Основанием для проведения внутреннего аудита кадровых документов не может являться
Коротко
Внутренний аудит кадровых документов — добровольная проверка, которую компания проводит сама или заказывает специалисту. Основанием для него не могут быть решение или предписание государственного органа: инспекция труда, прокуратура и суд проводят внешний контроль, и документы они требуют не по воле компании. Внутренний аудит начинается по решению самой компании: приказ руководителя, план работы отдела кадров, поручение собственника или запрос нового директора.
Что не может быть основанием
Основание внутреннего аудита — это документ самой компании, по которому она решает проверить свои кадровые документы. Предписание инспектора труда, запрос прокуратуры, определение суда, требование следователя — не основание для внутреннего аудита, а внешняя проверка или следственное действие. Их исполняют по правилам, которые задаёт вызвавший орган, а не по внутреннему плану компании.
По той же причине не основание — жалоба работника, поступившая в инспекцию труда: разбирается по ней инспекция, а компания лишь представляет документы. Если та же жалоба пришла напрямую директору, компания вправе провести внутреннюю проверку — но её основанием будет резолюция руководителя, а не сама жалоба как документ чужого органа.
Не основание и устное распоряжение без оформления: аудит заканчивается отчётом и выводами, а у проверки должен быть письменный документ, на который ссылается отчёт.
Что может быть основанием
- Приказ или распоряжение руководителя о проведении проверки кадровых документов с указанием сроков и ответственного.
- План работы отдела кадров или внутреннего контроля на год, утверждённый руководителем.
- Поручение собственника или совета директоров — оформленное протоколом или решением.
- Запрос нового руководителя при смене директора или главного бухгалтера, когда нужно принять дела.
- Подготовка к проверке инспекции труда: компания сама решает проверить документы заранее, но основанием остаётся её приказ.
- Реорганизация, смена кадровой программы или переход на электронный документооборот.
Внутренний аудит и внешняя проверка
| Внутренний аудит | Проверка инспекции труда | |
|---|---|---|
| Кто начинает | Компания: приказ, план, поручение | Государственный орган |
| Основание | Внутренний документ компании | Решение о проверке, предписание, жалоба |
| Что проверяют | Документы, которые компания выбрала сама | Предмет проверки, заданный органом |
| Итог | Отчёт и план исправлений | Предписание с обязательными сроками |
Основные направления кадрового аудита
Трудовые договоры и дополнительные соглашения: есть ли обязательные условия, совпадают ли формулировки с приказами и локальными актами.
Приказы по личному составу: приём, перевод, отпуска, увольнения — полнота, подписи, соответствие трудовым договорам.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: записи, их основания, порядок ведения бумажных и электронных книжек.
Локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, график отпусков.
Личные карточки, личные дела, воинский учёт, документы по охране труда в той части, которая относится к кадровым.
Табели и расчёты отпусков, больничных, компенсаций — в той части, где кадровые документы стыкуются с расчётом.
Частые вопросы
Можно ли сослаться на предписание инспектора труда как на основание внутреннего аудита?
Нет. Предписание — акт государственного органа, по нему компания устраняет нарушения в заданный срок. Если после него компания решает проверить ещё и другие документы, основанием будет её собственный приказ.
Обязан ли работодатель проводить внутренний аудит кадровых документов?
Такой обязанности закон не устанавливает. Это добровольная проверка, которую компания проводит по своему решению.
Нужно ли знакомить работников с приказом о внутреннем аудите?
Если проверка затрагивает их документы, разумно указать это в приказе и ознакомить под подпись: работники должны знать, кто и на каком основании смотрит их личные документы. Порядок работы с персональными данными задаёт положение о персональных данных и закон № 152-ФЗ.
Чем внутренний аудит отличается от аудита, который проводит инспекция труда?
Инспекция труда — государственный контроль с правом выдавать предписания. Внутренний аудит — проверка компании для себя: результат — отчёт и план исправлений, обязательных для исполнения внутри компании.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы в порядке до того, как их спросят
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Кадровые документы проверяют по одним и тем же пунктам: обязательные условия договора, основания приказов, записи в трудовых книжках. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и бухгалтерии.