Что такое излишки
Коротко
Излишки — это имущество, которое фактически есть у компании, но не числится в учёте: лишние единицы товара на складе, неучтённые материалы, деньги в кассе сверх остатка по документам. Их находят при инвентаризации, когда сравнивают фактическое наличие с данными учёта, и оприходуют — ставят на баланс.
Откуда берутся излишки
Излишки появляются там, где учёт расходится с реальностью. Причины бытовые: поставщик привёз больше, чем указано в накладной, а кладовщик принял всё; при списании ошиблись в количестве; товар вернули, а возврат не провели; весовой товар приняли по одной цифре, а списали по другой.
Отдельная история — пересортица: одного товара не хватает, другого больше. Зачёт пересортицы возможен как исключение и только при соблюдении условий: за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования и в тождественных количествах, при подробном объяснении материально ответственного лица. По разным наименованиям и нетождественным количествам зачёт не допускается: излишек оприходуют, а недостачу взыскивают отдельно.
Как находят излишки: инвентаризация
Излишки выявляет инвентаризация. Компания проводит её по своему графику, а также в обязательных случаях: перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении хищений и порчи имущества, при реорганизации или ликвидации, при стихийных бедствиях и в других случаях, перечисленных в законе о бухгалтерском учёте и в приказе Минфина об инвентаризации.
Порядок такой. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации и составе комиссии. Комиссия пересчитывает и перевешивает имущество в присутствии материально ответственного лица и записывает фактические данные в инвентаризационные описи. Потом бухгалтерия сверяет описи с учётом и составляет сличительную ведомость: в ней по каждой позиции видно, где расхождение и в какую сторону.
Излишек в описи и в сличительной ведомости — это ещё не проводка. Дальше его нужно оприходовать решением руководителя, и только после этого он появляется в учёте.
Какие документы оформляют
- Приказ о проведении инвентаризации — до начала проверки: кто в комиссии, что и когда проверяют.
- Инвентаризационные описи — фактические данные по каждой позиции, подписанные членами комиссии и материально ответственным лицом.
- Сличительная ведомость — сопоставление описей с данными учёта: где недостача, где излишек.
- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации — сводка расхождений по всей компании.
- Приказ на оприходование излишков — решение руководителя: что именно, в каком количестве и по какой стоимости принять к учёту.
- Акт оприходования излишков — документ, которым имущество фактически принимают к учёту; его форма зависит от вида имущества: для материалов, товаров, основных средств и денег в кассе документы разные.
Акт оприходования излишков: что в нём пишут
Универсальной формы акта оприходования излишков нет. Компания вправе разработать свою форму и утвердить её в учётной политике — закон о бухгалтерском учёте разрешает составлять первичные документы по формам, которые утверждает руководитель компании, если обязательную форму не установил уполномоченный орган.
В акте обычно указывают: дату и место составления, ссылку на приказ о проведении инвентаризации и на приказ об оприходовании, наименование имущества, единицу измерения, количество по факту и по учёту, разницу, стоимость, счёт учёта и подписи членов комиссии и материально ответственного лица.
Стоимость, по которой принимают излишек, — отдельный вопрос, и он зависит от вида имущества и от того, что написано в учётной политике. Для основных средств и материалов правила оценки разные, поэтому точную оценку лучше сверить с бухгалтером компании до проведения документа, а не после.
Приказ на оприходование излишков: что в нём пишут
Приказ на оприходование излишков — распорядительный документ руководителя по итогам инвентаризации. В нём пишут, что выявлено, где и в каком количестве, чем это подтверждено (описи и сличительная ведомость), что приказано сделать: принять к учёту, отразить в бухгалтерском и налоговом учёте, назначить ответственного и срок.
Образец приказа каждый составляет под себя: обязательной формы нет. Главное — чтобы из приказа было понятно, какое имущество и по какой стоимости принимают к учёту, и чтобы он был подписан до того, как бухгалтерия сделает проводки.
Если по итогам инвентаризации решают зачесть пересортицу, это оформляют отдельным решением руководителя, а не просто приказом об оприходовании: зачёт затрагивает и излишек, и недостачу.
Как излишки попадают в учёт
В бухгалтерском учёте излишки принимают к учёту по рыночной (справедливой) стоимости, определённой на дату проведения инвентаризации, и относят на финансовый результат. Счёт зависит от вида имущества: материалы и товары, основные средства, денежные средства.
В налоговом учёте излишки, выявленные при инвентаризации, включают во внереализационные доходы. Доход определяют по стоимости, которую можно подтвердить документами, а если подтвердить нечем — по независимой оценке. Момент признания дохода — дата, когда составлен акт или другой документ о результатах инвентаризации.
Для компаний на упрощённой системе правило то же: излишки — внереализационный доход на дату оформления результатов инвентаризации. Поэтому инвентаризация — это не только про порядок на складе, но и про налог: неучтённый излишек, который нашли, увеличивает налоговую базу.
Частые вопросы
Чем излишки отличаются от недостачи?
Излишек — имущества больше, чем в учёте, его оприходуют и признают доходом. Недостача — имущества меньше, чем в учёте; её взыскивают с материально ответственного лица или списывают, но только в порядке, который установлен законом. Это два разных результата одной инвентаризации, и оформляют их по-разному.
Можно ли не оприходовать излишек?
Излишек, выявленный при инвентаризации, отражают в учёте: в бухгалтерском — принимают к учёту, в налоговом — включают во внереализационные доходы. Если инвентаризация не проводилась и излишек не выявлен, это не значит, что его можно оставить в тени: имущество без документов создаёт риски и по налогам, и по спорам с материально ответственными лицами.
Нужен ли акт оприходования излишков, если есть сличительная ведомость?
Сличительная ведомость показывает расхождение, но не заменяет решение принять имущество к учёту. Поэтому нужны и распорядительный документ руководителя, и первичный документ, которым имущество принимают к учёту. Форму акта компания утверждает сама, если обязательная форма не установлена.
Как оценить излишек, если документов на него нет?
В бухгалтерском учёте излишки принимают по рыночной (справедливой) стоимости на дату проведения инвентаризации; в налоговом учёте внереализационный доход определяют по стоимости излишков. Конкретный порядок оценки для материалов, товаров и основных средств различается, поэтому его сверяют с учётной политикой и с бухгалтером.
Что будет, если излишек не поставить на учёт?
Неучтённое имущество — это искажение отчётности и занижение налоговой базы по налогу на прибыль или по налогу при упрощённой системе. При проверке это выявляют, доначисляют налог и пени. Кроме того, без документов сложно доказать, что имущество принадлежит компании, а не пришло из чужого оборота.
Можно ли зачесть излишек в счёт недостачи?
Можно, но только как исключение и по решению руководителя о зачёте пересортицы. Нужно, чтобы излишек и недостача относились к одному проверяемому лицу и одному периоду, товары были одного и того же наименования, количества — тождественными, а материально ответственное лицо дало подробное объяснение. Если условия не выполнены, излишек оприходуют, а недостачу взыскивают отдельно.
Когда излишки нашли и нужно понять, что с ними делать
Чтобы увидеть, что излишки и недостачи делают с прибылью и налогами
Излишек на складе — это не только порядок в учёте. Это внереализационный доход, налог с него и вопрос, почему учёт разошёлся с реальностью.
Я собираю цифры бизнеса так, чтобы расхождения были видны до проверки: сколько стоит имущество, что оно делает с прибылью и налогами и где учёт перестал совпадать со складом.