Что такое ДОУ в делопроизводстве
Коротко
ДОУ — документационное обеспечение управления. Это весь порядок работы с документами в организации: как их создают и оформляют, согласовывают, регистрируют, хранят в текущем делопроизводстве, отбирают для архива и передают туда. Делопроизводство — сама работа с документами, а ДОУ — система правил и служб, которая эту работу держит в порядке.
Что означает аббревиатура
ДОУ расшифровывается как документационное обеспечение управления. Слово «управление» здесь ключевое: документы обслуживают решения руководителя — приказы, договоры, протоколы, служебные записки, — и порядок работы с ними подчинён этим решениям, а не наоборот.
В узком смысле ДОУ — это служба: канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства. В широком — вся система: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, формы документов, сроки хранения и люди, которые за это отвечают.
Что входит в ДОУ
- Правила оформления документов: какие реквизиты обязательны, кто подписывает, как выглядит бланк организации.
- Регистрация: каждому входящему и исходящему документу присваивают номер и вносят в журнал или систему, чтобы его можно было найти и доказать, что он получен.
- Контроль исполнения: у поручения есть срок и ответственный, и служба ДОУ напоминает о сроке, пока поручение не закрыто.
- Номенклатура дел: перечень дел организации с индексами и сроками хранения — по нему документы раскладывают по папкам с первого дня.
- Текущее хранение и формирование дел: документы одного вопроса собирают в дело, а не хранят россыпью по ящикам и почте.
- Экспертиза ценности: решают, что хранить годами, что до передачи в архив, а что уничтожить по истечении срока.
- Передача в архив: дела описывают, проверяют полноту и сдают в архив организации, а затем, если положено, в государственный.
Чем ДОУ отличается от делопроизводства и документооборота
Делопроизводство — это деятельность: принять, зарегистрировать, передать, подшить. Документооборот — движение документов между людьми и подразделениями. ДОУ — рамка, в которой и то и другое происходит: правила, сроки, ответственные и места хранения.
Поэтому вопрос «что такое ДОУ» на практике звучит так: кто в компании отвечает за документы и по каким правилам они живут. Если ответа нет, документы существуют, но найти нужный через год получается не всегда.
Зачем это собственнику
Собственник вспоминает о ДОУ в двух случаях: приходит налоговая проверка или суд, и нужно поднять договор трёхлетней давности с подписью и датой получения; либо уходит ключевой сотрудник, и вместе с ним пропадает доступ к папкам, где лежали оригиналы.
Порядок в ДОУ отвечает на оба случая: у каждого документа есть место, номер и срок хранения. Сроки хранения документов для налогов установлены Налоговым кодексом: данные учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет, если кодекс не устанавливает иной срок (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК).
Экспертизу ценности проводят не разово: сроки хранения уточняют при составлении номенклатуры дел, проверяют при формировании дел за год и перед передачей в архив организации, а окончательно оценивают перед сдачей в государственный архив.
Частые вопросы
ДОУ и делопроизводство — это одно и то же?
Нет. Делопроизводство — работа с документами, ДОУ — система, которая эту работу организует: правила, служба, номенклатура дел, сроки хранения. На практике слова часто используют как синонимы, но по смыслу ДОУ шире.
Обязательно ли вести ДОУ по всем правилам небольшой компании?
Порядок работы с документами нужен любой организации: без него не докажешь, когда получил претензию или передал документ. Масштаб разный: в компании из пяти человек это инструкция на пару страниц и список дел со сроками хранения, в крупной — служба ДОУ с положением и отдельными сотрудниками.
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна?
Это перечень дел организации с индексами и сроками хранения. По ней документы раскладывают по папкам с первого дня, а не разбирают задним числом. Дело — совокупность документов по одному вопросу или участку работы, помещённых в отдельную обложку. Если дело не завершается за год, его заголовок с тем же индексом переносят в номенклатуру следующего года — такое дело называют переходящим.
Кто проводит экспертизу ценности документов?
В организации её организует экспертная комиссия, а в крупных компаниях — центральная экспертная комиссия при руководителе: совещательный орган, который решает, что хранить и сколько. Окончательную оценку документов, положенных в государственный архив, даёт уже сам архив.
Что будет, если документы хранят как придётся?
Их сложно найти, когда они нужны для проверки или суда, а уничтожить лишнее вовремя не получается — нет описи. В итоге папки копятся годами, место занимают документы с истёкшим сроком, а нужный договор ищут неделю.
Когда документы мешают, а не помогают
Навести порядок в цифрах, на которых держатся документы
Делопроизводство опирается на цифры: выручку, расходы, остатки, сроки. Пока они собираются вручную и расходятся между отчётами, документы подтверждают одно, а панель показывает другое.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа. С такой панелью видно, какие документы и отчёты действительно нужны, а какие дублируют друг друга.