Справка по больничным листам: где взять данные для расчёта, если справок нет

Коротко

Справка по больничным листам — это сведения о заработке и страховом стаже, из которых считают пособие по временной нетрудоспособности. Расчёт ведут по двум годам перед годом болезни, и деньги за эти годы могли платить другие работодатели. Если справок на руках нет, данные не теряются: их запрашивают у фонда и у прежних работодателей, а при отсутствии ответа пособие считают по тому, что есть.

Какие данные нужны для расчёта

Пособие считают из дохода за два календарных года перед годом болезни: для больничного в 2026 году это 2024 и 2025. В доход входит то, на что начисляли страховые взносы на случай болезни: зарплата, премии, отпускные, выплаты по трудовым договорам и по договорам на работы и услуги.

Доход каждого года ограничен предельной базой этого года: за 2024 год берут не больше 2 225 000 ₽, за 2025 год — не больше 2 759 000 ₽. Поэтому справка нужна не для каждой копейки, а чтобы правильно собрать облагаемый доход и не потерять суммы, которые платил другой работодатель.

Второй элемент — страховой стаж. От него зависит доля среднего заработка: от шести месяцев до пяти лет — 60 %, от пяти до восьми лет — 80 %, восемь лет и больше — 100 %. Стаж меньше шести месяцев даёт пособие не выше МРОТ за полный месяц.

Средний дневной заработок — доход за два года, делённый на 730. Он не может быть больше 6 827,40 ₽ и меньше 890,73 ₽; верхняя граница сложилась из предельных баз 2024 и 2025 годов, нижняя — из МРОТ 27 093 ₽.

Где взять данные, если справок нет

Запросить у фонда: сведения о заработке за прошлые годы есть в Социальном фонде, и работодатель вправе получить их по своему запросу. Это самый быстрый путь, когда человек не принёс справки от прежних мест работы.
Запросить у прежнего работодателя письменно: в запросе указывают фамилию, имя, отчество работника, годы, за которые нужны сведения, и период его работы. Ответ приходит на бумаге или электронно, с суммой облагаемого дохода по каждому году.
Взять у работника ранее выданную справку о заработке. При необходимости работник может письменно запросить у прежнего работодателя сведения о зарплате. Если справка утеряна, её дубликат выдаёт бывший работодатель или его правопреемник.
Посмотреть в своих документах: расчётные листки, договоры, платёжные ведомости за прошлые годы показывают, какие суммы начисляли. По ним восстанавливают доход, если работодатель уже закрыт и ответить некому.

Что делать, если прежний работодатель закрыт

Закрытая организация не отвечает на запросы, и тогда данные ищут в фонде: там остаются сведения о начисленных взносах. Если и там нужных сумм нет, пособие считают из того заработка, который подтверждён документами у текущего работодателя.

Когда подтверждённого дохода за расчётные годы нет совсем, пособие считают из МРОТ: 27 093 ₽ на дату болезни, средний дневной заработок — 890,73 ₽. После расчёта по стажу пособие сравнивают с минимумом за соответствующий месяц: если пособие за полный месяц меньше МРОТ, его пересчитывают по правилам статьи 14 закона № 255-ФЗ с учётом районного коэффициента и режима рабочего времени.

Если позже человек принесёт справку с недостающими суммами, пособие пересчитывают. Переплату из-за отсутствия справки не взыскивают: взыскание возможно при счётной ошибке или недобросовестности получателя, а не при том, что документ пришёл позже.

Предельные базы и границы среднего дневного заработка проверяют на год болезни, а не на год, когда человек работал. Справка за 2024 год нужна для больничного 2026 года, а для больничного 2027-го понадобятся уже 2025 и 2026 годы.

Частые вопросы

Работник не принёс справки от прежних работодателей — можно ли сразу считать пособие?

Да. Пособие считают по подтверждённому доходу, а недостающие сведения запрашивают у фонда и у прежних работодателей. Задерживать выплату из-за отсутствия справки нельзя: расчёт делают по имеющимся данным, а при поступлении справки пересчитывают.

Какие годы берут для расчёта больничного в 2026 году?

2024 и 2025. Доход каждого года ограничен предельной базой: 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год. Сумму за два года делят на 730.

Входит ли в справку доход по договору на работы и услуги?

Да, если с этих выплат начисляли взносы на случай болезни. Исполнители по договорам на работы и услуги застрахованы с 2023 года, и право на пособие зависит от взносов за предыдущий год. Суммы по такому договору показывают в справке наравне с зарплатой.

Нужна ли справка, если человек работает у одного работодателя много лет?

Нет. Работодатель видит весь доход у себя и считает пособие по своим данным. Справки нужны, когда в расчётных годах были другие работодатели и их выплаты не попали в текущие документы.

Что делать, если в справке ошибка в сумме?

Запросить у выдавшего её работодателя исправленную справку. До исправления расчёт делают по подтверждённым суммам, а после — пересчитывают пособие за всё время болезни.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока справки ищутся, работа стоит

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Запросы справок, сверка сумм, карточки в CRM и ответы на одни и те же вопросы сотрудников съедают часы бухгалтерии и кадров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии, кадров и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»