Сотрудник принёс справку об инвалидности с опозданием: нужно ли пересчитывать страховые взносы

Коротко

Да, пересчитывать нужно, если инвалидность установлена с даты раньше той, когда справка попала в бухгалтерию. Льгота по страховым взносам привязана к периоду инвалидности, а не к дню, когда работник принёс документ. Бухгалтерия приводит взносы к тарифу, который действовал в каждом месяце, и подаёт уточнённые сведения в Социальный фонд.

Что меняет справка об инвалидности

Инвалидность I, II или III группы даёт работодателю пониженный тариф страховых взносов. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 427 Налогового кодекса: выплаты работникам-инвалидам облагаются по льготному тарифу. Льгота действует по общему тарифу, а не по спецставкам для малого бизнеса, и считается отдельно по каждому такому работнику.

Ключевая дата — день, с которого человек признан инвалидом. Он указан в справке медико-социальной экспертизы и в выписке из федерального реестра инвалидов. Если этот день раньше даты, когда документ принесли в бухгалтерию, взносы за прошедшие месяцы посчитаны по обычному тарифу и их нужно привести к льготному.

Пока справки нет, бухгалтерия не может применять льготу: она считает по тому тарифу, который знает. Как только документ появился, основание возникло, и перерасчёт делают за весь период действия инвалидности в пределах расчётного периода.

Как действовать, когда справка пришла позже срока

Зафиксировать дату установления инвалидности по справке МСЭ или выписке из федерального реестра инвалидов и дату, когда документ поступил в организацию.
Проверить, за какие месяцы выплаты работнику облагались по обычному тарифу, а должны были по льготному.
Пересчитать взносы за эти месяцы по пониженному тарифу, уменьшив начисленные суммы; разницу отразить в отчётности за период, в котором обнаружена ошибка.
Подать в Социальный фонд уточнённые сведения персонифицированного учёта за месяцы, где тариф изменился, — по правилам статьи 11 закона № 27-ФЗ.
Проверить взносы на травматизм: там действует своя льгота — 60 % тарифа за работников-инвалидов по статье 2 закона № 179-ФЗ, и пересчёт идёт по тем же месяцам.
Сообщить работнику, что переплата по взносам не касается его зарплаты: НДФЛ и суммы на руки от инвалидности не меняются.

За какие месяцы делают перерасчёт

Перерасчёт охватывает месяцы, в которых человек уже был инвалидом, но взносы шли по обычному тарифу. Начало — месяц, с которого установлена инвалидность по справке; конец — месяц, в котором бухгалтерия получила документ, если раньше пересчитать было нечем.

Если инвалидность установлена бессрочно, льгота сохраняется до конца трудового договора. Если срок указан, льгота действует до дня, когда человек перестаёт быть инвалидом, — этот день тоже виден в справке. После этого взносы снова считают по обычному тарифу с месяца, следующего за месяцем утраты инвалидности.

Перерасчёт не отменяет обязанности платить взносы в срок. Если из-за ошибки взносы были переплачены, сумму можно вернуть или зачесть в счёт будущих платежей по правилам статьи 78 Налогового кодекса; если недоплачены — доплатить и учесть пени. Пени считают по статье 75 Налогового кодекса за каждый день просрочки.

Льгота по единому тарифу и по травматизму

	Страховые взносы	Взносы на травматизм
Норма	подп. 3 п. 1 ст. 427 НК РФ	ст. 2 закона № 179-ФЗ
Размер льготы	пониженный тариф на выплаты работнику-инвалиду	60 % тарифа класса риска
С какого месяца	с месяца установления инвалидности	с месяца установления инвалидности
Куда сдают перерасчёт	уточнённые сведения в Социальный фонд	уточнённый расчёт по начисленным и уплаченным взносам
Что с НДФЛ	не меняется	не меняется

Частые вопросы

Обязан ли работодатель пересчитывать взносы, если работник скрывал инвалидность?

Льгота привязана к факту инвалидности, а не к добросовестности работника. Если инвалидность установлена в прошедшем месяце, взносы за этот месяц считают по льготному тарифу. Другой вопрос — дисциплинарная ответственность за непредставление документа, если обязанность сообщать о нём записана в локальном акте.

С какого дня действует льгота — с даты справки или с даты освидетельствования?

С даты, с которой человек признан инвалидом по решению медико-социальной экспертизы. Именно она стоит в справке и в выписке федерального реестра инвалидов; день, когда документ принесли в бухгалтерию, на начало льготы не влияет.

Нужно ли пересчитывать НДФЛ и зарплату?

Нет. Инвалидность не меняет ставку НДФЛ и размер оклада. Проверьте право работника на стандартный вычет по НДФЛ и его заявление: вычет может уменьшить налог и увеличить сумму на руки.

Что делать, если инвалидность сняли, а справку принесли позже?

Льгота прекращается с месяца, следующего за месяцем, в котором человек перестал быть инвалидом. За месяцы после этого взносы нужно доначислить по обычному тарифу и доплатить, пени — по статье 75 Налогового кодекса.

Как оформить перерасчёт документально?

Бухгалтерская справка с расчётом разницы по каждому месяцу, копия справки МСЭ или выписки из реестра инвалидов в личном деле, уточнённые сведения в Социальный фонд. Приказ руководителя о перерасчёте не обязателен, но помогает зафиксировать дату обнаружения ошибки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Перерасчёт взносов — это часы бухгалтерии

Покажу, какую рутину в учёте и кадрах можно отдать ИИ

Пересчёт взносов, сверка начислений, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — работа, которая повторяется каждый месяц и занимает часы. Я смотрю, где в вашей бухгалтерии и кадрах теряется время, и показываю, какие операции выгодно автоматизировать.

Подключаю ИИ к вашим системам и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»