Что такое идентификатор ЭДО
Коротко
Идентификатор ЭДО — это уникальный код участника электронного документооборота, по которому оператор понимает, в какой ящик доставить электронный документ. Он не совпадает с ИНН, КПП или названием организации: у одной компании может быть несколько идентификаторов, например если она работает через разных операторов.
Что такое идентификатор ЭДО и чем он не является
Если вы ищете, что такое индификатор ЭДО, — это тот же код участника электронного документооборота, только слово в поиске часто пишут с ошибкой. Речь об уникальном идентификаторе организации в системе оператора, по которому документ доставляют в нужный ящик.
Идентификатор участника ЭДО состоит из цифр и букв латинского алфавита, в нём встречаются строчные и заглавные символы. По описанию операторов первые три знака показывают, к какому оператору подключён участник, а остальные знаки — код самого участника, который система присваивает автоматически: придумать его самому нельзя.
Не путайте два похожих кода. Идентификатор оператора ЭДО (ИдОЭДО) — это трёхзначный код, который присваивает Федеральная налоговая служба оператору при включении в сеть доверенных операторов; он стоит в начале идентификатора участника. А идентификатор участника — это код конкретной организации в системе оператора.
По правилам форматов ФНС в XML-файле документа есть обязательные поля отправителя и получателя, а если документ направляют не через оператора, идентификатор оператора принимает значение «000».
Зачем он нужен
- Доставка документа: по идентификатору оператор определяет, в какой ящик отправить счёт-фактуру, УПД или акт.
- Роуминг между операторами: чтобы обмен заработал, оба оператора должны знать идентификаторы участников.
- Добавление контрагента: в личном кабинете идентификатор точнее ИНН и названия — по нему контрагент находится без ошибок.
- Проверка адресата: перед отправкой видно, что документ уходит именно в нужный ящик организации.
- Поля в XML: без идентификаторов отправителя и получателя документ не уйдёт.
Где найти свой идентификатор
В каждом сервисе идентификатор лежит в реквизитах организации. В Контур.Диадоке он указан в настройках реквизитов организации и начинается с 2BM; для приглашений и отправки контрагентам нужен полный вариант с префиксом. В СБИС (Saby) идентификатор указан в карточке организации, на вкладке документов, и начинается с 2BE. В Такском-Файлере он есть в справочнике юридических лиц, в поле идентификатора участника ЭДО.
Идентификатор связан с участником ЭДО и его реквизитами: у одной организации могут быть разные идентификаторы для подразделений с разными КПП, а при подключении к разным операторам — идентификаторы у каждого из них.
Идентификатор контрагента обычно виден в его карточке в разделе контрагентов — оттуда его можно скопировать. По трём первым знакам идентификатора можно определить оператора и проверить его в реестре доверенных операторов ЭДО на сайте ФНС. А наличие контрагента в ЭДО и его идентификатор проверяют в сервисе поиска контрагентов самого оператора (Диадок, СБИС, Такском и другие) либо запросом у контрагента.
Частые вопросы
Идентификатор ЭДО и ИНН — это одно и то же?
Нет. ИНН, КПП и название организации не заменяют идентификатор: он присваивается в системе оператора и указывает на конкретный ящик. При этом идентификатор формируется на основании ИНН и КПП, поэтому при нескольких КПП у компании будет несколько идентификаторов.
Может ли у компании быть несколько идентификаторов ЭДО?
Да. У разных операторов организация получает разные идентификаторы; разные идентификаторы могут быть и у её подразделений с разными КПП в системе одного оператора.
Что означают первые три знака идентификатора?
Это идентификатор оператора ЭДО — трёхзначный код, который присваивает Федеральная налоговая служба при включении оператора в сеть доверенных операторов. По нему видно, к какой системе подключён участник.
Можно ли придумать идентификатор самому?
Нет. Код участника генерирует система автоматически при регистрации, выбрать или изменить его вручную нельзя.
Что будет, если указать неверный идентификатор при отправке контрагенту?
Документ уйдёт не в тот ящик или не уйдёт вовсе. Поэтому перед отправкой сверяют идентификатор получателя с данными, которые сообщил контрагент, или через поиск контрагента в сервисе оператора; на сайте ФНС можно проверить только оператора по трём первым знакам идентификатора.
Когда документы и цифры в компании разрознены
Чтобы цифры из разных систем сходились в одну картину
Электронный документооборот ускоряет обмен документами, но сам по себе не показывает, что происходит с деньгами и продажами: счета живут в одной системе, заявки в другой, отчёты в третьей.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги и маржа в одном месте.