Что такое отгрузочные документы
Коротко
Отгрузочные документы — это комплект бумаг, которыми продавец передаёт покупателю товар, работу или услугу и фиксирует саму передачу: товарная накладная, акт выполненных работ, счёт-фактура. С 1 января 2026 года электронные накладную и акт заменил универсальный передаточный документ: он один подтверждает и передачу, и налог.
Что входит в комплект
Отгрузка — это момент, когда товар ушёл со склада или работа сдана заказчику. Документы об отгрузке решают две разные задачи, и путать их дорого. Первая — подтвердить, что передача состоялась: по ней покупатель принимает товар на учёт, а продавец списывает его со склада. Вторая — подтвердить налог: счёт-фактура даёт покупателю право на вычет НДС. Сам НДС продавец начисляет по факту отгрузки или получения аванса, независимо от того, выставлен ли счёт-фактура; невыставление счёта-фактуры от налога не освобождает, а выставить её продавец обязан не позднее пяти календарных дней.
Первичный документ передачи — товарная накладная по форме ТОРГ-12, когда передают товар, или акт выполненных работ (оказанных услуг), когда сдают работу или услугу. Оба документа покупатель подписывает у себя: подпись подтверждает получение товара и приёмку работ. Скрытые недостатки, обнаруженные после приёмки, покупатель может заявить в пределах гарантийного срока или сроков, установленных законом, известив об этом продавца или подрядчика.
Счёт-фактура — документ только про налог. Он не заменяет накладную и не доказывает передачу. Поэтому в комплекте на отгрузку обычно два документа: накладная или акт плюс счёт-фактура. Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет оба в одном бланке.
Из чего состоит УПД
- Статус 1 — документ заменяет и счёт-фактуру, и первичку сразу. Его берут, когда продавец плательщик НДС и хочет закрыть обе задачи одним бланком.
- Статус 2 — документ работает только как первичка, без функции счёта-фактуры. Его берут вместо отдельной накладной или акта, а налог оформляют отдельным счётом-фактурой либо продавец НДС не платит.
- Шапка: продавец, покупатель, номер и дата, основание передачи — договор, заявка, счёт.
- Табличная часть: наименование, количество, цена, стоимость, ставка и сумма НДС по каждой строке.
- Подписи сторон: у продавца — руководитель и главный бухгалтер или лица по доверенности, у покупателя — тот, кто принял товар или работу.
- Данные о транспорте и грузе, если товар везли: их вносят в отдельные строки, когда перевозку оформляют вместе с передачей.
Что изменилось с 1 января 2026 года
До 2026 года электронную накладную и электронный акт передавали по отдельным форматам, утверждённым приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ прекратил их действие с 1 января 2026 года.
С 2026 года универсальный передаточный документ — основной, но не единственный электронный документ об отгрузке. Отменены только прежние форматы накладной и акта. У электронного акта по форме КС-2 в строительстве свой утверждённый формат, и он применяется дальше. Первичный документ можно составить и в самостоятельно разработанной форме, в том числе в электронном виде с электронной подписью. Формат УПД 5.03 утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Если компания обменивалась накладными и актами по отменённым форматам, с 2026 года она может использовать формат УПД, неформализованные электронные документы или бумажные документы.
Отмена касается только электронных форматов из этих двух приказов. Бумажные товарные накладные и акты никто не отменял: если стороны обмениваются бумажными актами и электронными счетами-фактурами, так можно работать и дальше. Собственные формы акта или накладной, которые компания разработала сама, тоже остаются действительными.
Электронный акт по форме КС-2 в строительстве не заменяют на УПД: его формат утверждён приказом ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@, и об его отмене речи нет.
УПД, накладная и счёт-фактура
| Что подтверждает | Когда нужен | |
|---|---|---|
| Товарная накладная ТОРГ-12 | Передачу товара и его приёмку покупателем | Товар отгружают на бумаге или в неформализованном электронном виде |
| Акт выполненных работ | Что работа или услуга сдана заказчику | Работу или услугу сдают на бумаге или в неформализованном виде |
| Счёт-фактура | Начисление НДС и право покупателя на вычет | Продавец плательщик НДС и передаёт налог покупателю |
| УПД со статусом 1 | И передачу, и налог сразу | Электронная отгрузка у плательщика НДС |
| УПД со статусом 2 | Только передачу, без счёта-фактуры | Нужна первичка, а налог оформляют отдельно или продавец НДС не платит |
Как оформить отгрузку без ошибок
Документ на отгрузку составляют на дату фактической передачи. Накладную выписывают, когда товар уходит со склада, акт — когда заказчик принял работу. Если товар едет с водителем, с грузом отправляют экземпляр для покупателя, а подписанный возвращают продавцу.
В УПД проверяют три вещи: статус документа (1 или 2), ставку и сумму НДС по строкам и подписи обеих сторон. Вычет возможен, если ошибки в документе не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товара, работы или услуги, их стоимость, ставку и сумму налога. При неверном статусе документ работает как первичка, а налог оформляют отдельным счётом-фактурой.
Хранят отгрузочные документы вместе с договором и перепиской по сделке: именно ими подтверждают передачу, если покупатель заявляет претензию по количеству или качеству.
Если компания работает через электронный документооборот, УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, и бумажный дубль не нужен. Бумажный комплект остаётся у тех, кто ещё не перешёл на обмен электронными документами.
Частые вопросы
Чем УПД отличается от счёта-фактуры?
Счёт-фактура подтверждает только налог: начисление НДС и право покупателя на вычет. УПД со статусом 1 делает то же самое и одновременно работает как накладная или акт, то есть подтверждает передачу товара, работы или услуги. УПД со статусом 2 — это только первичка, без функции счёта-фактуры.
Обязательно ли переходить на УПД с 2026 года?
Нет. С 1 января 2026 года прежние форматы электронной накладной и акта отменены. Вместо них можно использовать формат УПД, неформализованные электронные документы или бумажные документы. Бумажные накладные и акты, а также неформализованные электронные документы отмена не затрагивает, ими можно пользоваться и дальше.
Можно ли отправить товар с водителем по ТОРГ-12, а УПД подписать позже через ЭДО?
Такой порядок применяют: с грузом едет бумажная накладная или временный экземпляр, а окончательный комплект стороны подписывают через электронный документооборот. Важно, чтобы у покупателя на руках был документ, по которому он принимает товар, а у продавца — подписанный экземпляр для учёта.
Что делать, если покупатель просит и накладную, и счёт-фактуру отдельно?
Можно оформить два документа: накладную или акт как первичку и счёт-фактуру как налоговый документ. УПД со статусом 1 заменяет оба, но если покупателю удобнее получать их раздельно, закон этого не запрещает.
Нужен ли УПД при оказании услуг?
Нет. С 2026 года электронный акт по отменённому формату не применяют, но стороны могут использовать формат УПД, неформализованный электронный документ или бумажный акт. На бумаге акт выполненных работ по-прежнему действителен.
Кто подписывает отгрузочные документы со стороны покупателя?
Тот, кто принимает товар или работу: руководитель, индивидуальный предприниматель или сотрудник по доверенности. Если расписывается сотрудник по доверенности, её реквизиты указывают в документе, а саму доверенность прикладывают к экземпляру продавца.
Когда документы об отгрузке делает программа
Чтобы накладные и УПД собирались сами, без ручной сверки
Когда отгрузок десятки в день, документы собирают вручную и ошибаются в статусе УПД, ставке НДС и подписях. Проверять каждый бланк глазами — работа на полставки.
Я собираю ИИ-агента под эту задачу: он готовит документы об отгрузке из данных вашей CRM и 1С, проверяет реквизиты и статус УПД и откладывает в сторону то, что не сходится, — на проверку человеку.