Основные правила работы архивов организаций 2023

Коротко

Основные правила работы архивов организаций 2023 — это Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они задают, как компания организует хранение, комплектование и учёт архивных документов: что и когда передают в архив, как оформляют приём-передачу, как ведут описи и обеспечивают сохранность дел. Правила действуют вместе с законом об архивном деле и перечнем типовых документов со сроками хранения.

Какой документ задаёт правила

Работа архива компании опирается на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Правила описывают весь путь документа в архиве: приём, размещение в архивохранилище, учёт, выдачу, проверку наличия и уничтожение дел с истёкшим сроком.

Сроки хранения каждого вида документов берут из перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это отдельный документ: Правила говорят, как хранить, а перечень — сколько лет.

Внутри компании правила превращаются в локальный акт — положение об архиве. Оно устанавливает, кто отвечает за архив, где размещают дела, как их передают из подразделений и как оформляют уничтожение.

Что определяют Правила

Передачу дел в архив: документы постоянного и временного хранения свыше 10 лет, включая дела по личному составу, передают не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
График передачи: его согласуют с руководителями подразделений и утверждает руководитель организации.
Приём-передачу: её проводит работник архива в присутствии работника подразделения; в конце каждого экземпляра описи указывают число фактически принятых дел, номера отсутствующих, дату и подписи.
Хранение документов временного срока до 10 лет включительно: они остаются в подразделениях и после истечения срока уничтожаются после экспертизы ценности.
Личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих: их передают в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.
Сохранность в архивохранилище: регулярная влажная уборка полов, обеспыливание оборудования и первичных средств хранения, обработка цокольных частей стеллажей, плинтусов и подоконников.

Положение о хранении документов

Положение об архиве — основной внутренний документ, по которому живёт архив компании. В нём фиксируют состав документов, передаваемых в архив, места хранения, ответственного работника, порядок выдачи дел и справок, порядок экспертизы ценности и уничтожения.

Положение не заменяет Правила и перечень, а переводит их на язык конкретной компании: кто, в какой срок и по какой форме передаёт дела. Пока положение не утверждено, передача дел идёт стихийно, и при проверке нечем подтвердить, что документы хранятся по правилам.

Отдельно описывают электронные документы: где они хранятся, в каком формате, как подтверждается их целостность и кто отвечает за носители.

Какие нормативные документы регламентируют сохранность архивных документов

Обеспечение сохранности архивных документов держится на четырёх уровнях. Верхний — закон № 125-ФЗ: он определяет состав Архивного фонда, обязанности организаций и права граждан на доступ к документам.

Второй — Правила № 77: они задают требования к архивохранилищу, размещению дел, учётным документам и проверке наличия. Третий — перечень по приказу № 236: по нему определяют срок хранения каждого дела. Четвёртый — локальные акты компании: положение об архиве, номенклатура дел, описи.

Проверяющие смотрят именно на связку этих документов: есть ли положение, ведётся ли номенклатура, совпадают ли записи в описях с фактическим наличием дел на полках.

Частые вопросы

Обязательны ли Правила № 77 для коммерческой организации?

Да. Правила работы архивов распространяются на юридические лица независимо от формы собственности. Компания обязана хранить свои архивные документы и организовывать их учёт по установленным правилам.

Когда документы можно передать в архив?

Не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передают дела постоянного хранения и временного со сроком свыше 10 лет, в том числе по личному составу.

Где хранить документы со сроком до 10 лет?

В структурных подразделениях. После истечения срока их уничтожают после экспертизы ценности в установленном порядке.

Что делать с личными делами уволенных служащих?

Личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих передают в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.

Как оформляют приём дел в архив?

Работник архива принимает дела в присутствии работника подразделения. В конце каждого экземпляра описи указывают количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дату приёма-передачи и подписи с расшифровкой.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Архив живёт по правилам, а деньги — по цифрам

Посчитаю, во что бизнесу обходится каждая позиция и канал

Пока документы лежат в архиве, выручка и расходы идут своим чередом, и по общей сумме не видно, что часть товаров, услуг или клиентов работает в убыток. Я считаю юнит-экономику по каждому товару, услуге, клиенту и каналу после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые растут и хотят заранее знать, не увеличит ли рост убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»