В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить СДО

Коротко

СДО в трудовых отношениях — это система электронного документооборота: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Такой порядок задаёт статья 22.1 Трудового кодекса. Обязанность работодателя — обеспечить работникам возможность вести обмен такими документами и не требовать бумагу там, где закон разрешает электронную форму.

Что такое СДО по статье 22.1 ТК

Статья 22.1 Трудового кодекса определяет электронный документооборот в сфере трудовых отношений как создание, подписание, использование и хранение работодателем и работником документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключения — случаи, прямо названные в самой статье и в статьях 22.2 и 22.3.

Правила статьи 22.1 распространяются и на документы, для которых трудовое законодательство требует бумажной формы или ознакомления под роспись, — кроме тех документов, которые кодекс прямо выводит из электронного оборота. То есть СДО не отменяет письменную форму, а переносит её в электронную среду: подпись становится электронной, ознакомление фиксируется в системе.

Какие документы остаются на бумаге

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде по трудовому законодательству.
Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе те, которые работник подписывает лично.

Где ведут электронный обмен

Статья 22.1 называет информационные системы, через которые идёт СДО. Первая — единая цифровая платформа «Работа в России»: порядок работы в ней определяет законодательство о занятости, а доступ открывается в том числе через портал госуслуг с единой системой идентификации и аутентификации.

Вторая — информационная система работодателя. Её вводят локальным нормативным актом, и в нём же прописывают порядок доступа работников, состав документов и правила подписания. Выбор системы — решение работодателя, но правила должны быть известны работнику до того, как он начнёт пользоваться системой.

Как оформить переход на СДО

Переход оформляют локальным нормативным актом: в нём перечисляют документы, которые переводят в электронный вид, называют информационную систему, порядок выдачи доступа и правила подписания. Работников знакомят с актом и уведомляют о переходе и праве дать согласие на электронный обмен. Согласие получают в случаях, предусмотренных статьёй 22.2 ТК РФ.

Второй шаг — электронные подписи. Статья 22.1 отсылает к статьям 22.2 и 22.3: они задают виды подписей для разных документов и случаи, когда достаточно простой электронной подписи. Вид подписи выбирают под документ, а не наоборот: для кадровых решений и договоров нужна более надёжная подпись, чем для ознакомления с графиком отпусков.

Третий шаг — хранение. Электронные документы хранят в системе в том же составе и те же сроки, что и бумажные. По заявлению работника документы или их копии предоставляют бесплатно не позднее трёх рабочих дней способом, указанным в заявлении, с учётом правил статьи 22.3 ТК РФ.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель ввести СДО?

Статья 22.1 регулирует порядок электронного документооборота и называет системы, в которых он может вестись. Решение о переходе принимает работодатель: обязанность возникает тогда, когда он ввёл систему локальным актом и должен обеспечить работникам доступ и обмен документами по установленным правилам.

Можно ли перевести в электронный вид приказ об увольнении?

Нет. Приказ (распоряжение) об увольнении статья 22.1 прямо исключает из электронного документооборота, как и трудовые книжки, акт о несчастном случае и документы об инструктажах по охране труда, которые работник подписывает лично.

Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?

Нет. Электронный документооборот по статье 22.1 — это оформление документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Бумага остаётся только для документов, которые кодекс выводит из электронного оборота.

Через какие системы можно вести обмен?

Через цифровую платформу «Работа в России» — в порядке, установленном законодательством о занятости, — или через информационную систему работодателя. Правила работы в системе работодателя закрепляют локальным нормативным актом.

Какую электронную подпись ставить на кадровых документах?

Вид подписи определяют статьи 22.2 и 22.3 Трудового кодекса: для части документов достаточно простой электронной подписи, для других нужна усиленная. Подбирать подпись нужно под конкретный документ и под правила информационной системы.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый обмен документами съедает часы

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Электронный документооборот упрощает подпись, но не убирает ручную работу вокруг него: карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, сверки, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и кадровой службы.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»