BPM расшифровка
Коротко
BPM — это Business Process Management, управление бизнес-процессами. Так называют и подход, при котором повторяющуюся работу компании описывают как процесс с шагами и ответственными, и программы, которые эти процессы ведут: выдают задачи исполнителям, следят за сроками и собирают цифры по каждому шагу.
Что такое BPM-система
BPM-система — программа, в которой описан бизнес-процесс и по нему идут задачи. Сотрудник видит свой шаг, отмечает, что сделал, и система передаёт работу следующему. Руководитель видит, где застрял процесс, кто держит задачу дольше срока и сколько таких случаев за месяц.
Процесс в такой системе — это схема шагов, у каждого шага есть исполнитель, срок и условие перехода дальше. Например, заявка клиента проходит согласование скидки: менеджер заполняет, руководитель отдела решает, бухгалтерия выставляет счёт. Пока не выполнено одно, следующее не начинается, и это видно всем участникам.
Чем BPM-система отличается от CRM и таблиц
| BPM-система | CRM | Таблицы | |
|---|---|---|---|
| Что ведёт | Процесс целиком: шаги, сроки, ответственные | Сделку и контакт клиента | Что вписал человек |
| Кто видит следующий шаг | Система выдаёт задачу сама | Менеджер решает, что делать дальше | Тот, кто открыл файл |
| Где застряло | Видно на схеме процесса | Видно по сделке, если её вели | Видно, если кто-то отметил |
| Для чего сильнее | Повторяемая работа с несколькими участниками | Продажи | Разовые расчёты и списки |
Где BPM окупается
- Согласования: договоры, скидки, закупки, платежи — там, где документ проходит через несколько людей и теряется в переписке.
- Приём и обработка заявок, когда важно, чтобы каждая прошла одни и те же шаги и ни одна не осталась без ответа.
- Внутренние заявки отделов: закупка канцелярии, доступ к системе, ремонт оборудования.
- Онбординг сотрудника: кто что выдаёт новому человеку в первые дни и в каком порядке.
- Регулярные отчёты и сверки, где важно, чтобы шаг не пропустили, а не чтобы его сделали быстрее.
Как описать процесс до покупки системы
Начинают с листа бумаги, а не с программы. Выписывают шаги так, как процесс идёт сейчас: кто начинает, что передаёт дальше, что должно быть на выходе. Отдельно отмечают, где чаще всего застревает и сколько это стоит.
Потом решают, какие шаги вообще нужны, а какие появились случайно. Процесс, который сократили с двенадцати шагов до шести, в любой системе пойдёт быстрее. Если этого не сделать, программа просто закрепит лишнюю работу.
В описание входят: название шага, кто его выполняет, что должно быть готово, чтобы шаг начался, срок и что делать, если срок прошёл. Без этих пяти вещей процесс не запускается ни в одной системе.
Частые вопросы
BPM — это программа или подход?
И то и другое. Подход — описывать повторяющуюся работу как процесс с шагами и ответственными. Программа — вести эти процессы: выдавать задачи, следить за сроками, показывать, где застряло. Программа без описанного процесса бесполезна, а описанный процесс работает и в ней, и без неё.
Чем BPM отличается от CRM?
CRM ведёт клиента и сделку, BPM — любой процесс с несколькими участниками: согласование договора, закупку, онбординг. В CRM обычно один ответственный за сделку, в процессе ответственные меняются от шага к шагу. Многие BPM-системы умеют связываться с CRM, чтобы заявка из продаж уходила в работу без ручного переноса.
Нужна ли BPM-система компании из десяти человек?
Часто нет. Пока процессов немного, хватает регламента на одну страницу и задач в мессенджере или CRM. Система окупается, когда процессов много, участников больше двух-трёх и ошибка на шаге стоит денег: потерянный договор, пропущенный платёж, заявка без ответа.
С чего начать внедрение?
С одного процесса, который болит сильнее всего и повторяется часто. Его описывают, запускают в системе, месяц смотрят, где застревает, и только потом берут следующий. Внедрять сразу все процессы компании — верный способ бросить на середине.
Что такое BPMN?
BPMN — нотация, то есть язык схем для описания процессов: прямоугольники — шаги, ромбы — развилки, стрелки — переходы. Её понимают большинство BPM-систем, поэтому схему, нарисованную в одной программе, можно перенести в другую. Собственнику знать все значки не нужно: достаточно читать схему и проверять, что в ней нет шагов без исполнителя.
Заменит ли BPM-система сотрудников?
Нет. Она убирает из работы сотрудников пересылку задач, напоминания и вопросы «на какой стадии». Решения на шагах по-прежнему принимают люди, а система следит, чтобы шаг не потерялся и был сделан в срок.
Когда процессы пора привести в порядок
Чтобы увидеть, на каком шаге бизнес теряет деньги
Процесс, который описан на бумаге, ещё не значит, что он выполняется: задачи теряются между отделами, сроки никто не считает, а на вопрос «где застряло» отвечают перепиской.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. По ним видно, какой шаг проседает и где теряются деньги, — и уже под это решаете, что описывать и автоматизировать.