По какой причине реквизит отметка о контроле не ставится в приказе по основной деятельности

Коротко

Отметку о контроле не ставят потому, что она относится к регистрации документа, а не к его тексту: её проставляют при постановке на контроль в службе делопроизводства, а не при подготовке приказа. В самом приказе по основной деятельности этого реквизита нет — есть исполнитель, заголовок и подпись руководителя.

Откуда берётся путаница

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль. Её проставляют штампом «Контроль» на верхнем поле документа и/или вносят в систему электронного документооборота. В приказе по основной деятельности такого реквизита нет, потому что приказ подписывает руководитель организации, а контроль за его исполнением ведёт сама служба делопроизводства по регистрационной карточке.

Приказ по основной деятельности — распорядительный документ организации: он решает вопрос производства, снабжения, работы с персоналом или внутреннего распорядка. Его текст состоит из констатирующей части и распорядительной, а оформление — из реквизитов самого документа: наименование организации, дата и номер, место издания, заголовок, текст, подпись.

Что действительно указывают в приказе

Наименование организации и вид документа — «ПРИКАЗ»; для приказа по основной деятельности — без пометки «по личному составу».
Дата и регистрационный номер, место издания.
Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос о содержании документа.
Текст: констатирующая часть и распорядительная — кому что сделать и в какой срок.
Подпись руководителя организации или уполномоченного лица.

Исполнитель в приказе

Исполнитель — это тот, кому адресовано поручение в распорядительной части. Его указывают в тексте: должность, фамилия и инициалы, а рядом — что именно он должен сделать и к какому сроку. Отдельного реквизита «исполнитель» в приказе нет: сведения об исполнителе входят в текст распорядительной части, а не в бланк документа.

Служба делопроизводства при регистрации переносит эти сведения в регистрационную карточку: оттуда видно, кто отвечает за исполнение и когда истекает срок. Поэтому отметка о контроле появляется на карточке, а не на подписанном приказе.

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос

Заголовок к тексту приказа формулируют так, чтобы он отвечал на вопрос «о чём?»: «О порядке приёма заявок на перевозку», «Об утверждении графика отпусков», «О назначении ответственного за пожарную безопасность». Читатель по заголовку понимает содержание приказа, не читая текст.

Заголовок не повторяет вид документа и не начинается со слов «приказ о». В бланке уже стоит «ПРИКАЗ», а под ним — заголовок, который раскрывает предмет. Если приказ вводит в действие несколько документов или решает несколько вопросов, заголовок формулируют обобщённо, но так, чтобы вопрос о содержании был закрыт.

Частые вопросы

Можно ли поставить отметку о контроле прямо в приказе?

Да. При постановке приказа на контроль отметку можно поставить штампом «Контроль» на верхнем поле документа и/или внести в систему электронного документооборота. Срок исполнения и ответственного указывают в распорядительной части, а контроль за исполнением ведёт служба делопроизводства по регистрационной карточке.

Кто подписывает приказ по основной деятельности?

Руководитель организации или лицо, которому это право передано уставом, доверенностью или локальным актом. Подпись — обязательный реквизит, без неё приказ не имеет силы.

Чем приказ по основной деятельности отличается от приказа по личному составу?

Предметом. По основной деятельности приказ решает вопросы производства, снабжения, внутреннего распорядка; по личному составу — приём, перевод и увольнение работников, отпуска и поощрения. У них разные сроки хранения и разный порядок регистрации.

Нужен ли в приказе гриф утверждения?

Нет. Приказ — распорядительный документ, он вступает в силу после подписи руководителя; гриф утверждения ставят на документах, которые утверждают, — положениях, инструкциях, актах.

Как выглядит правильное оформление на практике

Сначала готовят проект: формулируют констатирующую часть с основанием, затем распорядительную — с поручениями и сроками. Заголовок пишут после текста, когда предмет уже ясен. Подписанный приказ регистрируют в журнале или карточке, и только там появляются сведения о контроле.

Если приказ отменяет или изменяет прежний, в констатирующей части указывают, какой документ отменяется или изменяется. Это защищает от двух действующих приказов по одному вопросу — частая причина споров внутри компании.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы должны работать, а не лежать в папке

Соберу ИИ-агента, который разберёт ваши приказы и регламенты

Когда приказов и регламентов много, сотрудники ищут нужный документ вручную и берут устаревшую редакцию. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он отвечает на вопросы по вашим документам, находит нужный приказ и показывает действующую редакцию.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где один и тот же вопрос по документам повторяется каждый день.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»