За какой период можно принимать чеки для авансового отчета

Коротко

Чек сам по себе срока годности не имеет: принять его к авансовому отчёту можно в любой момент, пока сотрудник не отчитался. Другой вопрос — в каком периоде расход попадёт в учёт. Для налога на прибыль датой расхода признаётся дата утверждения авансового отчёта (пункт 7 статьи 272 Налогового кодекса), а не дата на чеке. Поэтому чек за октябрь, отчёт по которому руководитель утвердил в январе, — расход января.

Дата на чеке и дата отчёта — разные вещи

Сотрудник покупает за счёт компании канцтовары, топливо, билеты и приносит чеки. Пока он не сдал авансовый отчёт и руководитель его не утвердил, расход не существует ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. Дата чека говорит только о том, когда была покупка.

Для налога на прибыль момент признания расхода привязан к утверждению отчёта: командировочные, представительские расходы, расходы на содержание служебного транспорта и подобные расходы признают на дату утверждения авансового отчёта. Отчёт, утверждённый 9 января, относится к январю, даже если все чеки в нём декабрьские.

Отсюда практическое правило: чек за прошлый год, принесённый в этом, принимают к отчёту текущей датой, и расход ложится в текущий период. Прошлый год он уже не исправит.

Чеки за прошлый год в авансовом отчете: можно ли использовать

Да, использовать можно. Чеки за прошлый год в авансовом отчете этого года принимают: отчёт оформляют и утверждают текущей датой, расходы проводят по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и списывают на затраты текущего периода. Закон не устанавливает, за какой период можно принимать чеки для авансового отчета, — ограничение есть только у периода учёта расхода.

Самый частый случай: директор или менеджер полгода собирал чеки на хозяйственные нужды и принёс их в январе. Если компания на общей системе и хочет учесть эти покупки именно в прошлом году, одним отчётом не обойтись — нужна уточнённая декларация за тот период. При этом ставка налога на прибыль в прошлые годы могла отличаться от действующей, и переносить старые расходы в текущий год как расходы прошлых лет нельзя.

Период признания зависит от вида расхода. Если обнаружена ошибка прошлого периода, её исправляют за тот период либо, при условиях статьи 54 НК РФ, в периоде обнаружения. Промежуточного варианта «отчёт прошлым годом, а проводка текущим» нет.

Как оформить, чтобы вопрос не возникал

После командировки работник сдаёт авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней. Срок отчёта по другим подотчётным расходам закрепите в локальном акте.
Выдавайте деньги под отчёт через счёт 71, а не корпоративной картой без контроля: незакрытое сальдо по карте и есть источник старых чеков.
Проверяйте чек на подлинность и читаемость: дата, продавец, наименование товара и сумма должны читаться, иначе расход не подтверждён.
Утверждайте отчёт в том периоде, в котором хотите учесть расход, и не откладывайте подпись на следующий месяц без причины.
Храните утверждённые авансовые отчёты с чеками: документы, нужные для расчёта налогов, хранят пять лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса).

Что будет, если сотрудник не отчитался

Подотчётная сумма, которую сотрудник не вернул и за которую не отчитался, перестаёт быть авансом на хозяйственные нужды. Налоговая может расценить её как доход работника и доначислить НДФЛ.

Поэтому авансовый отчёт проводят даже тогда, когда чеки старые и расход в налоге на прибыль компания решила не учитывать. Отчёт закрывает задолженность сотрудника и снимает вопрос по НДФЛ; вопрос учёта расхода решают отдельно — текущим периодом или уточнёнкой.

Частые вопросы

Есть ли предельный срок давности у чека для авансового отчёта?

Нормы такого срока не устанавливают. Ограничение возникает не у чека, а у периода учёта: расход по налогу на прибыль признают на дату утверждения отчёта, поэтому старый чек, сданный сейчас, становится расходом текущего периода.

Можно ли принять чеки за прошлый год к авансовому отчету в этом году?

Да. Отчёт оформляют и утверждают текущей датой, расход проводят в текущем периоде. Прошлый год он не исправит: для этого нужна уточнённая декларация за тот период.

Можно ли учесть старые чеки в прошлом году?

Период зависит от вида расхода и даты его признания. Если расход прошлого периода не учли из-за ошибки, её исправляют за прошлый период либо при условиях статьи 54 НК РФ в периоде обнаружения. Перенести расход прошлых лет в текущий год по правилам налога на прибыль нельзя, если ставка налога тогда была другой.

Нужно ли принимать чек, если расход всё равно не пойдёт в налог?

Да, отчёт проводят, чтобы закрыть задолженность сотрудника. Иначе неотчитанная подотчётная сумма может обернуться НДФЛ.

Чем подтверждают расход, если чек потерян?

Документами продавца: копией чека, товарным чеком, актом или счётом с отметкой об оплате. Без документа, из которого видны продавец, дата, покупка и сумма, расход не подтверждён.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Чеки — часть рутины, которая съедает часы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Авансовые отчёты, сверки, карточки в CRM — на это уходят часы бухгалтерии и менеджеров. Я смотрю, где именно они теряются, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»