Что такое депоненты в зарплате
Коротко
Депоненты в зарплате — это работники, которые не получили причитающиеся им деньги в установленный день выплаты. Их суммы называют депонированными: они остаются за работодателем как кредиторская задолженность, пока человек не придёт за ними.
Откуда берётся депонированная зарплата
Зарплату платят не реже двух раз в месяц в дни, установленные правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором (статья 136 Трудового кодекса). Деньги выдают из кассы или перечисляют на счёт работника.
Депонент появляется там, где выдают наличные: человек в день выплаты болел, был в командировке или просто не пришёл. Кассир в последний день выдачи закрывает ведомость, ставит напротив его фамилии отметку «депонировано» и оформляет фактически выданную сумму. Невыданные деньги можно оставить в кассе в пределах установленного лимита; ИП и субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит. Учёт таких сумм ведут отдельно — по счёту расчётов с депонентами.
Если зарплата идёт на карту, депонентов практически не бывает: деньги зачисляются независимо от того, где человек. Сумма не дошла только при закрытом счёте или ошибке в реквизитах — тогда платёж возвращается и порядок другой.
Что нужно сделать с невыданной зарплатой
- Закрыть платёжную ведомость отметкой «депонировано» напротив фамилий тех, кто не получил деньги.
- Выписать расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму. Невыданный остаток оставить в кассе в пределах установленного лимита или сдать в банк; ИП и малый бизнес вправе лимит не устанавливать.
- Завести реестр депонированных сумм в свободной форме: сумма, месяц возникновения задолженности, фамилия и табельный номер.
- Провести сумму по счёту расчётов с депонентами. Наличные можно оставить в кассе в пределах установленного лимита; ИП и малый бизнес вправе лимит не устанавливать.
- Когда работник придёт за деньгами, выдать их по расходному ордеру и закрыть задолженность.
Сколько лет хранится невостребованная депонированная зарплата на расчётном счёте предприятия
Отдельного банковского срока у этих денег нет: банк не следит за тем, вернулся ли работник за зарплатой. Невостребованная депонированная заработная плата хранится в банке на расчётном счёте предприятия как обычный остаток и остаётся кредиторской задолженностью компании перед работником.
Для судебного взыскания невыплаченной зарплаты действует годичный срок со дня установленного срока выплаты (часть 2 статьи 392 Трудового кодекса). Этот срок суд может восстановить, если работник пропустил его по уважительной причине.
Списание задолженности в учёте и во внереализационных доходах не отменяет обязанности выплатить сумму при обращении работника: платить нужно и после списания. Пока работник не получил деньги, они остаются его заработком, а за задержку набегает компенсация по статье 236 Трудового кодекса.
НДФЛ и отчётность при депонировании
Пока зарплата не выдана, дохода у работника нет: датой получения дохода в виде зарплаты признаётся день фактической выплаты. Поэтому при депонировании НДФЛ не удерживают, а в расчёте 6-НДФЛ сумму не показывают ни в разделе 1, ни в разделе 2.
Налог удерживают и отражают в отчётности в том периоде, когда депонированные деньги фактически выплатили работнику. Это правило действует и для уволенного сотрудника, который не забрал расчёт вовремя.
Частые вопросы
Депонент — это должник или кредитор?
Для организации это кредитор: компания должна работнику депонированную сумму. Сам работник депонентом называют потому, что его деньги временно хранятся у работодателя, а не потому, что он кому-то задолжал.
Обязательно ли сдавать депонированную зарплату в банк?
Невыданный остаток сдают в банк, если у организации установлен лимит остатка кассы и остаток его превышает. МСП и ИП вправе лимит не устанавливать (пункт 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) — тогда обязанности сдавать депонированные суммы нет, порядок хранения они определяют сами.
Можно ли перечислить депоненту деньги на карту?
Можно, если работник дал реквизиты и это не противоречит порядку выплаты в организации. Тогда задолженность закрывают в день перечисления, а НДФЛ удерживают с этой даты.
Что делать, если работник так и не пришёл за зарплатой?
Сумму продолжают числить в задолженности. Когда срок для обращения в суд истёк, невостребованную задолженность можно списать и учесть во внереализационных доходах, но обязанность выплатить её при обращении работника сохраняется. В бюджетных учреждениях её переносят на забалансовый счёт учёта задолженности, невостребованной кредиторами.
Нужно ли начислять страховые взносы на депонированную зарплату?
Взносы начисляют на выплаты в рамках трудовых отношений в месяце начисления зарплаты, независимо от того, получил её человек или она легла на депонент. Депонирование меняет дату выплаты, но не отменяет начисление взносов.
Чем депонент отличается от просроченной кредиторской задолженности?
Ничем по сути: депонированная зарплата — её частный случай. Разница в причине: депонент возникает, когда работник не забрал наличные в день выдачи, а прочая просроченная задолженность — когда организация не расплатилась с контрагентом.
Когда депонированная зарплата путает картину денег
Чтобы видеть, сколько денег на счёте на самом деле ваши
Депонированные суммы лежат на расчётном счёте рядом с рабочими деньгами, и в отчёте по остатку они не отличимы от свободных средств. Собственник видит сумму, планирует платежи, а часть её — чужие деньги, которые в любой момент заберут.
Я собираю платёжный календарь и управленческую отчётность, где такие обязательства видны отдельно и не попадают в свободный остаток.