Можно ли перечислить деньги в подотчёт сотруднику на зарплатную карту

Зарплатная карта — обычный банковский счёт физического лица. Работник распоряжается им сам, и работодатель не ограничен в том, чтобы перевести туда деньги под отчёт так же, как на любую другую дебетовую карту. Выбор банка за работником: если он хочет получать подотчётные суммы на карту другого банка, достаточно его заявления с реквизитами счёта, и отказывать в этом нельзя.

Для налоговой важен не банк и не тип карты, а различие между подотчётом и доходом. Пока есть заявление с реквизитами, приказ или указание цели в платёжном поручении и авансовый отчёт с документами, перевод остаётся подотчётной суммой: НДФЛ и страховые взносы с неё не начисляют. Когда документов нет, инспектор видит бесцельный перевод работнику и доначисляет налог со взносами.

Да, выдавать подотчётные средства путём перечисления на зарплатные карты работников компания вправе. Выдача под отчёт не сводится к кассе: деньги передают работнику и безналично, и тогда подтверждением служит не расходный кассовый ордер, а платёжное поручение с назначением платежа и заявление работника с реквизитами счёта.

Порядок выдачи компания устанавливает сама в положении о расчётах с подотчётными лицами. В нём записывают, что подотчётные суммы перечисляют на банковские карты работников, и дальше каждая выдача идёт по этому правилу: заявление или приказ, перевод, авансовый отчёт. Такой порядок одинаков для всей организации и не зависит от того, в каком банке открыта карта.

Проверяющие смотрят на три вещи: предусмотрен ли безналичный способ локальным актом, есть ли документ с реквизитами счёта и указана ли цель перевода. Когда все три на месте, перечисление на зарплатную карту проходит как обычная подотчётная выдача.

Опасная ситуация одна: перевод ушёл, а отчёта нет и срок истёк. Тогда сумма висит на работнике без подтверждения расхода, и у инспектора появляется основание считать её выплатой в пользу физического лица. То же происходит, если в платёжке стоит просто «перевод денежных средств» без слова «под отчёт» и нет заявления.

Отдельно про хозяйственные закупки. Когда сотрудник покупает для компании товары и услуги со своей зарплатной карты, претензии вероятнее, чем при оплате командировки: проверяющие смотрят, действительно ли покупка нужна бизнесу. Если закупки регулярные и на крупные суммы, чище платить корпоративной картой организации, а личную карту оставить для командировочных и компенсаций подтверждённых расходов.

Задержка возмещения по утверждённому авансовому отчёту — отдельное нарушение. За просроченную выплату работодатель платит проценты не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки (статья 236 ТК РФ), независимо от своей вины. За нарушение трудового законодательства грозит и административный штраф по статье 5.27 КоАП: должностным лицам от 1 000 до 5 000 ₽, организациям от 30 000 до 50 000 ₽.

В бухгалтерском учёте перевод на карту — это не расход, а выдача аванса: деньги переходят из кассы или со счёта в задолженность работника. Счёт 71 дебетуется, счёт 51 или 50 кредитуется. После утверждения авансового отчёта задолженность закрывается на счета затрат или материалов, а неизрасходованный остаток работник возвращает на счёт организации или в кассу.

Лимит наличных расчётов в 100 000 ₽ по одному договору (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У) на безналичный перевод под отчёт не распространяется: он касается расчётов наличными между организациями и предпринимателями.

Если работник не вернул остаток и не отчитался, работодатель вправе удержать сумму из зарплаты только в пределах, которые допускает Трудовой кодекс, и с письменного согласия работника. Спорную сумму надёжнее взыскивать через суд, чем удерживать в одностороннем порядке.