Основанием для внесения записи в трудовую книжку сотрудника является
Коротко
Основание для записи — документ, по которому произошло кадровое событие: приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о приёме, переводе, увольнении, награждении. Его дату и номер ставят в графу 4 «Сведения о работе». Приём оформляется трудовым договором, приказ издаётся на его основании, и запись в книжке должна совпадать с содержанием приказа.
Что является основанием для внесения записи
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже (статья 66 ТК РФ). Записи в неё вносит работодатель, и каждая появляется не сама по себе, а по документу: без приказа или другого решения работодателя в книжке нет ни приёма, ни перевода, ни увольнения.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. По этому порядку в графе 4 раздела «Сведения о работе» указывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работника приняли, перевели или уволили. Если приказ есть, а записи нет, книжка не подтверждает событие; если запись есть, а приказа нет, подтвердить её нечем.
Что служит основанием в разных случаях
- Приём на работу оформляют трудовым договором. Работодатель вправе издать на его основании приказ; содержание приказа должно соответствовать условиям договора (статья 68 ТК РФ).
- Перевод на другую постоянную работу — письменное соглашение сторон и приказ о переводе; в графу 4 идут его дата и номер.
- Увольнение — приказ о прекращении трудового договора; в записи указывают основание прекращения со ссылкой на статью ТК.
- Работа по совместительству — по желанию работника сведения вносят по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (статья 66 ТК РФ).
- Награждение — приказ о поощрении; сведения о награждениях за успехи в работе вносят в книжку.
Какие сведения вносят, а какие нет
В трудовую книжку попадают сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основания прекращения трудового договора и награждения за успехи в работе. Сведения о взысканиях не вносят — исключение одно: когда дисциплинарным взысканием стало увольнение.
Книжку ведут на каждого работника, проработавшего у работодателя свыше пяти дней, если работа для него основная; работодатель — физическое лицо без статуса ИП книжку не ведёт. Тем, кто впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят: их сведения ведут электронно по статье 66.1 ТК РФ. Если работник выбрал электронные сведения, работодатель выдаёт ему книжку на руки с соответствующей записью и дальше её не ведёт и не хранит.
Записи в трудовой книжке допускается делать какой ручкой
Заполняют книжку ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Это требование порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н: другие цвета, карандаш и шариковые чернила, которые выцветают, для книжки не годятся.
Пишут разборчиво, без сокращений, зачёркиваний и подчисток. Если запись всё же испорчена, её не замазывают и не заклеивают: рядом вносят новую запись о признании прежней недействительной. Так книжка остаётся читаемой и подтверждает стаж при назначении пенсии и при проверке инспекции труда.
Основание и что из него попадает в книжку
| Событие | Основание | Что в графе 4 |
|---|---|---|
| Приём | Трудовой договор, приказ о приёме | Дата и номер приказа |
| Перевод | Соглашение сторон, приказ о переводе | Дата и номер приказа |
| Увольнение | Приказ о прекращении договора | Дата и номер приказа или иного решения работодателя |
| Совместительство | Документ, подтверждающий работу по совместительству | Реквизиты документа |
| Награждение | Приказ о поощрении | Дата и номер приказа |
Частые вопросы
Можно ли внести запись, если приказ не издавали?
Нет. Запись в книжке подтверждается приказом или иным решением работодателя, и в графе 4 стоят его дата и номер. Если приказ утерян, восстанавливают документ, а не дописывают книжку задним числом.
Обязателен ли приказ о приёме, если есть трудовой договор?
Приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать на его основании. Если приказа нет, единственным документом о приёме остаётся трудовой договор, и запись в книжке делают по нему.
Вносят ли в книжку выговор?
Нет. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносят, кроме случая, когда взысканием стало увольнение. Тогда запись об увольнении делают со ссылкой на соответствующее основание.
Как вносят сведения о работе по совместительству?
По желанию работника — по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Без заявления работника такую запись не делают.
Что делать, если в записи обнаружена ошибка?
Исправляют её по правилам порядка № 320н: вносят новую запись о признании недействительной прежней, а не зачёркивают и не замазывают. Исправление тоже опирается на приказ.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить работу
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Приказы, карточки, ответы сотрудникам на одни и те же вопросы о документах съедают часы кадровой службы и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.