В скольких экземплярах составляется акт

Коротко

Акт составляют в количестве экземпляров, равном числу сторон, которые его подписывают и получают: по одному каждой стороне, плюс экземпляр для хранения в деле, если акт остаётся внутри компании. Число экземпляров записывают в самом акте, чтобы при споре было видно, сколько подлинников существует.

Откуда берётся число экземпляров

Закон редко называет точное число экземпляров акта: его задаёт смысл документа. Если акт фиксирует отношения двух сторон — приёмку работ, передачу имущества, сверку расчётов, — подлинник нужен каждой стороне, иначе одна остаётся без доказательства. Отсюда обычная практика: два экземпляра, по одному подписанту.

Когда подписантов трое и больше — комиссия, несколько собственников, представители разных ведомств, — экземпляров делают по числу подписантов, а при необходимости добавляют ещё один для архива или для органа, куда акт сдают. Число экземпляров пишут в шапке или в конце акта: «Составлен в трёх экземплярах».

Сколько экземпляров в типовых случаях

Приёмка работ или услуг по договору — два экземпляра: заказчику и исполнителю.
Передача товара или имущества — два экземпляра: передающему и принимающему.
Сверка расчётов с контрагентом — два экземпляра, по одному каждой стороне.
Внутренний акт компании — один экземпляр для дела, если он не уходит наружу; если уходит в госорган или контрагенту — плюс по экземпляру каждому адресату.
Акт комиссии по расследованию или проверке — по экземпляру каждому участнику комиссии и в дело; копии — заинтересованным лицам.
Акт с участием органов власти — экземпляр для органа, экземпляры для сторон, экземпляр в дело организации.

Экземпляр и копия — не одно и то же

Экземпляр — это подлинник с живыми подписями сторон. Копия повторяет содержание, но подлинником не становится; её заверяют, и она служит доказательством хуже. Поэтому число экземпляров считают по подлинникам, а не по копиям: если акт подписали в двух экземплярах, у каждой стороны свой подлинник, и снимать копии для этого не нужно.

Если акт нужно представить в орган или суд, у стороны остаётся её подлинник, а в дело уходит копия, заверенная по правилам делопроизводства. Так подлинник не покидает организацию.

Как записать число экземпляров в акте

В конце акта после подписей ставят строку: «Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны». Такая запись снимает спор о том, сколько подлинников существует и у кого они. Если экземпляры неравнозначны — например, один остаётся в деле, другой выдаётся работнику, — это тоже отражают в записи.

Экземпляры нумеруют и распределяют: «Экземпляр № 1 — заказчику, экземпляр № 2 — исполнителю». Нумерация помогает, когда один из подлинников теряется: видно, какой именно.

Подписи ставят на каждом экземпляре. Один подписанный подлинник и копии с него — слабое место: при споре вторая сторона может заявить, что подписывала документ на других условиях.

Частые вопросы

Сколько экземпляров акта нужно по закону?

Единого числа для всех актов закон не устанавливает. Правило выводят из смысла документа: подлинник нужен каждому подписанту и получателю, плюс экземпляр в дело, если акт остаётся внутри организации.

Обязательно ли два экземпляра акта приёмки работ?

Да, если акт подписывают заказчик и исполнитель: каждому нужен подлинник как доказательство приёмки и основание для расчётов. Один экземпляр оставляет вторую сторону без документа.

Можно ли ограничиться одним экземпляром?

Можно для внутреннего акта, который не выходит за пределы компании: он хранится в деле. Если акт касается второй стороны или уходит в орган, одного экземпляра мало.

Нужен ли отдельный экземпляр для архива?

Если все подлинники уходят сторонам или адресатам, для архива делают дополнительный экземпляр либо оставляют заверенную копию. Это решает организация своим порядком делопроизводства.

Что делать, если экземпляров не хватило?

Подписывают дополнительный подлинник или снимают заверенную копию с подлинника, оставшегося у стороны. Запись о числе экземпляров в акте помогает доказать, сколько подлинников было изначально.

Ставят ли печати на каждом экземпляре?

Печать ставят по правилам организации и договора. Если стороны договорились скреплять акт печатями, это делают на каждом экземпляре, чтобы подлинники были равнозначны.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Акт — часть рутины, которую можно отдать программе

Соберу ИИ-агента, который готовит акты и сверки по вашим данным

Акты, сверки и передачи документов повторяются из месяца в месяц: одни и те же поля, те же стороны, те же подписи. Я собираю ИИ-агента под такую задачу: он берёт данные из CRM и 1С, готовит документ по вашему шаблону и проверяет его на ваших настоящих случаях.

Это для компаний, где одна и та же бумажная работа повторяется сотни раз в месяц и съедает время менеджеров.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»