Что такое депонированная заработная плата
Коротко
Депонированная заработная плата — это зарплата, которую работник не получил в установленный день выплаты, когда деньги выдавали наличными из кассы. Сумму отражают в учёте как неполученную, а деньги при необходимости возвращают в банк. Если зарплата приходит на карту, депонирования не бывает: счёт работника получит деньги без его присутствия.
Когда зарплата становится депонированной
Зарплату платят не реже двух раз в месяц в дни, которые установлены правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (статья 136 Трудового кодекса). Если день выплаты наступил, а работник в этот день на работе отсутствовал — болел, был в командировке, в отпуске — и деньги ему не передали, наличная зарплата остаётся невыданной.
Депонирование касается только выплаты из кассы. Перевести деньги на банковский счёт можно и без работника, поэтому при зарплатном проекте такой ситуации не возникает.
Депонирование заработной платы — это отражение суммы как неполученной в первичных документах и в бухгалтерском учёте. Деньги при этом уже принадлежат работнику: это его заработок, который он вправе получить позже.
Как оформить депонирование
- Срок выдачи наличных на зарплату руководитель устанавливает сам, но он не может быть дольше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (пункт 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
- В последний день выдачи в платёжной или расчётно-платёжной ведомости напротив фамилии работника, который не получил деньги, можно поставить отметку «Депонировано» — запись или оттиск штампа. Прямое требование ставить такую отметку из пункта 6.5 Указания Банка России № 3210-У исключено.
- Кассир считает итог выданных и невыданных сумм, сверяет с общей суммой по ведомости и оформляет расходный кассовый ордер на фактически выданную зарплату. Невыданные деньги остаются в кассе и сдаются в банк только при превышении лимита остатка кассы.
- Реестр депонированных сумм можно вести в произвольной форме: в нём указывают сумму, месяц возникновения задолженности, фамилию и табельный номер работника.
Проводки в бухучёте
На сумму невыданной зарплаты делают запись: дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — кредит счёта 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», субсчёт «Расчёты по депонированным суммам». Когда работник приходит за деньгами, проводка обратная: дебет 76 — кредит 50 «Касса».
В бюджетном учёте для этого есть отдельный счёт 030402000 «Расчёты с депонентами»: не полученные в срок зарплату и стипендии учитывают в Книге аналитического учёта депонированной заработной платы.
Частые вопросы
Что значит депонировать зарплату?
Значит отметить в ведомости, что работник не получил деньги в срок, отразить сумму в учёте как неполученную и, если из-за неё превышен лимит кассы, вернуть наличные в банк. Сама задолженность перед работником при этом сохраняется.
Обязательно ли сдавать депонированную зарплату в банк?
Нет. Депонируют сумму — ставят отметку в ведомости и проводку Дт 70 Кт 76, — но в банк её сдают только при превышении лимита остатка кассы (пункт 2 Указания № 3210-У). ИП и субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит кассы. Другие организации устанавливают лимит и соблюдают его; сверхлимитный остаток после окончания срока выплаты нужно сдать в банк.
Когда удерживать НДФЛ с депонированной зарплаты?
Доход в виде зарплаты считается полученным в день фактической выплаты. В этот день НДФЛ исчисляют и удерживают; доход и налог отражают в расчёте 6-НДФЛ за соответствующий период.
Сколько времени работник может получить депонированную зарплату?
За взысканием невыплаченной зарплаты обычно обращаются в суд в течение года со дня установленного срока выплаты (статья 392 Трудового кодекса). Если трудовые отношения продолжаются, обязанность выплатить начисленную зарплату сохраняется: автоматически списывать депонент через три года нельзя.
Можно ли депонировать зарплату уволенному работнику?
Да. Если работник в день увольнения не работал и не получил расчёт, сумму учитывают как задолженность. После его требования о расчёте деньги нужно выплатить не позднее следующего дня. В банк сдают только при превышении лимита остатка кассы.
Что такое депонированные суммы вообще?
Так называют не только зарплату, но и любые наличные, которые получатель не забрал в срок: стипендии, суммы по другим ведомостям. В бюджетном учёте их собирают на счёте «Расчёты с депонентами».
Когда депонирование повторяется из месяца в месяц
Разобраться, где в расчётах с людьми теряются деньги и часы
Отметки в ведомостях, реестр депонентов, возврат денег в банк и перенос сумм в отчётность — рутина, которая при наличных выплатах повторяется каждый месяц.
Я нахожу в работе бухгалтерии и менеджеров повторяющиеся операции, которые выгодно отдать программам, подключаю их к вашей учётной системе и показываю, сколько часов это освобождает.