефон, сведения об образовании, зарплате и доходах — всё это персональные данные.
Что входит в персональные данные работника
Состав широкий: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, гражданство, паспортные данные, адрес, семейное положение и сведения о членах семьи, телефон и электронная почта, ИНН, СНИЛС, сведения о воинском учёте, об образовании, о владении языками, фотография, видеоизображение и запись голоса, сведения о здоровье, о заработной плате и банковских счетах.
Перечень не закрытый. Персональными данными становится всё, что позволяет прямо или косвенно определить человека и что работодатель получил в связи с работой: анкета при приёме, приказы по кадрам, материалы аттестации и служебных расследований, отчёты для госорганов вроде справки о доходах и ЕФС-1.
Отпечатки пальцев, а также фото и видеоизображение, если оператор использует их для установления личности, — биометрические персональные данные, для них нужно отдельное письменное согласие. Обычные фотографии, аудио- и видеозаписи, которые для установления личности не используются, — обычные персональные данные.
Зачем работодателю персональные данные и что с ними нельзя
Статья 86 Трудового кодекса разрешает обрабатывать персональные данные работника только для узких целей: соблюдение законов, помощь в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, личная безопасность работников, контроль количества и качества работы и сохранность имущества. Всё, что за этими целями, — лишнее.
Объём и содержание данных работодатель определяет по Конституции, Трудовому кодексу и другим федеральным законам. Собирать «на всякий случай» нельзя.
Работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения, относящиеся к специальным категориям персональных данных, и данные о членстве в общественных объединениях или профсоюзной деятельности — кроме случаев, прямо предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Откуда берут данные и когда нужно согласие
- Все персональные данные работника получают у него самого.
- Если данные можно получить только у третьей стороны, работника предупреждают об этом заранее и берут у него письменное согласие.
- Работодатель сообщает работнику цели, предполагаемые источники и способы получения данных, их характер и последствия отказа дать письменное согласие.
- Согласие оформляют отдельно от других документов, которые человек подписывает, включая трудовой договор, — так требует закон № 152-ФЗ с 01.09.2025.
- До начала обработки работодатель как оператор направляет в Роскомнадзор уведомление о намерении обрабатывать персональные данные.
Кто отвечает за порядок
Работодатель — оператор персональных данных своих работников. Он решает, какие данные и для какой из разрешённых целей нужны, хранит их и отвечает за то, чтобы доступ к ним был только у тех, кому он нужен по работе.
Правила из статьи 86 Трудового кодекса действуют вместе с законом № 152-ФЗ. Трудовой кодекс задаёт рамки для отношений с работником, закон о персональных данных — общие требования к обработке: основания, согласие, уведомление Роскомнадзора, защита.
Частые вопросы
Является ли зарплата работника персональными данными?
Да. Сведения о заработной плате и других доходах — это информация, относящаяся к определённому человеку, и она входит в персональные данные работника. Разглашать её без согласия работника, как правило, нельзя.
Можно ли обязать работника не разглашать свою зарплату?
Обязать работника не разглашать обязательные условия его трудового договора, в том числе размер заработной платы, работодатель не может. В договор можно включить дополнительные условия о конфиденциальной информации и коммерческой тайне, если это не ухудшает положение работника.
Нужно ли отдельное согласие на обработку данных, если человек уже подписал трудовой договор?
С 01.09.2025 согласие на обработку персональных данных оформляют отдельно от иных сведений и документов, которые человек подписывает или подтверждает, включая трудовой договор. Согласие нужно, когда нет другого законного основания обработки.
Можно ли запрашивать данные работника у третьих лиц?
Только если их нельзя получить у самого работника. Тогда работника предупреждают заранее, берут письменное согласие и сообщают цели, источники и способы получения, характер данных и последствия отказа.
Сколько действует согласие на обработку персональных данных?
Закон срок действия согласия не ограничивает, поэтому в нём указывают любой срок.
Можно ли хранить копию паспорта работника?
Паспортные данные входят в состав персональных данных работника, и работодатель вправе обрабатывать их в целях, которые разрешает статья 86 Трудового кодекса. Хранят их столько, сколько нужно для этих целей и для сроков хранения документов, установленных законом.
Когда хотите навести порядок в данных сотрудников
Разобрать, где в компании лежат данные работников и кто к ним имеет доступ
Персональные данные работников расползаются по почте, таблицам, кадровым программам и чатам. Порядок начинается с того, что видно, какие данные где лежат и какую рутину вокруг них можно отдать программам.
Я нахожу в отделах работу, которую выгодно автоматизировать, подключаю инструменты к вашим системам и показываю, сколько часов это освобождает.