Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек: подпись или фамилия
Коротко
На титульном листе трудовой книжки стоит разборчивая подпись ответственного за ведение трудовых книжек — так требует пункт 2.2 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Отдельной строки для фамилии там нет: разборчивость и есть способ показать, кто подписал. При увольнении записи заверяет подпись работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек, и пункт 36 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, расшифровку не требует.
Два разных места — два разных правила
Подпись ответственного встречается в трудовой книжке дважды, и требования к ней разные. Первый раз — на титульном листе, когда книжку заполняют впервые: здесь действует Порядок № 320н, утверждённый приказом Минтруда, а прежняя Инструкция № 69 утратила силу. Второй раз — при увольнении, когда заверяют записи за время работы у данного работодателя: здесь работает пункт 36 Порядка № 320н, и он говорит только о подписи и печати.
Поэтому вопрос «подпись или фамилия» решается по месту. На титульном листе фамилию пишут так, чтобы её можно было прочитать, — часто рядом с подписью или в составе самой подписи. При увольнении достаточно подписи ответственного и печати работодателя или кадровой службы, если печать есть.
Что именно требует закон
- Титульный лист дубликата: подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, после неё — печать организации или кадровой службы при её наличии.
- Заверение при увольнении: подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя или кадровой службы при наличии печатей (п. 36 Порядка № 320н).
- Расшифровка подписи при увольнении не обязательна: пункт 36 Порядка № 320н её не требует, и отсутствие фамилии под подписью ошибкой не считается.
- Если фамилию под подписью всё же написали, это не нарушение: лишняя расшифровка не портит заверение.
- Печать ставится, только если она у работодателя есть: её отсутствие не делает подпись недействительной.
Почему Минтруд говорит о разборчивости
В письме от 20.03.2019 № 14-0/В-171 Минтруд разобрал ровно этот вопрос: нужно ли указывать фамилию рядом с подписью на титульном листе. Ответ ведомства короткий — подпись должна быть поставлена разборчиво, и всё. Само ведомство оговаривает, что такое письмо не является разъяснением и нормативным правовым актом, поэтому письмо относится к прежнему порядку: Инструкция № 69 утратила силу, а действующий порядок утверждён приказом Минтруда № 320н.
Практический вывод для кадровика: неразборчивый росчерк без читаемой фамилии на титульном листе — слабое место книжки. Читаемая фамилия рядом с подписью закрывает вопрос и ни одному проверяющему не помешает.
Титульный лист и заверение при увольнении
| Титульный лист | Записи при увольнении | |
|---|---|---|
| Норма | Приказ Минтруда № 320н; для дубликата — подп. «д» п. 28 Порядка | п. 36 Порядка № 320н |
| Кто подписывает | Лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек | Работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек |
| Фамилия | Подпись должна быть разборчивой | Расшифровка не требуется |
| Печать | Печать организации или кадровой службы, где книжку заполняли впервые | Печать работодателя или кадровой службы при наличии печатей |
Частые вопросы
Нужно ли писать фамилию рядом с подписью на титульном листе?
Инструкция № 69 утратила силу. Действующий Порядок № 320н не устанавливает отдельного требования о расшифровке подписи ответственного на титульном листе дубликата; читаемую фамилию рядом с подписью можно указать для ясности.
Обязательна ли расшифровка подписи при увольнении?
Нет. Пункт 36 Порядка № 320н требует подписи работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печати при её наличии, а расшифровку не упоминает. Если фамилию написали — это не ошибка.
Что делать, если ответственный сменился?
Титульный лист задним числом не переписывают. Подпись на нём остаётся той, кто заполнял книжку впервые. Дальнейшие записи заверяет тот, кто отвечает за ведение трудовых книжек сейчас.
Нужна ли печать, если её нет у компании?
Нет. Пункт 36 Порядка № 320н говорит о печати работодателя или кадровой службы при наличии печатей. Если печати нет, записи заверяет подпись ответственного.
Кто вообще может быть ответственным за ведение трудовых книжек?
Это работник, на которого работодатель возложил такую обязанность, — обычно кадровик или бухгалтер. Назначение оформляют приказом или прописывают в трудовом договоре, чтобы было понятно, чья подпись стоит в книжке.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны зависеть от одного человека
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пока ответственный за книжки один, каждая его подпись — узкое место: приказы, карточки, сверки ждут его. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.