Срок сдачи авансового отчёта подотчётным лицом

Подотчётные лица обязаны подать авансовый отчёт о расходовании подотчётных сумм в командировке в течение трёх рабочих дней после возвращения. Считают именно рабочие дни: субботы, воскресенья и праздники в срок не входят, поэтому фактически времени может пройти больше.

Трёхдневный срок считают после возвращения из командировки. Например, если работник вернулся в пятницу, а суббота и воскресенье — нерабочие дни, первым рабочим днём срока будет понедельник. Приказ о направлении в командировку и срок отчёта стоит держать в одной папке: так видно, от какой даты считать.

К отчёту прикладывают документы о найме жилья, проезде и других расходах, которые работодатель разрешил или о которых знал.

В какой срок должен составляться авансовый отчёт по подотчётным суммам, использованным на хозяйственные нужды, решает руководитель. Обязательный трёхдневный срок для таких отчётов отменён: организация вправе назначить любой разумный срок — день, три дня, неделю или дату окончания срока, на который выданы деньги.

Чтобы срок работал, его нужно закрепить: в приказе о выдаче денег, в заявлении работника с визой руководителя или в локальном акте об учётной политике. Если срок нигде не записан, спорить с работником о просрочке сложно.

Выдавать новую сумму под отчёт человеку, который не отчитался за предыдущую, не стоит: это прямой путь к путанице в кассе и к налоговым вопросам.

В шапке отчёта стоит дата его составления — день, когда работник сдаёт документ. Она не обязана совпадать с датой последнего чека: чеки могли быть пробиты раньше, а отчёт человек оформляет уже после возвращения.

Проверяющий смотрит на два срока: когда работник должен был отчитаться и когда отчёт фактически сдан. Если дата сдачи позже срока, это повод разобраться, а не автоматически штраф.

Документы должны быть читаемыми: чек без обязательных реквизитов или с потерянными строками не подтверждает расход, и бухгалтерия вправе вернуть отчёт.

Срок проверки авансового отчёта законом для коммерческих организаций не установлен: его определяет сама компания в локальном акте или учётной политике. Разумное правило — проверить и утвердить отчёт у руководителя в течение нескольких рабочих дней после получения, чтобы работник быстрее получил перерасход или закрыл остаток.

В государственных органах и внебюджетных фондах встречается свой порядок: проверка и окончательный расчёт в срок, не превышающий пяти рабочих дней после дня истечения срока представления отчёта. Это внутреннее правило таких организаций, а не общая норма для бизнеса.

Если бухгалтерия нашла ошибку, отчёт возвращают с перечнем замечаний: работник исправляет и сдаёт снова. Срок на исправление тоже лучше записать в локальном акте.

Просроченный отчёт и документы без реквизитов превращают выданные деньги в доход работника: с такой суммы возможен НДФЛ по ставке от 13 до 22 процентов и страховые взносы. Это не автоматический штраф за опоздание, а налоговый риск для компании и работника.

Неизрасходованный остаток работник возвращает в кассу. Если он этого не делает и не подтверждает расходы, организация может взыскать сумму как убыток — такие дела доходят до судов.

Чтобы рисков не было, фиксируйте срок в приказе или локальном акте, напоминайте работникам о нём и не выдавайте новую сумму, пока не закрыта старая.