Калькуляция это простыми словами
Коротко
Калькуляция — это расчёт, во что обходится бизнесу единица товара, работы или услуги, то есть её себестоимость. В калькуляции по статьям собирают все затраты на эту единицу: материалы, зарплату тех, кто её делает, часть общих расходов компании. На выходе получается цифра, от которой считают цену и прибыль.
Зачем считать себестоимость
Без калькуляции цену ставят «как у конкурентов» или «на глаз». Тогда часть товаров и услуг продаётся в убыток, а общая выручка этот убыток прячет: денег на счёте меньше, чем должно быть при такой выручке.
Калькуляция показывает, что именно приносит прибыль, а что её съедает. По ней видно, какую цену можно дать клиенту со скидкой, а какую нет, и насколько вырастет себестоимость, если поставщик поднимет цены на сырьё.
Считают её регулярно, а не один раз при запуске: цены на сырьё, тарифы и нормы расхода меняются, и цифра прошлого года уже неверна.
Что входит в калькуляцию
- Сырьё и материалы — то, что физически ушло на единицу товара.
- Зарплата тех, кто эту единицу делает, со страховыми взносами.
- Топливо и энергия на производство.
- Амортизация оборудования, на котором делают товар.
- Общие расходы компании — аренда, управление, бухгалтерия — в той части, которая приходится на эту единицу.
- Расходы на упаковку, доставку и сбыт, если их можно отнести к единице.
- Потери от брака и возвратов.
Чем калькуляция отличается от сметы и от учёта
Смета — это план расходов на проект или стройку целиком, а калькуляция — расчёт на единицу продукции. Смета отвечает на вопрос «сколько нужно денег на весь объект», калькуляция — «во что обходится одна штука».
Бухгалтерский учёт фиксирует, сколько компания потратила по факту за период. Калькуляция распределяет эти траты по единицам: одна и та же аренда цеха делится между всеми изделиями, которые в нём сделали. Поэтому калькуляция — управленческий инструмент: она нужна собственнику для решений о цене и ассортименте.
Прямые и косвенные затраты
Прямые затраты можно отнести к единице сразу: сколько ушло ткани на платье, сколько металла на деталь, сколько заплатили мастеру за час работы над заказом.
Косвенные к единице напрямую не отнести: аренда помещения, зарплата директора и бухгалтера, реклама. Их распределяют по единицам условно — пропорционально зарплате производственных рабочих, часам работы оборудования, объёму выпуска. От выбранной базы распределения зависит итоговая себестоимость, поэтому базу закрепляют в учётной политике и не меняют без причины.
Как посчитать себестоимость единицы
Сначала собирают прямые затраты на единицу: материалы по нормам расхода и ценам, зарплату со взносами, энергию. Складывают — получается цеховая себестоимость.
Потом к ней прибавляют долю косвенных расходов, которая приходится на эту единицу. Получается полная себестоимость.
Цену сравнивают и с полной, и с переменной себестоимостью. Ниже полной, но выше переменной — сделка приносит вклад в покрытие постоянных расходов и может быть выгодна, например для дозагрузки мощностей. Ниже переменных затрат — каждая продажа действительно уменьшает деньги компании.
Какие бывают калькуляции
Плановая — считают заранее, по нормам расхода и действующим ценам, чтобы назначить цену и спланировать прибыль.
Фактическая — считают после выпуска, по реально потраченным деньгам. Сравнение с плановой показывает, где потратили больше нормы.
Нормативная — в её основе нормы расхода материалов и времени; её пересматривают, когда меняется технология или цены.
Прогнозная — для нового товара или нового рынка, когда фактических данных ещё нет.
Методы расчёта
- Позаказный — когда каждый заказ уникален: мебель на заказ, ремонт, строительство. Затраты собирают по конкретному заказу.
- Попередельный — когда продукт проходит стадии обработки: от сырья к полуфабрикату и готовому изделию. Себестоимость считают по каждой стадии.
- Попроцессный — когда выпускают массово одно и то же: добыча, производство электроэнергии, простые услуги. Считают затраты на весь выпуск и делят на количество.
- Нормативный — считают по нормам, а отклонения от норм учитывают отдельно: так видно, где производство теряет деньги.
Частые вопросы
Калькуляция и себестоимость — это одно и то же?
Нет. Себестоимость — это результат, сумма затрат на единицу. Калькуляция — сам расчёт, по которому эту сумму получают: перечень статей и порядок, как их сложить и распределить.
Кто должен считать калькуляцию в компании?
Обычно бухгалтер, экономист или сам собственник. Считать должен тот, у кого есть данные о закупочных ценах, нормах расхода и зарплатах. Если считает сотрудник, собственнику важно сверять цифру с реальными деньгами на счёте: калькуляция, оторванная от учёта, ошибок не показывает.
Как часто пересчитывать калькуляцию?
Когда меняются цены поставщиков, тарифы, нормы расхода или технология. На практике — раз в месяц или в квартал, а при резком росте цен на сырьё сразу. Если не пересчитывать, можно продавать по старой цене и терять деньги.
Что делать, если товар продаётся ниже себестоимости?
Смотреть, почему: цена низкая или затраты высокие. Иногда себестоимость можно снизить — найти другого поставщика, уменьшить брак, изменить упаковку. Иногда цену поднимают или выводят товар из ассортимента. Решение принимают по цифрам, а не по привычке.
Нужна ли калькуляция, если бизнес оказывает услуги, а не производит товары?
Да. У услуги тоже есть себестоимость: время специалиста с его зарплатой и взносами, материалы, дорога, часть аренды и общих расходов. Без расчёта невозможно понять, какая услуга приносит прибыль, а какая держится за счёт других.
Читать в журнале
Когда калькуляция показывает, что часть товаров или клиентов приносит убыток
Посчитать себестоимость и прибыль по каждому товару, клиенту и каналу
Калькуляция по статьям показывает затраты на единицу, но не отвечает, какой канал продаж и какой клиент приносят прибыль после рекламы, доставки и возвратов.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов и показываю точку безубыточности: при каком объёме и какой цене бизнес зарабатывает, а не просто продаёт.