Ведение налогового учёта и отчётности

Коротко

Ведение налогового учёта и отчётности — это сбор и обобщение данных для расчёта налогов, составление деклараций и расчётов и сдача их в налоговую в установленные сроки. Налоговый учёт ведут все организации и предприниматели на общем режиме, УСН, патенте и ЕСХН; отчитываются перед ФНС, а по взносам на травматизм — перед Социальным фондом.

Что такое налоговый учёт и чем он отличается от бухгалтерского

Налоговый учёт нужен, чтобы правильно посчитать налог: в нём доходы и расходы группируют по правилам Налогового кодекса, а не по правилам бухгалтерского учёта. Бухгалтерский учёт показывает финансовое положение компании для собственников и контрагентов, налоговый — базу для платежей в бюджет.

На практике налоговый учёт ведут на основе тех же первичных документов: накладных, актов, платёжек, кассовых чеков. Разница в том, что для налога на прибыль часть расходов нормируется или не принимается вовсе, а на УСН «доходы минус расходы» действует перечень затрат из статьи 346.16 НК. С 1 января 2026 года этот перечень открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК, если выполнены общие условия признания затрат. Поэтому одна и та же операция может дать разный результат в бухгалтерской и налоговой отчётности.

Что входит в ведение налогового учёта и отчётности

Учёт доходов и расходов по правилам главы 25 НК (налог на прибыль) или статьи 346.16 (УСН), включая раздельный учёт операций с разными ставками НДС.
Расчёт налоговой базы и налогов: НДС, налог на прибыль, НДФЛ с выплат работникам, страховые взносы, налог на имущество, транспортный и земельный налог.
Составление и сдача деклараций и расчётов: НДС, налог на прибыль, 6-НДФЛ, РСВ, декларация по УСН, патентная отчётность не сдаётся, но налог платится.
Уведомления об исчисленных суммах налогов по единому налоговому счёту — без них деньги не распределятся по бюджетам.
Подтверждение основного вида деятельности в Социальном фонде для тарифа взносов на травматизм (кроме случаев, когда подтверждение отменено).
Хранение документов: данные учёта и первичка хранятся не менее пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК.

Кто обязан вести налоговый учёт

Обязанность вести налоговый учёт и сдавать отчётность возникает у каждой организации и у каждого предпринимателя, применяющего общий режим, УСН, патент или ЕСХН. Даже если деятельности не было, декларации сдают с нулевыми показателями — кроме тех налогов, по которым обязанности плательщика нет.

Предприниматели на НПД и АУСН не платят фиксированные взносы и не сдают декларацию по НДФЛ, но обязаны формировать чеки и учитывать доходы в приложении. Организации на УСН сдают декларацию раз в год, а НДС — ежеквартально, если нет освобождения по статье 145 НК.

Какие отчёты и когда сдавать в 2026 году

Отчёт	Периодичность	Срок
Декларация по НДС	Ежеквартально	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом
Декларация по налогу на прибыль	Ежеквартально или ежемесячно	Не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода; за год — не позднее 25 марта следующего года.
6-НДФЛ	Ежеквартально	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом; годовой — не позднее 25 февраля
РСВ по страховым взносам	Ежеквартально	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом
Декларация по УСН	Раз в год	Организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля следующего года
Уведомление об исчисленных суммах	Ежемесячно или ежеквартально	Не позднее 25-го числа месяца уплаты; по НДФЛ за 23-е — конец месяца — не позднее 3-го числа следующего месяца
Персонифицированные сведения о физлицах	Ежемесячно	Не позднее 25-го числа следующего месяца
Подтверждение основного вида деятельности в СФР	Раз в год	До 15 апреля

Что грозит за опоздание с отчётностью

За несданную декларацию по статье 119 НК взимают штраф — 5 % от неуплаченной суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30 % и не менее 1 000 ₽. Если налог уплачен, штраф всё равно будет — 1 000 ₽.

За грубое нарушение правил учёта доходов и расходов по статье 120 НК штраф составляет 10 000 ₽, если нарушение в одном налоговом периоде, и 30 000 ₽, если в нескольких. Если нарушение привело к занижению базы, штраф — 20 % от неуплаченной суммы, но не менее 40 000 ₽.

С 4 июля 2026 года статья 15.5 КоАП об ответственности должностных лиц за нарушение срока подачи декларации утратила силу; ответственность за другие нарушения отчётности сохраняется.

Частые вопросы

Можно ли вести налоговый учёт самостоятельно, без бухгалтера?

Да, закон не требует иметь бухгалтера в штате. Но ответственность за правильность расчётов и своевременность отчётности лежит на организации или предпринимателе. Если не уверены в своих знаниях, лучше поручить учёт специалисту или использовать программу с проверкой контрольных соотношений.

Что будет, если не сдать нулевую декларацию?

Даже нулевую декларацию нужно сдать в срок. За опоздание начислят штраф 1 000 ₽ по статье 119 НК, а если деятельность была, но доход не отражён, штраф будет больше.

Как часто нужно сдавать отчётность на УСН?

Декларацию по УСН сдают раз в год: организациями — до 25 марта, ИП — до 25 апреля. Авансовые платежи платят ежеквартально, но отчётность по ним не сдают, за исключением уведомлений об исчисленных суммах, если они требуются.

Нужно ли сдавать отчётность, если компания приостановила деятельность?

Да, если организация не ликвидирована. Даже при отсутствии операций по счетам и отсутствии доходов нужно сдавать нулевые декларации и расчёты.

Какую программу использовать для подготовки отчётности?

ФНС бесплатно предоставляет программу «Налогоплательщик ЮЛ». Она помогает заполнить декларации, проверить контрольные соотношения и выгрузить файлы для отправки через личный кабинет или оператора связи. Подходит для ИП и организаций.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Цифры сходятся — решения даются легче

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Когда налоговый учёт ведётся, но собственник не видит, какая позиция приносит прибыль, а какая убыток, — решения принимаются вслепую. Я строю юнит-экономику: считаю выручку и все расходы по каждому товару, услуге, клиенту и каналу, включая себестоимость, рекламу, зарплаты, доставку, возвраты и налоги.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, которая показывает, что будет с деньгами при росте или смене ассортимента. Это для собственников, которые хотят расти и не хотят, чтобы рост увеличивал убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»