Ст. 86 ТК РФ: положение о персональных данных работников
Коротко
Статья 86 Трудового кодекса задаёт общие требования, которые работодатель и его представители обязаны соблюдать при обработке персональных данных работника. Она же требует ознакомить работников и их представителей под роспись с документами работодателя, которые устанавливают порядок обработки, — на практике это положение о персональных данных работников.
Что требует статья 86
Статья 86 Трудового кодекса перечисляет требования к обработке персональных данных работника. Обрабатывать данные можно только в целях, названных в пункте 1: соблюдение законов, содействие в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, личная безопасность работников, контроль количества и качества работы, сохранность имущества.
Объём и содержание данных работодатель определяет по Конституции, Трудовому кодексу и другим федеральным законам. Данные берут у самого работника. Если сведения можно получить только у третьей стороны, работника предупреждают заранее и берут у него письменное согласие, сообщив цели, предполагаемые источники и способы получения, характер данных и последствия отказа.
Запреты и гарантии по статье 86
- Нельзя получать и обрабатывать сведения, которые закон относит к специальным категориям персональных данных, кроме случаев, прямо предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
- Нельзя получать и обрабатывать данные о членстве работника в общественных объединениях и о его профсоюзной деятельности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами.
- При решениях, затрагивающих интересы работника, нельзя опираться на данные, полученные исключительно автоматизированной обработкой или электронным путём.
- Защиту данных от неправомерного использования или утраты работодатель обеспечивает за свой счёт в установленном порядке.
- Работников и их представителей знакомят под роспись с документами, которые задают порядок обработки данных, и с их правами и обязанностями в этой области.
Положение о персональных данных работников
Пункт 8 статьи 86 прямо связывает обработку данных с локальным документом: работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области. Такой документ в компании обычно называют положением о персональных данных работников.
Что именно в него писать, статья 86 не расписывает: она задаёт требования, которым документ должен соответствовать. Порядок хранения и использования персональных данных работников работодатель устанавливает сам с соблюдением Трудового кодекса и иных федеральных законов — это статья 87 ТК РФ. Передачу данных дальше регулирует статья 88 ТК РФ: получающих данные предупреждают, что использовать их можно только в тех целях, для которых они сообщены.
Что проверить в своём положении
- Цели обработки перечислены и совпадают с пунктом 1 статьи 86 — лишних целей нет.
- Состав данных ограничен тем, что нужно для этих целей, без специальных категорий и сведений об объединениях и профсоюзе сверх разрешённого законом.
- Прописано, что данные берут у работника, а при запросе у третьей стороны — заранее уведомляют и берут письменное согласие.
- Есть порядок хранения и доступа к данным и порядок их защиты за счёт работодателя.
- Есть лист ознакомления: каждый работник ставит подпись, что с положением и своими правами и обязанностями ознакомлен.
Частые вопросы
Обязательно ли положение о персональных данных, если статья 86 его прямо не называет?
Статья 86 требует ознакомить работников под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных, и с их правами и обязанностями в этой области. Значит, такой документ должен быть — иначе знакомить не с чем. Как его назвать — положение, правила, регламент — кодекс не диктует.
Можно ли запросить сведения о работнике у прежнего работодателя?
Только если данные нельзя получить у самого работника. Тогда работника уведомляют заранее и берут письменное согласие, а также сообщают цели, предполагаемые источники и способы получения, характер данных и последствия отказа — пункт 3 статьи 86.
Можно ли собирать данные о здоровье работника?
Сведения, относящиеся к специальным категориям персональных данных, получать и обрабатывать нельзя, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами, — пункт 4 статьи 86. Памятка Роструда добавляет: запрашивать информацию о состоянии здоровья можно только в части, относящейся к возможности выполнять трудовую функцию.
Можно ли принять решение о работнике только по данным из программы?
Нет. Пункт 6 статьи 86 запрещает при решениях, затрагивающих интересы работника, основываться на данных, полученных исключительно автоматизированной обработкой или электронным путём.
Кого знакомить с положением под роспись?
Работников и их представителей — пункт 8 статьи 86. С перечнем тех, кто имеет доступ к помещениям с персональными данными, по разъяснению правовых служб знакомят только непосредственно участвующих в обработке; на всех работников эта обязанность не распространяется.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны держаться на одном человеке
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Положение, согласия, листы ознакомления, кадровые карточки — всё это рутина, которая копится в папках и таблицах. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую часть такой работы выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и кадровой службы.