Что такое организация работы с документами
Коротко
Организация работы с документами — это правила и порядок, по которым документ проходит весь путь в компании: появляется, регистрируется, получает исполнителя, исполняется, подшивается в дело и уходит в архив. Порядок охватывает документы на любом носителе, включая электронные, и отвечает на вопросы, кто за каждый шаг отвечает и где документ находится сейчас.
Из чего складывается работа с документами
Работа с документами начинается не с папок, а с перечня: какие документы в компании вообще бывают, кто их создаёт, кому они адресованы и сколько хранятся. Из этого перечня вырастает номенклатура дел — список дел с кодами и сроками хранения, по которому документ находит своё место.
Дальше идут операции, которые повторяются каждый день: приём и отправка, регистрация, передача исполнителю, контроль срока, подшивка в дело, подготовка к архиву. Если хотя бы одна операция ни за кем не закреплена, документ теряется именно на ней: письмо пришло, но не зарегистрировано; приказ подписан, но не дошёл до исполнителя; договор подшит не в то дело и при споре не находится.
Что входит в порядок работы с документами
- Номенклатура дел — перечень дел с кодами и сроками хранения: основа всей системы, без неё документы оседают в личных папках.
- Регистрация — каждому входящему и исходящему документу присваивают номер и дату, и с этого момента его можно найти и отследить.
- Контроль исполнения — у документа есть исполнитель и срок, а у ответственного за делопроизводство список того, что горит.
- Формирование и хранение дел — документы подшивают в дела по номенклатуре, а по окончании года готовят к передаче в архив.
- Инструкция по делопроизводству — документ, где все эти шаги описаны и закреплены за людьми, а не за памятью секретаря.
Кто за это отвечает
За порядок отвечает конкретный человек, а не «все понемногу». В небольшой компании это секретарь или офис-менеджер, в крупной — делопроизводитель или целый отдел. Ответственный ведёт номенклатуру дел, регистрирует документы, следит за сроками и готовит дела к сдаче в архив.
Руководитель утверждает номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству и подписывает документы, которые без его подписи не действуют. Исполнители получают документы, работают по ним и сообщают об исполнении. Если эти роли не разведены, документ либо висит без движения, либо его исполняют дважды.
Три формы организации делопроизводства
| Как устроено | Кому подходит | |
|---|---|---|
| Централизованная | Приём, отправка и регистрация документов собраны в одном месте | Компании до нескольких десятков сотрудников в одном офисе |
| Децентрализованная | В каждом подразделении свой небольшой секретариат и свои папки | Крупные сети с самостоятельными подразделениями |
| Смешанная | Регистрация и контроль — в центре, текущее хранение и формирование дел — на местах | Большинство компаний среднего размера, в том числе с филиалами |
Как навести порядок с нуля
Начинают с аудита: собирают образцы всех документов, которые есть в компании, и раскладывают их по типам. Из этого списка собирают номенклатуру дел со сроками хранения и назначают ответственного. Покупать программу на этом шаге рано: без перечня документов и правил любая система превращается в свалку файлов.
Второй шаг — инструкция по делопроизводству: кто регистрирует, в какой срок, как передаёт исполнителю, где хранит. Третий — учёт: единая база регистрации, куда попадают все входящие и исходящие, без регистрации «на коленке» в личных папках. Только после этого выбирают систему электронного документооборота, и она ложится на готовые правила, а не заменяет их.
Дальше порядок держится на регулярности: номенклатура дел обновляется раз в год, дела закрывают и сдают в архив по графику, а сроки исполнения проверяют каждую неделю, а не раз в квартал.
Частые вопросы
Чем делопроизводство отличается от документооборота?
Делопроизводство — это правила и операции работы с документами: регистрация, контроль, подшивка, хранение. Документооборот — движение документов между людьми и подразделениями. Порядок в делопроизводстве задаёт, каким будет это движение.
Нужна ли инструкция по делопроизводству небольшой компании?
Нужна, пусть короткая. В ней закрепляют, кто регистрирует документы, в какой срок, где они хранятся и кто отвечает за архив. Без письменных правил порядок держится на одном человеке и рассыпается в его отпуск.
Что такое номенклатура дел?
Это утверждённый список дел компании с кодами и сроками хранения. По нему каждый документ получает своё место, а к концу года из дел складывается архив, в котором нужный документ находится за минуты.
Зачем регистрировать входящие документы?
Регистрация даёт документу номер, дату и исполнителя. С этого момента видно, что документ пришёл, кому передан и исполнен ли он. Незарегистрированное письмо легко потерять, и никто не докажет, что оно вообще было.
Можно ли вести работу с документами только в электронном виде?
Можно, если правила охватывают документы на любом носителе. Электронный документ так же регистрируют, передают исполнителю, хранят и готовят к архиву. Меняется носитель, а не порядок.
Кто отвечает за архив?
Тот, на кого это возложено приказом или инструкцией по делопроизводству: обычно ответственный за делопроизводство. Он готовит дела к сдаче, составляет описи и передаёт их на хранение по графику.
Читать в журнале
Когда документов стало слишком много для ручной работы
Чтобы рутина с документами перестала съедать время
Регистрация, карточки, сверки и одни и те же ответы на одни и те же вопросы съедают часы у делопроизводителя, менеджеров и бухгалтерии. Часть этой работы можно отдать программам.
Я считаю, на что в отделах уходят часы, и нахожу, где ИИ окупается за месяцы: разбор входящих, карточки, подготовка документов по шаблону. Каждую неделю видно, сколько часов и денег освободилось.