Состав дебиторской задолженности: что в неё входит
Коротко
Дебиторская задолженность — это всё, что должны вашей компании: покупатели за отгруженный товар, поставщики за полученный аванс, бюджет за переплаченный налог, сотрудники за выданные под отчёт деньги. Состав — перечень таких долгов по видам и должникам, структура — доли каждого вида в общей сумме.
Из чего складывается дебиторская задолженность
В балансе дебиторская задолженность стоит одной строкой, но за ней разные деньги. Первая и обычно самая крупная часть — долг покупателей и заказчиков за товары, работы и услуги, которые уже переданы, а оплата по договору ещё не пришла. Вторая — выданные авансы: компания заплатила вперёд, а поставщик ещё не отгрузил товар и не выполнил работу. Такой аванс тоже дебиторская задолженность: погасит его не деньги, а поставка или услуга.
Дальше идут суммы, о которых вспоминают реже. Переплата по налогам, взносам и сборам — это долг бюджета перед компанией. Займы, которые организация выдала сотрудникам или другим лицам, и подотчётные суммы, за которые сотрудник ещё не отчитался. Долги поставщиков по претензиям и возвратам, если товар оплачен, но оказался браком. Всё это входит в дебиторскую задолженность наравне с долгами покупателей.
Виды долгов, которые входят в состав
- Покупатели и заказчики — за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, срок оплаты по которым ещё не наступил или уже прошёл.
- Выданные авансы и предоплаты поставщикам — до момента поставки товара, выполнения работы или оказания услуги.
- Переплата по налогам, страховым взносам и сборам — долг бюджета и фондов перед компанией.
- Займы выданные — сотрудникам, связанным сторонам, другим организациям.
- Подотчётные суммы — деньги, выданные работнику на расходы, по которым нет утверждённого авансового отчёта.
- Прочая задолженность — претензии к поставщикам, возвраты, долги по возмещению ущерба.
Что такое структура дебиторской задолженности
Структура дебиторской задолженности — это её состав, разложенный по долям. Один и тот же итог в балансе выглядит по-разному: у одной компании почти всё — долги покупателей со сроком оплаты через неделю, у другой половина суммы — авансы поставщику, который задерживает поставку третий месяц.
Структуру смотрят в трёх разрезах. По видам долга: сколько приходится на покупателей, авансы, переплаты и прочее. По срокам: сколько долгов ещё в сроке, сколько просрочено, насколько глубоко. По должникам: кто именно должен и какая доля приходится на одного крупного контрагента. Если один покупатель даёт больше половины всей суммы, компания зависит от его платёжеспособности сильнее, чем показывает общий итог.
Долг покупателя и выданный аванс: в чём разница
| Долг покупателя | Выданный аванс | |
|---|---|---|
| Что произошло | Товар отдан, деньги не пришли | Деньги уплачены, товар не получен |
| Чем погасится | Деньгами | Поставкой, работой, услугой или возвратом денег |
| На что влияет | На поступление денег | На получение товара и на сроки |
| Риск | Покупатель не заплатит | Поставщик не поставит |
| Где смотреть | Акт, накладная, счёт | Договор, платёжное поручение, спецификация |
Как читать состав по срокам
Общая сумма долгов ничего не говорит о деньгах, которые придут. Один и тот же миллион может вернуться на следующей неделе или не вернуться никогда. Поэтому в структуре отдельно выделяют задолженность, срок оплаты которой ещё не наступил, и просроченную.
Просроченную делят по глубине: до месяца, от месяца до трёх, больше трёх. Чем дальше срок, тем меньше шансов получить деньги и тем раньше стоит готовиться к претензии или суду. По денежным требованиям из сделок иск в арбитражный суд подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили иной срок или порядок (часть 5 статьи 4 АПК РФ). Условия договора с покупателем задают и срок оплаты, и размер неустойки за просрочку — по ним и считают, сколько компания вправе требовать сверх долга.
Частые вопросы
Аванс, который компания заплатила поставщику, — это дебиторская задолженность?
Да. Выданный аванс — долг поставщика перед компанией: он погасит его товаром, работой или услугой либо вернёт деньги. В составе дебиторской задолженности такой аванс стоит отдельно от долгов покупателей.
Переплата по налогам входит в дебиторскую задолженность?
Да, это долг бюджета перед компанией. В балансе такие суммы показывают вместе с прочей дебиторской задолженностью, а не в составе долгов покупателей.
Чем состав отличается от структуры?
Состав — перечень видов долгов и должников. Структура — те же виды с долями в общей сумме и разбивкой по срокам. Состав отвечает на вопрос «что нам должны», структура — «сколько и когда вернётся».
Считается ли долг покупателя дебиторской задолженностью, если срок оплаты ещё не наступил?
Да. Долг возникает с момента отгрузки или оказания услуги, а не с даты, когда подошёл срок оплаты. В структуре такие суммы выделяют как задолженность в сроке, отдельно от просроченной.
Входит ли в дебиторскую задолженность долг, который компания уже простила?
Нет. Прощённый долг перестаёт быть требованием компании и из состава дебиторской задолженности выбывает.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Долги видно в отчёте, а не в разговорах
Соберу ИИ-агента, который разбирает заявки и документы
Когда долгов и заявок сотни, их разбор съедает время менеджеров: сверить счёт с договором, найти оплату, напомнить о сроке. Я собираю ИИ-агента под одну такую задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.
Агент сам выполняет понятную задачу от начала до конца: разбирает заявку, сверяет документы, готовит расчёт. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц.