Преимущества электронной трудовой книжки

Коротко

Электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажной: сведения о приёме, переводах и увольнениях хранятся в информационной системе Социального фонда России. Работник может получить их через Госуслуги и предъявить работодателю на бумаге или в электронном виде. С 2020 года ведение ЭТК доступно всем, а тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе.

Что даёт электронный формат

Главное преимущество электронной трудовой книжки — сохранность. Записи хранятся в защищённой базе Социального фонда, и документ невозможно потерять, испортить или забыть дома. Бумажная книжка может сгореть, намокнуть или затеряться при переезде — цифровая остаётся на месте.

Второе — доступ. Сведения о стаже и местах работы можно запросить в любое время через портал Госуслуги, не обращаясь к работодателю. Выписку при необходимости выдают в клиентской службе СФР или в МФЦ. Работник сам видит, что записано, и может вовремя заметить неточность.

Преимущества для работника

Доступ к трудовой истории в любой момент через Госуслуги, без запросов к работодателю.
Невозможно потерять или повредить документ — данные хранятся в системе СФР.
Легче проверить записи и вовремя исправить ошибку: всё видно в личном кабинете.
При трудоустройстве сведения о трудовой деятельности можно предъявить в электронном виде. Бумажную книжку сохраняют для подтверждения прежних периодов работы.
Сведения о работе с 2020 года доступны в электронном виде и помогают при оформлении пенсии; для подтверждения более ранних периодов сохраняйте бумажную трудовую книжку.
Удобно для дистанционной работы и для тех, кто часто меняет место жительства.

Преимущества для работодателя

Меньше бумажной работы: не нужно вести, хранить и подшивать бумажные книжки.
Снижаются издержки на приобретение бланков, их хранение и учёт.
Меньше риск ошибок и недостоверных записей: сведения передаются в электронном виде.
Срок передачи зависит от события: сведения о приёме и увольнении направляют не позднее следующего рабочего дня после приказа, о переводе — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Проще принимать сотрудников на удалёнке: бумажный документ не пересылают.

Минусы электронной трудовой книжки

Минусы у цифрового формата тоже есть. Не у всех есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах, а без неё посмотреть свою книжку не получится. Пожилым сотрудникам и тем, кто редко пользуется интернетом, приходится осваивать портал или идти в МФЦ за бумажной выпиской.

Вторая сложность — привычка. Некоторые работодатели и сотрудники по инерции просят бумажную книжку, хотя закон её уже не требует. Третья — при смене работы нужно помнить, что данные о новом месте появятся в системе не мгновенно, а после передачи сведений работодателем.

Электронная и бумажная книжка: что выбрать

	Электронная	Бумажная
Хранение	В защищённой системе СФР, потерять нельзя	На руках у работника, можно потерять или испортить
Доступ	Через Госуслуги в любое время	Только физически, по месту хранения
Передача при приёме на работу	Работник предъявляет сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде.	Нужно передать работодателю
Исправление ошибок	Видно сразу в личном кабинете	Зависит от того, когда работник заметит
Оформление пенсии	Сведения о работе с 2020 года доступны в электронном виде; прежние периоды при необходимости подтверждают документами.	Требуется бумажная книжка и справки
Кому оформляют	Всем, кто впервые устраивается после 31.12.2020	Только по заявлению тех, кто начал работать раньше

Как перейти на электронную трудовую книжку

Переход добровольный. Нужно подать работодателю письменное заявление. После этого работодатель делает в бумажной книжке запись о переходе, выдаёт её на руки и передаёт сведения в Социальный фонд. С этого момента все кадровые события фиксируются только в электронном виде.

Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют — электронная формируется автоматически. Это правило распространяется и на подростков, работающих в каникулы.

Частые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на электронную?

Нет. Переход на электронную трудовую книжку необратим: бумажный документ выдаётся на руки, но новые записи в него не вносят.

Что делать, если в электронной книжке ошибка?

Обратиться к работодателю: он передаёт корректирующие сведения в Социальный фонд. Проверить записи можно через Госуслуги.

Нужна ли электронная подпись, чтобы посмотреть книжку?

Нет. Достаточно подтверждённой учётной записи на портале Госуслуги.

Можно ли получить бумажную выписку из электронной книжки?

Да. Выписку выдают в клиентской службе СФР или в МФЦ, а также можно запросить через Госуслуги.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Кадровые документы не должны тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Электронная книжка снимает часть бумажной работы, но у кадровика и бухгалтера остаются ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM, отчёты и сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»