Что такое ЭЦП и для чего
Коротко
ЭЦП — электронная цифровая подпись, набор данных, который прикрепляют к файлу. Автора и неизменность файла после подписания подтверждает только усиленная подпись — неквалифицированная и квалифицированная; простая подпись удостоверяет лишь, что её сформировало определённое лицо. В законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ это называется электронной подписью, и видов у неё три: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Что именно подтверждает подпись
Усиленная подпись связывает подписавшего с документом с помощью криптографии: у владельца есть ключ подписи, а получатель проверяет её с помощью ключа проверки. Если после подписания файл изменили, проверка покажет изменение.
Документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью, по закону № 63-ФЗ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда федеральный закон или принятый по нему акт требует составлять документ исключительно на бумажном носителе. Простая и усиленная неквалифицированная подписи получают юридическую силу, когда стороны договорились их признавать или так установил закон.
Картинка с подписью сама по себе не обеспечивает криптографическую проверку автора и неизменности файла. Но факсимиле и другие аналоги собственноручной подписи могут иметь юридическую силу в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.
Три вида электронной подписи
| Простая (ПЭП) | Усиленная неквалифицированная (НЭП) | Усиленная квалифицированная (КЭП) | |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Кто действует, по коду из СМС или паролю | Автора и неизменность документа | Автора и неизменность документа |
| Защита от подделки | Не защищает | Защищает | Защищает, ключ выпускает аккредитованный удостоверяющий центр |
| Юридическая сила | По соглашению сторон или если так установил закон | По соглашению сторон или если так установил закон | Равна собственноручной подписи, кроме случаев, когда закон требует бумажный носитель |
| Где получают | Сервис, куда входят по логину и паролю | Сайт ФНС, «Госключ», аккредитованный удостоверяющий центр | Руководитель ООО и ИП — в удостоверяющем центре ФНС; физлицо — в аккредитованном удостоверяющем центре или «Госключе» |
| Кому хватает | Сотрудникам внутри компании, для входа в сервисы | Физлицам для личного кабинета на сайте ФНС | Компаниям и ИП для отчётности, торгов, договоров, банков |
Кому какая подпись нужна
Руководителю компании и индивидуальному предпринимателю квалифицированная подпись нужна для обязательной электронной отчётности и участия в электронных закупках. Для договоров с контрагентами допустимы и другие виды подписи, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. Сертификат руководитель ООО и ИП получает бесплатно в удостоверяющем центре ФНС, ключ записывают на неизвлекаемый токен.
Сотрудник, который подписывает документы от имени компании, действует своей квалифицированной подписью физлица и машиночитаемой доверенностью от организации. Такую подпись физлицо получает в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре или в «Госключе». Сертификаты, выпущенные на организацию для сотрудников, с 1 сентября 2024 года не применяются. Директору, который действует без доверенности, доверенность не нужна.
Физлицу без бизнеса чаще хватает неквалифицированной подписи из личного кабинета на сайте ФНС: ей подают декларацию 3-НДФЛ и обращаются за льготами. Квалифицированную подпись физлицо получает в «Госключе» или в аккредитованном удостоверяющем центре.
Для чего применяют на практике
- Отчётность: налоговые декларации и расчёты в ФНС, отчёты в Социальный фонд и Росстат.
- Электронный документооборот с контрагентами: счета-фактуры, акты, универсальные передаточные документы.
- Закупки: заявки на электронных торговых площадках и подписание контрактов.
- Банк: платежи и документы в интернет-банке, где банк требует подпись клиента.
- Госуслуги и ведомства: Росреестр, Росалкогольрегулирование, Росаккредитация и другие порталы.
- Кадровые документы и договоры с работниками в электронном виде.
Срок действия и где хранится ключ
Единого срока закон не устанавливает: начало и конец действия указаны в самом сертификате. У удостоверяющего центра ФНС это обычно 15 месяцев, у коммерческих центров — год. С 5 августа 2024 года в квалифицированном сертификате отдельно указан срок действия ключа, и подпись действительна, только если на момент подписания ключ не истёк.
Ключ усиленной квалифицированной подписи из центра ФНС записывают на токен без возможности копирования. Он же может храниться в облаке удостоверяющего центра или в мобильном приложении: «Госключ», «Моя подпись». Ключ в мобильном приложении привязан к телефону и на другое устройство не переносится — при смене телефона выпускают новую подпись.
Что будет при утере ключа
Утерянный или украденный ключ — это чужая подпись от вашего имени, поэтому удостоверяющий центр обязан аннулировать сертификат по заявлению владельца. Заявление подают сразу, как только пропал токен или телефон с ключом.
Передавать токен сотруднику или хранить его в общем ящике нельзя: по чужой подписи выводят деньги, и суды в таких делах расценивают передачу ключа как халатность владельца. Сотрудникам, которые подписывают от имени компании, оформляют машиночитаемую доверенность.
Частые вопросы
Чем ЭЦП отличается от скана подписи?
Скан — картинка, её можно вставить в любой файл, и никто не докажет, кто и когда это сделал. Усиленная электронная подпись связана с документом криптографически: при проверке можно установить подписанта и обнаружить изменения файла. Простая подпись позволяет определить подписавшее лицо, но сама по себе не защищает файл от изменений.
Можно ли обойтись простой подписью в договоре с контрагентом?
Можно, если стороны заключили соглашение о признании такой подписи и в нём описаны условия. Без соглашения или нормы закона простая подпись договор не закрепляет.
Нужна ли отдельная подпись бухгалтеру?
Да, бухгалтер подписывает отчётность своей квалифицированной подписью физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность от компании. Сертификат на организацию для сотрудника больше не действует.
Что такое машиночитаемая доверенность?
Электронный документ, которым компания наделяет сотрудника правом подписывать документы от её имени. Без неё подпись сотрудника от имени компании не подтверждает его полномочия.
Сколько действует подпись?
Столько, сколько указано в сертификате: у центра ФНС обычно 15 месяцев, у коммерческих центров — год. Документ, подписанный после истечения ключа, недействителен, даже если сертификат ещё не аннулирован.
Подойдёт ли одна подпись для налоговой и для торгов?
Да, усиленная квалифицированная подпись годится и для отчётности, и для торгов, и для договоров. Проверьте только, что сертификат выпущен на нужное лицо: руководителя, ИП или сотрудника с доверенностью.
Читать в журнале
Когда документы и цифры расходятся
Чтобы видеть, что происходит в продажах и деньгах, а не только в подписанных файлах
Подпись закрывает документ, но не показывает, что за ним: пришла ли заявка, дошла ли до оплаты, совпадает ли выручка в отчёте с деньгами на счёте.
Я собираю цифры бизнеса с рекламных кабинетов, CRM, кассы и учёта на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа.