Счёт-фактура и акт выполненных работ: в чём разница
Коротко
Акт выполненных работ — первичный учётный документ: заказчик им подтверждает, что работы принял, а исполнитель — что сдал. Счёт-фактура — документ для налога на добавленную стоимость: по статье 169 Налогового кодекса он даёт покупателю основание принять НДС к вычету. Поэтому акт и счёт-фактура живут рядом, а не вместо друг друга: Минфин в письме от 20.01.2025 № 03-07-09/4132 прямо указал, что счёт-фактура акт не заменяет.
Что подтверждает каждый документ
Акт закрывает сделку по существу. В нём перечислены работы, их объём, стоимость и срок, стоят подписи сторон — с этого момента заказчик не может сказать, что работа не сделана. На основании акта покупатель принимает работы к учёту и относит расходы на затраты.
Счёт-фактура отвечает на другой вопрос: сколько в цене налога на добавленную стоимость и сколько продавец предъявляет покупателю. По статье 172 Налогового кодекса вычет НДС возможен после принятия работ к учёту и при наличии первичных документов, то есть того же акта. Одна счёт-фактура без акта ни расходы, ни вычет не подтвердит — об этом Минфин писал и раньше, в письме от 14.04.2023 № 03-03-06/1/33601.
Акт и счёт-фактура: построчно
| Акт выполненных работ | Счёт-фактура | |
|---|---|---|
| Зачем нужен | Подтвердить, что работы сданы и приняты | Дать покупателю основание для вычета НДС (ст. 169 НК) |
| Кто оформляет | Исполнитель, подписывают обе стороны | Продавец работ; покупатель не подписывает |
| Что важно в содержании | Виды работ, объём, стоимость, срок, подписи | Продавец, покупатель, стоимость, ставка и сумма НДС |
| Особые строки | — | Строки 3 и 4 о грузоотправителе и грузополучателе на работы не заполняют, ставят прочерки |
| Платёжный документ | Нет | Нет: в нём лишь есть реквизиты платёжно-расчётного документа |
| Может ли заменить другой | Нет, вычет НДС без счёта-фактуры не получить | Нет, работы к учёту без акта не принять |
Когда выставляют счёт-фактуру
- Счёт-фактуру выставляют продавцы, которые платят НДС, — на отгруженные работы или на полученный аванс. На аванс оформляют только счёт-фактуру, акта ещё нет.
- Срок — пять календарных дней с момента отгрузки или получения аванса.
- С 1 января 2026 года действует новая форма счёта-фактуры, книги покупок и книги продаж — рекомендована письмом ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.
- Если продавец не платит НДС, счёт-фактуру он не выставляет. Но выставил с выделенным налогом — по ошибке или по просьбе заказчика — обязан перечислить этот налог в бюджет.
Один УПД вместо двух документов
Универсальный передаточный документ со статусом «1» заменяет сразу счёт-фактуру и акт: в нём есть и реквизиты для вычета НДС, и подтверждение сдачи работ. Со статусом «2» УПД работает только как акт или накладная, и принять по нему НДС к вычету покупатель не сможет.
С 1 января 2026 года утратили силу отдельные электронные форматы товарной накладной и акта выполненных работ (приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@). Для электронной первички теперь применяют формат УПД 5.03 — приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Бумажные акт и счёт-фактура по-прежнему допустимы, в том числе парой вместо одного УПД.
Частые вопросы
Может ли счёт-фактура заменить акт выполненных работ?
Нет. Минфин в письме от 20.01.2025 № 03-07-09/4132 разъяснил: счёт-фактура оформляется наряду с первичным документом и не заменяет его. Без акта покупатель не примет работы к учёту, а значит, и вычет НДС по статье 172 Налогового кодекса заявить не сможет.
Акт может заменить счёт-фактуру?
Тоже нет. Акт подтверждает сдачу работ, но не содержит оснований для вычета НДС. Если продавец платит НДС, счёт-фактура нужна отдельно — или УПД со статусом «1», где оба документа соединены.
Что писать в строках 3 и 4 счёта-фактуры на работы?
Прочерки. Строки «Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров — это следует из подпунктов «е» и «ж» пункта 1 Правил заполнения счетов-фактур.
Обязателен ли УПД, если работаем по электронному документообороту?
С 1 января 2026 года прежние электронные форматы акта и накладной отменены, и для электронной первички применяют формат УПД 5.03. Бумажный вариант — счёт-фактура плюс акт — остаётся допустимым.
Нужен ли акт, если покупатель заплатил авансом?
На аванс выставляют только счёт-фактуру. Акт оформляют, когда работы фактически сданы: именно он закрывает сделку и позволяет принять работы к учёту.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны съедать вечер
Соберу ИИ-агента, который готовит акты и счета-фактуры по вашим шаблонам
Каждый закрытый заказ тянет за собой бумаги: акт, счёт-фактура, УПД, разноска по CRM и 1С. Я собираю агента под одну задачу — например, подготовку комплекта документов по сделке — и подключаю его к вашим системам.
Проверяю агента на сотне ваших настоящих случаев, чтобы он не выдумывал реквизиты и суммы. Это для компаний, где одни и те же документы оформляются десятки и сотни раз в месяц.