Подписание договора по СМС: когда код из сообщения заменяет подпись
Коротко
Подписание договора по СМС — это простая электронная подпись: сторона получает на телефон код, вводит его в сервисе, и система записывает, кто и когда подписал документ. Способ годится для договоров, оферт, актов и согласий между компанией и человеком, у которого нет усиленной квалифицированной подписи.
Что именно подтверждает код из сообщения
Простая электронная подпись по статье 5 закона № 63-ФЗ — это набор средств, который подтверждает, что документ подписал конкретный человек. Ключом служит то, что есть только у него: номер телефона и код, который приходит на этот номер.
Закон признаёт такую подпись действительной, если стороны заранее договорились, как её проверять. Проще всего записать это в самом договоре или в отдельном соглашении об электронном документообороте: номер телефона стороны, порядок выдачи кода, срок его действия и правило, что документ считается подписанным с момента ввода верного кода.
Сервисы подписания устраивают проверку по-своему. В Битрикс24 Подпись код приходит не на телефон, а на электронную почту и действует пять минут; ссылку на документ сторона получает по СМС или письмом. Поэтому в соглашении описывайте тот способ, который выбран в вашем сервисе, а не абстрактный «код из СМС».
Что подписывают по коду
- Договоры с клиентами-физлицами: услуги, подряд, купля-продажа, аренда.
- Оферты и их акцепт: принятие условий по коду — законный способ согласиться на сделку.
- Акты выполненных работ и оказанных услуг в рамках договора, где стороны уже договорились об электронном обмене.
- Согласия на обработку персональных данных: закон требует подтвердить факт согласия конкретного человека, и код это делает.
- Кадровые документы для ознакомления: локальные акты, приказы, инструкции — по соглашению об электронном документообороте между работодателем и работником.
Где код не заменит подпись
Есть документы, для которых закон прямо требует усиленную квалифицированную электронную подпись. Среди них счета-фактуры и универсальные передаточные документы при обмене через операторов электронного документооборота, документы для налоговой, Росреестра и судов, заявки и контракты по 44-ФЗ и 223-ФЗ, нотариальные действия.
Трудовой договор тоже не всегда закрывается кодом: на некоторых платформах нужна неквалифицированная или квалифицированная подпись. Прежде чем переводить кадровый документ в СМС, смотрите требования площадки, на которой он подписывается.
Рабочая схема для компании — сочетание: массовые договоры, акты и согласия идут по коду, а счета-фактуры, отчётность и всё, что уходит в госорганы, подписывает руководитель усиленной квалифицированной подписью из удостоверяющего центра ФНС.
Простая подпись по коду и усиленная квалифицированная
| Код из сообщения | Усиленная квалифицированная | |
|---|---|---|
| Кому подходит | Физлицам и компаниям без сертификата | Руководителю, ИП, сотруднику с доверенностью |
| Что нужно | Телефон или почта и соглашение о способе подписания | Сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре, для руководителей и ИП — в центре ФНС |
| Договоры с клиентами | Да | Да |
| Счета-фактуры и УПД через оператора | Нет | Да |
| Отчётность и госуслуги | Нет | Да |
| Госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ | Нет | Да |
Как настроить подписание в компании
Сначала выберите сервис, через который пойдут документы, и посмотрите, как он подтверждает личность: код на телефон, код на почту, ссылка с ограниченным сроком. От этого зависит текст соглашения.
В договоре или отдельном соглашении об электронном документообороте зафиксируйте: адрес электронной почты и номер телефона каждой стороны, кто имеет право подписывать, что считается моментом подписания, как хранятся подписанные файлы и что сторона обязана сообщать о смене номера или адреса.
Проверьте, что номер, на который уходит код, принадлежит именно той стороне, которая подписывает: при смене номера клиент должен сообщить об этом до отправки документа. Подписанный файл с отметкой о подписании храните так же, как бумажный оригинал.
Частые вопросы
Договор, подписанный по коду из СМС, имеет силу в суде?
Да, если стороны договорились о таком способе подписания и могут показать, кому и когда выдан код. Тогда подпись считается простой электронной и подтверждает авторство. Спор обычно идёт не о способе, а о том, что человек не получал код или номер ему не принадлежал.
Можно ли так подписать договор с директором компании-контрагента?
Можно, если в договоре или соглашении об электронном документообороте записано, что директор подписывает простой электронной подписью и указан его номер. Для отчётности и госорганов этого мало — там нужна усиленная квалифицированная подпись.
Нужно ли получать усиленную квалифицированную подпись клиенту-физлицу?
Для договоров, актов и согласий — нет, хватает кода. Усиленная подпись нужна там, где её требует закон: счета-фактуры через оператора, документы в госорганы, госзакупки.
Что делать, если клиент сменил номер телефона?
До подписания документа он сообщает новый номер, и вы вносите его в соглашение или в карточку контрагента. Код, отправленный на старый номер, подписью не станет: его получит другой человек.
Можно ли подписывать по коду кадровые документы?
Часть документов — ознакомление с локальными актами, приказами, инструкциями — можно, если между работодателем и работником есть соглашение об электронном документообороте. Для трудового договора смотрите требования платформы: там может понадобиться неквалифицированная или квалифицированная подпись.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы должны подписываться без бумажной волокиты
Соберу ИИ-агента, который готовит договоры и заявки к подписанию
Пока документы ходят по почте и мессенджерам, часть заявок теряется, а клиент ждёт. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: разобрать входящую заявку или документ, сверить данные и передать на подписание в CRM или 1С.
Агент работает от начала до конца и проверяется на сотне ваших настоящих случаев. Это для компаний, где одна и та же операция с документами повторяется сотни раз в месяц.