Проект приказа по личному составу готовится

Пометка «проект» на распорядительном документе говорит о стадии: текст составлен, но не подписан уполномоченным лицом. В делопроизводстве такой документ проходит путь от исполнителя через согласующих к руководителю, и только подпись уполномоченного лица превращает его в приказ. Приём на работу оформляют трудовым договором; приказ о приёме работодатель вправе издать дополнительно. Кадровые сведения оформляют и передают в установленные сроки.

Пока проект в работе, он живёт как черновик: в нём правят формулировки, дату, основание, размер оклада или надбавки. Поэтому в кадровой практике проект прикладывают к докладной записке или служебной записке руководителя подразделения — она и объясняет, зачем готовится приказ.

Готовит проект тот, кто ведёт кадровые документы: специалист по кадрам, инспектор по кадрам, а в небольшой компании — бухгалтер или сам руководитель. Согласование зависит от содержания: приказ об отпуске или переводе проходит через руководителя подразделения, приказ об окладе или надбавке — через бухгалтерию, приказ об увольнении — через того, кто принимал решение.

Виза согласующего и лист согласования — часть проекта, а не приказа. После подписания лист согласования хранят вместе с приказом: он показывает, кто и когда проверил документ до подписи.

Фактическое допущение к работе без оформленного трудового договора само по себе означает, что трудовые отношения возникли. В этом случае работодатель оформляет трудовой договор письменно, а приказ о приёме издаёт на основании уже заключённого договора: статья 68 Трудового кодекса позволяет работодателю издать приказ о приёме на основании заключённого трудового договора, но не обязывает его это делать.

Проект в этой ситуации не заменяет приказ. Если работа начата, а документ так и остался проектом, у компании нет распорядительного документа о приёме: это видно при проверке и при споре о стаже и должности.