Что такое персонифицированный учёт
Коротко
Персонифицированный учёт — это учёт сведений о каждом застрахованном лице в системе обязательного пенсионного и социального страхования. На каждого человека Социальный фонд России открывает индивидуальный лицевой счёт с постоянным страховым номером — СНИЛС. На счёте собираются сведения о стаже, заработке и страховых взносах, по которым человеку назначают пенсию и социальные выплаты.
Зачем нужен персонифицированный учёт
Пенсия и пособия считаются не по трудовой книжке, а по записям на индивидуальном лицевом счёте. Всё, что работодатель перечислил за человека и вовремя сдал о нём в фонд, попадает на счёт; всё, что не сдал, на счёте не отразится. Поэтому персонифицированный учёт — это не отчётность ради отчётности, а основание будущих выплат каждого сотрудника.
Правила установлены Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». С 2023 года учёт ведёт Социальный фонд России: два фонда объединили, и сведения о пенсионных правах и о социальном страховании теперь на одном счёте.
Что попадает на индивидуальный лицевой счёт
- Страховой номер — СНИЛС. Он присваивается один раз и не меняется в течение жизни, в том числе при смене фамилии.
- Сведения о стаже: где и сколько человек работал, когда устроился и уволился.
- Заработок и начисленные страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.
- Сведения о страховых взносах на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на страхование от несчастных случаев на производстве — по ним считают пособия.
Кто и когда сдаёт сведения
Сведения в фонд подаёт работодатель — страхователь. Он же регистрирует человека в системе учёта, если у того ещё нет СНИЛС. Ребёнку лицевой счёт фонд открывает сам: с июля 2020 года он получает запись о рождении из реестра актов гражданского состояния, а номер СНИЛС появляется в личном кабинете родителей на портале госуслуг.
С 2023 года отчётность собрана в единую форму ЕФС-1: в ней и сведения о трудовой деятельности, и стаж, и взносы на травматизм. Форму и порядок её заполнения утвердил приказ Социального фонда России от 17.11.2025 № 1462, форматы сведений — приказ от 17.11.2025 № 1463. Взносы на доплату к пенсии членам лётных экипажей гражданской авиации и работникам организаций угольной промышленности показывают в разделе 2 той же формы ЕФС-1; отдельной формы СЗВ-ДСО с 2023 года нет.
Что изменилось в 2026 году
С 1 июля 2026 года фонд принимает ЕФС-1 в новом формате. В подразделе 1.1 раздела 1 компания отмечает, есть ли в договоре подряда условие об уплате взносов на травматизм, — это касается и самозанятых, с которыми такой договор заключён (Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ).
Тем же законом срок подачи отчёта о стаже для назначения пенсии увеличен с трёх календарных дней до трёх рабочих, а перечень сведений расширен: отчитываться нужно и о сотрудниках в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет, о госслужащих с приостановленным контрактом, о священнослужителях.
Уведомлять фонд о создании, ликвидации, смене адреса или наименования обособленного подразделения, которое платит людям и имеет счёт, больше не нужно: с 1 июля 2026 года сведения фонд получает от налоговой инспекции. Отменили и уведомления о закрытии счетов и прекращении полномочий подразделений.
Частые вопросы
Чем персонифицированный учёт отличается от бухгалтерского?
Бухгалтерский учёт считает деньги компании, а персонифицированный — права каждого человека перед государством. В нём нет ни прибыли, ни расходов организации: только стаж, заработок и взносы конкретного застрахованного лица.
Что такое СНИЛС и зачем он нужен
СНИЛС — уникальный 11-значный номер индивидуального лицевого счёта. Его присваивают один раз и сохраняют на всю жизнь. Кроме пенсии и пособий, он нужен для налоговых вычетов, записи ребёнка в детский сад и школу, прикрепления к поликлинике, оформления льгот и для входа на портал госуслуг.
Нужен ли СНИЛС ребёнку
Да. Дети регистрируются в системе учёта, и лицевой счёт фонд открывает им сам по записи о рождении. Номер СНИЛС родители видят в личном кабинете на портале госуслуг.
Что будет, если сдать сведения не вовремя или не полностью
За непредставление сведений по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 предусмотрен штраф 500 рублей за каждого застрахованного лица. Кроме штрафа, у человека на лицевом счёте не окажется части стажа или заработка, и это отразится на его будущих выплатах.
Кто ведёт персонифицированный учёт
Социальный фонд России. Он открывает лицевые счета, хранит сведения и выдаёт выписки. Работодатель подаёт сведения, а человек может посмотреть свой счёт в выписке, которую получает через портал госуслуг или в клиентской службе фонда.
Можно ли зарегистрироваться в системе учёта, находясь за границей
Да, для этого проводят эксперимент: по постановлению Правительства от 16 июня 2026 года граждане РФ за рубежом могут зарегистрироваться в системе персонифицированного учёта, получить квалифицированный сертификат электронной подписи и государственные услуги. Участие добровольное.
Читать в журнале
Когда отчётность и учёт держатся на одном человеке
Чтобы видеть, где в учёте теряются деньги и время
Сведения в фонд, расчёты взносов, кадровые документы — всё это повторяется каждый месяц и уходит в разные системы. Ошибка в одном месте видна только тогда, когда приходит штраф или работник не может получить пособие.
Я собираю цифры компании в одну картину: смотрю, как устроен учёт, где данные вводят дважды и где ошибки обходятся дороже всего.