Расходы на программное обеспечение при УСН доходы минус расходы

Коротко

На УСН «доходы минус расходы» затраты на программы уменьшают налоговую базу, если они названы в статье 346.16 Налогового кодекса, оплачены и подтверждены документами. Исключительные права на программы для ЭВМ и базы данных идут по подпункту 2.1 пункта 1 этой статьи, права по лицензионному соглашению — по подпункту 19. С 2026 года перечень расходов открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 разрешает учитывать иные затраты по правилам главы 25 кодекса, если они связаны с получением дохода.

Два вида прав и две строки в перечне расходов

Программу можно получить в собственность или в пользование, и от этого зависит основание для расхода. Исключительное право переходит по договору об отчуждении, и тогда затраты проводят по подпункту 2.1 пункта 1 статьи 346.16 — там же стоят права на базы данных и на сайт как набор программ. Расходы на лицензию при УСН «доходы минус расходы» идут по другой строке: лицензионный договор даёт право пользования без перехода исключительного права, и такие платежи относят к подпункту 19 пункта 1 статьи 346.16.

Разделять эти случаи нужно до оплаты: от вида договора зависит и набор документов, и порядок признания затрат в книге учёта доходов и расходов.

Когда затраты на программу становятся расходом

Общее правило статьи 346.17: расходы признают после фактической оплаты. Для программ это значит, что одного акта или счёта-фактуры мало — нужен платёж. Практика по лицензиям расходится: несущественные по учётной политике суммы проводят единовременно, существенные распределяют по сроку действия лицензии. Если лицензия переходит на следующий год, безопаснее делить платёж по периодам.

Если программа куплена на общих основаниях до перехода на УСН, а право получено уже на упрощёнке, затраты признают по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.25 — на дату получения права. При обратном порядке, когда оплата прошла на УСН, а право придёт позже, расход появится в момент получения документов, а не в момент платежа.

Какие документы подтверждают расход

Договор: об отчуждении исключительного права либо лицензионный, с указанием срока и суммы.
Акт приёма-передачи прав или акт оказанных услуг по доступу к программе; для лицензии — документ о предоставлении права.
Платёжное поручение или чек об оплате — без оплаты расход на УСН не признают.
Счёт-фактура или универсальный передаточный документ, если поставщик выставляет его с НДС; при общих ставках входной налог принимают к вычету при выполнении условий главы 21 НК РФ.
Учётная политика с уровнем существенности, если стоимость программы решено списывать единовременно.

Когда программа становится нематериальным активом

Если по программе получены исключительные права, срок использования больше 12 месяцев и первоначальная стоимость выше 100 000 ₽, затраты идут не как обычный расход, а через нематериальный актив: пункт 4 статьи 346.16 отсылает к пункту 1 статьи 256 и пункту 3 статьи 257 Налогового кодекса. Тогда стоимость списывают по правилам учёта основных средств и нематериальных активов, а не одной строкой.

Доступ к программе по подписке или лицензии исключительных прав не даёт, поэтому нематериальным активом не становится при любой сумме. Это касается сервисов вроде «Контур.Экстерн», облачных бухгалтерий и онлайн-кассовых сервисов: расход идёт по подпункту 19 пункта 1 статьи 346.16.

Частые вопросы

Можно ли списать лицензию на год единовременно?

Если стоимость ниже уровня существенности из учётной политики — да, одной суммой после оплаты. Существенные суммы распределяют по сроку действия лицензии: налоговая при проверке смотрит, соответствует ли расход периоду пользования.

Что делать, если оплатили программу в декабре, а право получили в январе?

Расход появится в том квартале, когда получены документы о передаче права, а не в квартале платежа. Аванс без полученного права базу не уменьшает.

Входит ли НДС в расходы на программу?

На УСН при освобождении от НДС и при специальных ставках 5 % или 7 % входной налог к вычету не принимают. При общих ставках его можно принять к вычету при выполнении условий главы 21 НК РФ.

Нужен ли повышающий коэффициент за российское ПО?

На УСН такого коэффициента нет: статья 346.16 повышающих множителей для программ не предусматривает. Расход учитывают в сумме фактической оплаты.

Можно ли учесть программу, купленную до перехода на УСН?

Да, если право получено уже на упрощёнке: подпункт 4 пункта 1 статьи 346.25 позволяет признать затраты на дату получения права. Оплата, сделанная на прежнем режиме, этому не мешает.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Расходы видно, а прибыли нет

Соберу юнит-экономику и покажу, где деньги теряются

Программы, подписки, лицензии — постоянные платежи, которые легко пропустить, когда считаешь прибыль по выручке. Я раскладываю выручку по товарам, услугам и каналам и вычитаю все расходы: себестоимость, рекламу, доставку, возвраты, налоги и те же программы.

Вы видите, сколько зарабатывает каждая позиция после всех затрат, где точка безубыточности и что будет с деньгами при росте. Это для собственников, которые хотят расти без убытка.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»