Рассылка расчётных листков: как выдавать и отправлять

Коротко

Рассылка расчётных листков — это способ, которым работодатель извещает каждого работника о составных частях зарплаты. Статья 136 ТК требует делать это письменно при каждой выплате. Форму листка работодатель утверждает сам с учётом мнения представительного органа работников, а порядок выдачи или отправки закрепляет в локальном акте, трудовом или коллективном договоре.

Что требует закон

Часть 1 статьи 136 ТК обязывает при выплате зарплаты письменно сообщить работнику четыре вещи: из чего состоит начисленная сумма за период, какие иные суммы начислены, что и на каком основании удержано, сколько в итоге к выплате. Это извещение и есть расчётный листок.

Форму листка работодатель разрабатывает и утверждает сам, с учётом мнения представительного органа работников по статье 372 ТК. Готовой обязательной формы нет, поэтому каждая компания утверждает свою и указывает в ней те же четыре блока.

Способ, которым листок попадает к человеку, закон не задаёт. Работодатель выбирает его сам и фиксирует в локальном нормативном акте, трудовом или коллективном договоре — на это указывают письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 и Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1.

Способы выдать листок

Бумагой под подпись: листок печатают и вручают лично, а получение фиксируют в ведомости или журнале.
Электронной почтой: листок отправляют на адрес работника, если такой порядок закреплён в локальном акте. Судебная практика признаёт такую рассылку правомерной.
Через КЭДО: если компания ведёт кадровый электронный документооборот по статьям 22.1–22.3 ТК, листки публикуют в системе, и работник получает их в личном кабинете.
Мессенджером: допустимо, когда способ записан в трудовом, коллективном договоре или локальном акте и работник письменно сообщил номер телефона для отправки.
Почтой: так направляют листок бывшему работнику, если он запросил его после увольнения и не пришёл лично.

Электронная почта и КЭДО: в чём разница

Минтруд в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 высказал мнение, что электронные листки можно рассылать только при КЭДО. Запрета на электронную почту в Трудовом кодексе нет, и суды не считают такую рассылку нарушением. Поэтому почта работает, когда порядок закреплён в локальном акте, а адрес каждого работника известен и зафиксирован.

КЭДО даёт другое: листок становится электронным документом с подтверждением доставки и ознакомления. Если компания перешла на КЭДО, листки публикуют в системе, а не рассылают вручную. Частичный переход — частая ошибка: отправлять электронные документы можно только тем, кто официально подключён к КЭДО.

Листок содержит суммы и удержания, то есть персональные данные. Адрес почты, номер телефона и доступ к личному кабинету должны быть персональными: отправка на общий ящик отдела или в общий чат раскрывает зарплату коллегам.

Когда отправлять

Листок выдают при выплате зарплаты. Если зарплата за вторую половину месяца приходит в начале следующего, листки уходят вместе с ней — в тот же день, и отсутствующим работникам тоже.

Отпускные зарплатой не являются: срок их выплаты — не позднее трёх дней до начала отпуска по статье 136 ТК, и отдельный листок при оплате отпуска не требуется. Исключение — когда отпускные перечисляют в день выплаты зарплаты за месяц: тогда листок идёт вместе с ней.

День увольнения — день последнего расчёта, поэтому листок при увольнении выдают вместе с окончательным расчётом. Бывший работник вправе запросить листок и позже: выдать лично или направить почтой.

Частые вопросы

Можно ли рассылать листки по электронной почте без КЭДО?

Да, если порядок закреплён в локальном акте, трудовом или коллективном договоре. Минтруд в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 считает иначе, но запрета в ТК нет, и суды рассылку по почте нарушением не признают.

Нужно ли брать согласие работника на электронный листок?

Закон этого не требует. На практике в локальном акте или заявлении работника фиксируют адрес почты или номер телефона, на который отправляют листок: так видно, что документ ушёл по адресу самого работника.

Что писать в локальном акте о рассылке?

Способ отправки, адрес или номер, с которого и на который идёт рассылка, срок отправки — день выплаты зарплаты за вторую половину месяца, порядок подтверждения получения и порядок выдачи бумажного листка по просьбе работника.

Можно ли отправить листок в мессенджере?

Да, если способ записан в трудовом, коллективном договоре или локальном акте и работник письменно сообщил номер телефона для отправки. Без записи в документах и без номера от работника такой способ остаётся нарушением статьи 136 ТК.

Обязан ли работодатель выдать листок при увольнении?

Да. День увольнения — день последней выплаты, поэтому листок выдают вместе с окончательным расчётом. Бывшему работнику, который обратился позже, листок выдают лично или направляют почтой.

Может ли листок выдавать руководитель отдела?

Да, если обязанность выдавать листки подчинённым возложена на руководителей приказом или локальным актом. Тогда каждый отдел выдаёт листки своих сотрудников, а бухгалтерия готовит и передаёт их.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Листки — часть рутины, которую можно отдать программам

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Расчётные листки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM, отчёты — на это уходят часы каждый месяц. Я смотрю, на что в отделах тратится время, и показываю, какую работу выгодно передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»