Что такое отгрузка
Коротко
Отгрузка — это передача товара, результата работы или услуги покупателю: отпуск со склада, передача перевозчику или вручение результата, который покупатель принимает. Обе стороны подтверждают передачу документами: накладной, актом или универсальным передаточным документом. Право собственности по общему правилу переходит к покупателю в момент передачи (вручения), а договором его можно привязать к оплате или другому событию. Риск случайной гибели товара переходит к покупателю с момента передачи, если договором не предусмотрено иное.
Что считается отгрузкой
Отгрузка — это момент, когда товар физически покидает продавца и попадает к покупателю. Для товара это передача со склада, отгрузка перевозчику или вручение покупателю. Для работ и услуг — момент, когда результат принят заказчиком и подписан акт.
Отгрузку не путают с оплатой. Покупатель может заплатить раньше — авансом, позже — с отсрочкой, но отгрузка наступает тогда, когда товар или результат передан. В договоре этот момент фиксируют условием о переходе права собственности: по умолчанию товар переходит к покупателю в момент передачи, но договором можно привязать переход к оплате.
Какие документы оформляют при отгрузке
Отгрузку подтверждает первичный документ. Для товара это товарная накладная по форме ТОРГ-12, для работ и услуг — акт выполненных работ или оказанных услуг. Если продавец платит НДС, к накладной или акту добавляется счёт-фактура.
С 1 января 2026 года для формализованного электронного оформления отгрузки применяют УПД формата 5.03. При этом сохраняются неформализованные электронные первичные документы и бумажные акты и накладные. Форматы электронных документов о передаче товаров и о передаче результатов работ, утверждённые приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552, с этой даты не применяются: их отменил приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Действующий формат УПД 5.03 утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и объединяет счёт-фактуру и первичный документ.
Бумажные накладные и акты отмена не затронула: если стороны обмениваются бумажными документами и электронными счетами-фактурами, они работают так же, как раньше.
Отгрузка, реализация и оплата
| Что это | Когда наступает | |
|---|---|---|
| Отгрузка | Передача товара, работы или услуги покупателю | Когда товар передан или результат принят по документу |
| Реализация | Переход товара к покупателю, с которого продавец признаёт выручку и начисляет НДС | По общему правилу базу по НДС определяют на более раннюю дату: отгрузки или предоплаты. Для налога на прибыль кассовый метод доступен при соблюдении условий статьи 273 НК, а на УСН действует кассовый порядок статьи 346.17 НК. |
| Оплата | Деньги от покупателя: аванс, частичная оплата или расчёт после поставки | Когда покупатель перевёл деньги, независимо от отгрузки |
Где отгрузка встречается в работе
- В договоре поставки: срок отгрузки, условия доставки, момент перехода права собственности и рисков.
- В счёте-фактуре: строка 5а «Документ об отгрузке» содержит название, номер и дату первичного документа — например, «Универсальный передаточный документ № 5 от 22.01.2026».
- В книге продаж записи ведутся на основании счетов-фактур. По общему правилу момент определения базы по НДС — более ранняя из дат отгрузки или получения предоплаты. При отгрузке НДС с аванса принимается к вычету при соблюдении условий.
- В счёте-фактуре на аванс: если покупатель заплатил вперёд, продавец выставляет счёт-фактуру на предоплату, а при отгрузке в строке 5б указывает сведения об этом авансовом счёте-фактуре.
- В учёте и CRM: отгрузка закрывает заказ и запускает признание выручки и расчёт себестоимости.
Частые вопросы
Чем отгрузка отличается от реализации?
Отгрузка — это физическая передача товара или результата покупателю. Реализация — переход товара к покупателю, с которого продавец признаёт выручку и начисляет НДС. Перенос момента перехода права собственности влияет на бухгалтерский учёт и налог на прибыль, но не на НДС: налог начисляется на дату отгрузки (передачи) независимо от перехода права собственности.
Считается ли отгрузкой передача товара перевозчику?
Зависит от условий договора. Для исполнения договора момент передачи зависит от условий доставки. Для НДС датой отгрузки служит дата первого первичного документа на покупателя или перевозчика, доставляющего ему товар; обязанность продавца доставить товар этого правила не меняет. Условие о моменте передачи фиксируют в договоре.
Можно ли отгрузить товар без оплаты?
Да. Отсрочка платежа — обычное условие договора поставки: продавец отгружает товар, а покупатель платит позже в согласованный срок. Отгрузка без оплаты не отменяет обязанности выставить документы и начислить НДС, если продавец его платит.
Какой документ подтверждает отгрузку с 2026 года?
Электронную отгрузку подтверждает универсальный передаточный документ формата 5.03. Электронные форматы отдельной товарной накладной и отдельного акта выполненных работ с 1 января 2026 года не действуют. Бумажные накладные и акты применяются по-прежнему.
Что делать, если покупатель отказался от товара при отгрузке?
Отгрузка не состоялась: товар остаётся у продавца, а документы на передачу не подписывают. Если товар уже уехал, стороны оформляют возврат: покупатель возвращает товар, а продавец выставляет корректировочный документ. Порядок возврата прописывают в договоре.
Читать в журнале
Когда отгрузки есть, а денег на счёте нет
Чтобы видеть, сколько бизнес зарабатывает на каждой отгрузке
Отгрузка закрывает заказ, но прибыль от неё видна только после того, как из выручки вычтены себестоимость, доставка, возвраты и налоги. Пока этого расчёта нет, выручка растёт, а деньги не прибавляются.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги и клиента и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждой отгрузке и каждом решении.