Явочный фонд рабочего времени: формула

Баланс рабочего времени считают в три шага. Сначала календарный фонд — все календарные дни периода. Из него убирают выходные и праздники и получают номинальный фонд: столько дней приходится на работу при нормальной продолжительности недели.

Из номинального фонда вычитают невыходы — и остаётся явочный фонд. Это уже не абстрактная норма, а время, на которое можно планировать людей и деньги: в эти дни работники действительно выходят.

Дальше считают фактически отработанное время: из явочного фонда убирают целодневные простои. Разница между номинальным фондом и фактически отработанным временем показывает, сколько дней потеряно — и по уважительным причинам, и из-за простоев и прогулов.

Явочный фонд = номинальный фонд − невыходы. Номинальный фонд = календарный фонд − выходные и праздничные дни. В расчёте на одного работника это число рабочих дней периода по производственному календарю, в расчёте на компанию — это число умножают на среднесписочную численность.

В невыходы входят очередные и дополнительные отпуска, отпуска по беременности и родам, болезни, выполнение государственных и общественных обязанностей, неявки с разрешения администрации и прогулы. Учебные отпуска и отпуска по болезни относят к уважительным причинам, отпуска без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам и прогулы — к неуважительным. Для явочного фонда это деление не важно: вычитают и те, и другие.

Фактически отработанное время = явочный фонд − человеко-дни целодневных простоев. Именно эту величину сравнивают с номинальным фондом, когда оценивают, насколько полно компания использовала рабочее время.

Для часов тот же порядок: явочный фонд в человеко-часах = явочный фонд в человеко-днях × средняя продолжительность рабочего дня. Среднюю продолжительность считают делением номинальной продолжительности дня на число дней, а из неё вычитают сокращение рабочего дня в предпраздничные дни и для отдельных категорий работников.

Если в компании есть неполные ставки и сменный график, среднюю продолжительность дня берут по факту, а не по норме: иначе часы разойдутся с табелем. Для планирования удобно считать оба показателя — дни показывают невыходы, часы показывают загрузку и стоимость.

Проверка первая: явочный фонд не может быть больше номинального и меньше фактически отработанного времени. Если получилось наоборот, в расчёте перепутаны невыходы и простои.

Проверка вторая: коэффициент использования явочного фонда = фактически отработанные человеко-дни / явочный фонд. Он меньше единицы на долю целодневных простоев. Коэффициент использования максимально возможного фонда = фактически отработанные человеко-дни / максимально возможный фонд; разница между единицей и этим коэффициентом — доля целодневных потерь в максимально возможном фонде.

Проверка третья: сумма невыходов по видам должна совпадать с общей разницей между номинальным и явочным фондом. Если не совпадает, какой-то вид неявок посчитан дважды или пропущен.