Что такое оригинал документа
Коротко
Оригинал документа — первый или единственный экземпляр документа, с которого снимают копии. По стадиям подготовки документы делят на черновики и оригиналы: черновик отражает работу автора над текстом, оригинал — это готовый документ, беловой автограф или подписанный экземпляр.
Оригинал и копия: где граница
Копия полностью воспроизводит информацию оригинала. Она возникает при переписывании, копировании, сканировании или фотографировании и может отличаться от оригинала носителем: бумажный документ превращается в скан, скан — в бумажную распечатку.
Копии различают по времени создания и точности. Одновременная копия сделана вместе с оригиналом, например через копировальную бумагу, позднейшая — спустя время после него. Графически тождественная копия передаёт и содержание, и внешний вид оригинала, включая типографские элементы бланка; графически нетождественная — снятая от руки или перепечатанная — внешний вид не сохраняет.
Оригинал при этом остаётся тем экземпляром, который создан первым или существует в единственном числе. Даже точная факсимильная копия оригиналом не становится.
Виды копий, которые путают с оригиналом
- Заверенная копия — копия, на которой уполномоченное лицо подтвердило соответствие оригиналу. По содержанию она равна оригиналу, но остаётся копией.
- Дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, выданный взамен утраченного. Это не копия: дубликат имеет силу оригинала, но создан позже и повторно.
- Отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен отправленного исходящего документа. Оригинал ушёл адресату, в деле лежит отпуск.
- Выписка — копия части документа, заверенная в установленном порядке. Из многостраничного оригинала берут нужный фрагмент и удостоверяют его.
Оригинал и подлинник
В архивном и документоведческом обиходе оригинал и подлинник часто употребляют как синонимы. Точнее их разводят по стадиям: оригинал — экземпляр, созданный автором, а подлинник — тот же экземпляр, которому придали статус официального документа удостоверением и регистрацией.
У документа личного происхождения, например завещания, оригиналом остаётся сам текст, написанный автором. Подлинником официального документа становится экземпляр, заверенный уполномоченным должностным лицом: печать, подпись, регистрационный номер подтверждают, что документ исходит от того, кто в нём указан.
Для электронного документа логика та же. Файл, подписанный электронной подписью, — подлинник электронного документа: он признаётся равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, при соблюдении условий признания электронной подписи; регистрационные данные и учёт в системе электронного документооборота юридическую силу не создают.
Чем оригинал отличается от остальных экземпляров
| Оригинал | Копия | Дубликат | |
|---|---|---|---|
| Как появился | Создан автором первым или в единственном числе | Воспроизводит оригинал | Выдан повторно взамен утраченного оригинала |
| Внешний вид | Собственный | Может совпадать полностью или частично | Как у оригинала |
| Юридическая сила | Есть, если документ удостоверен | Появляется после заверения | Есть, как у оригинала |
| Где хранится | У автора или адресата | У любой из сторон | У того, кто получил взамен утраченного |
Частые вопросы
Скан документа — это оригинал?
Нет. Скан воспроизводит информацию оригинала на другом носителе, то есть это копия. Оригиналом остаётся бумажный экземпляр, с которого сделан скан, а электронный документ в системе электронного документооборота — файл, подписанный электронной подписью.
Чем дубликат отличается от копии?
Дубликат — повторный экземпляр подлинника, выданный взамен утраченного, и он имеет силу оригинала. Копия лишь воспроизводит оригинал и силу оригинала получает только после заверения.
Что такое отпуск документа?
Копия исходящего документа, которая остаётся в учреждении. Оригинал отправляют адресату, а отпуск подшивают в дело, чтобы было видно, что и когда отправлено.
Когда нужен именно оригинал, а не копия?
Когда закон, договор или контрагент требуют оригинал: при нотариальных действиях, регистрации, приёмке товара, передаче дел. Требование оригинала и порядок его представления смотрят в том документе, который устанавливает процедуру, — в законе, договоре или условиях закупки.
Можно ли заменить оригинал заверенной копией?
Если документ утрачен, вместо него выдают дубликат, и он заменяет оригинал. Заверенная копия заменяет оригинал только там, где принимающая сторона прямо это допускает.
Разобраться дальше
Когда документы путаются в работе
Чтобы в компании было видно, где оригинал, а где копия
Оригиналы договоров, актов и заявок теряются между отделами, а копия уходит туда, где нужен оригинал. Порядок с документами начинается с того, что видно, какие бумаги и файлы есть, где они лежат и кто за них отвечает.
Я собираю цифры и документы бизнеса в одну систему: что хранится, откуда берётся и по какой цифре сверяется, — чтобы собственник видел состояние дел, а не разбирался в папках.