Что такое лимитированные затраты
Коротко
Лимитированные затраты — это расходы, на которые заранее установлен предел: сумма на период, норма на единицу продукции или бюджет подразделения. Пока расход укладывается в предел, он идёт по плану; когда выходит за него, решение принимает тот, кто этот предел установил.
Что означает слово «лимитированные»
Лимит — это граница, за которую расход не должен выходить без отдельного решения. Лимитируют не сам расход, а право его сделать: сколько денег на него отпущено на месяц, квартал или год.
В управленческом учёте лимитированные затраты — те, у которых такая граница есть и её видно в учёте. Остальные расходы идут без предела: их размер определяет объём работы, а не решение руководителя.
Слово это не из закона, а из управленческой практики: в отчётности и в налоговом кодексе такого деления нет. Поэтому лимит на каждый вид расхода компания устанавливает сама — приказом, бюджетом или регламентом закупок.
Чем лимитированные затраты отличаются от переменных и постоянных
Переменные и постоянные затраты делят по тому, как они реагируют на объём продаж. Переменные растут вместе с выручкой: сырьё, сдельная оплата, доставка. Постоянные от объёма почти не зависят: аренда, оклады, бухгалтерия.
Лимитированные затраты — деление по другому признаку: у расхода есть предел, установленный человеком. Один и тот же расход может быть переменным и при этом лимитированным. Пример — реклама: она растёт вместе с продажами, но на месяц ей выделяют бюджет, выше которого не тратят.
Командировки, представительские расходы, хозяйственные закупки, обучение, ремонт, спецодежда — типичные лимитируемые статьи. Их размер зависит не от объёма продаж, а от того, сколько компания решила на них отпустить.
Поэтому в отчёте для собственника полезны оба разреза: переменные и постоянные показывают, что будет с прибылью при росте выручки, а лимиты — где расход может выйти за план и кто за это отвечает.
Как устанавливают лимит
- Бюджет на период: на статью выделяют сумму на месяц, квартал или год. Так лимитируют рекламу, обучение, хозяйственные расходы.
- Норма на единицу: столько-то рублей на километр пробега, на сотрудника, на заказ, на квадратный метр уборки. Норму умножают на объём и получают предел.
- Лимит на подразделение: руководитель отдела получает сумму, в пределах которой решает сам, и не согласовывает каждую закупку с собственником.
- Лимит на закупку без согласования: до определённой суммы договор подписывают без дополнительного одобрения, выше — только с разрешения.
- Норматив из документов компании: положение о командировках, регламент закупок, приказ о подотчётных суммах. В них записаны суммы и порядок, по которому расход признают в пределах лимита.
Что делать, когда расход вышел за лимит
Превышение — не ошибка само по себе, а сигнал. Оно означает одно из трёх: лимит поставили слишком низко и он мешает работе, расход вышел из-под контроля, или изменились условия — выросли цены, добавились заказы, сменился поставщик.
Разбирают превышение по статье и по ответственному: сколько раз за период вышли за предел, на какую сумму, по какой причине. Если превышения повторяются каждый месяц, лимит пересматривают. Если разовое и объяснимое — оставляют как есть, но фиксируют причину.
Работает это только тогда, когда превышение видно сразу, а не в конце квартала по бухгалтерскому отчёту. Поэтому лимиты ставят в той системе, где расходы появляются: в заявках на закупку, в CRM, в таблице платежей.
Лимит без ответственного не работает: если непонятно, кто отвечает за статью, никто не следит за пределом. У каждой лимитированной статьи должен быть человек, который видит расход и отвечает за то, чтобы он оставался в границах.
Частые вопросы
Лимитированные затраты — это то же, что постоянные?
Нет. Постоянные затраты не зависят от объёма продаж, а лимитированные — те, у которых есть установленный предел. Постоянная аренда обычно не лимитирована: это договор с фиксированной суммой. А реклама может быть переменной и при этом лимитированной бюджетом на месяц.
Это термин из закона?
Нет, это управленческое понятие. В налоговом и бухгалтерском учёте такого деления нет, и лимит на каждый вид расхода компания устанавливает сама: бюджетом, нормой или регламентом. Поэтому одинакового для всех перечня лимитированных затрат не существует.
Как посчитать лимит на статью?
Отталкиваются от задачи, которую статья решает, и от того, сколько компания готова на неё потратить. Для нормы на единицу берут объём работы и умножают на ставку нормы. Для бюджета на период смотрят прошлые расходы, планы на период и запас на рост цен. Готовой формулы нет: лимит — это решение, а не расчёт.
Нужно ли лимитировать все расходы?
Нет. Лимитируют те статьи, где расход легко растёт без видимой отдачи: командировки, представительские, реклама, закупки, обучение. Крупные договорные расходы — аренду, оклады, кредиты — держат в бюджете, но лимитом на каждую закупку их не ограничивают.
Что будет, если лимитов нет совсем?
Расходы растут незаметно: каждая закупка по отдельности выглядит разумной, а вместе они съедают прибыль. Лимиты дают границу, за которой расход требует отдельного решения, и показывают, кто за статью отвечает.
Как лимиты связаны с точкой безубыточности?
Лимит задаёт потолок расхода, а точка безубыточности показывает, сколько нужно продать, чтобы покрыть все расходы. Если лимиты на статьи соблюдаются, точка безубыточности остаётся предсказуемой; когда расходы выходят за пределы, она сдвигается, и продавать нужно больше.
Читать в журнале
Когда расходы растут, а прибыль стоит
Чтобы видеть, какая статья съедает прибыль и где поставить предел
Лимит помогает, когда видно, куда уходят деньги по каждой статье и каждому каналу. Пока расходы сведены в одну общую сумму, непонятно, что лимитировать в первую очередь.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов, и показываю точку безубыточности. По этому расчёту видно, какие статьи держат прибыль, а какие её съедают.