Организация снимает жилье для сотрудника у физлица: налогообложение

Арендодатель и сотрудник — разные налогоплательщики, и доход у каждого свой. Арендодатель получает арендную плату за квартиру. Сотрудник получает от работодателя оплату своего проживания, то есть доход в натуральной форме по статье 211 Налогового кодекса.

Двойного налогообложения одной и той же суммы здесь нет: облагается не перевод денег арендодателю, а предоставление квартиры сотруднику для проживания. Налоговая такую позицию поддерживает, и организация, которая удержала оба налога, претензий не получает.

Если арендодатель — индивидуальный предприниматель, организация налоговым агентом по его арендной плате не становится: предприниматель платит налог со своего дохода сам. Доход сотрудника от этого никуда не исчезает и облагается в общем порядке.

Сотрудник живёт в оплаченной работодателем квартире — значит, получил доход в натуральной форме в размере арендной платы. Налог исчисляют в день оплаты аренды работодателем.

Удержать его из натурального дохода нельзя: денег сотрудник не получает. НДФЛ удерживают из любых денежных выплат — зарплаты, аванса, премии, вознаграждения по договору подряда. Удержание делают в день ближайшей выплаты, при этом удержать можно не больше половины суммы выплачиваемого дохода.

Если часть аренды сотрудник платит сам, в налоговую базу попадает только та часть, которую внёс работодатель.

Оплату жилья можно оформить как натуральную часть зарплаты, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором и есть письменное заявление работника; общая неденежная часть зарплаты не должна превышать 20 % начисленной месячной зарплаты. С неё исчисляют НДФЛ и страховые взносы, а работодатель вправе учесть её в расходах на оплату труда по статьям 252 и 255 Налогового кодекса.

Если удержать налог не удалось до 31 января следующего года, организация не позднее 25 февраля сообщает об этом сотруднику и в налоговую — обязанность агента на этом заканчивается, дальше налог платит сам человек по налоговому уведомлению.

С натурального дохода сотрудника организация начисляет страховые взносы по общему тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. Взносы на травматизм начисляют по тарифу класса риска отдельно. Взносы платит работодатель за свой счёт, из дохода сотрудника их не удерживают.

Арендную плату за жильё сотрудника можно учесть в расходах на оплату труда, если она является формой оплаты труда, предусмотрена трудовым договором и отвечает требованиям обоснованности и документального подтверждения. Социальные расходы на жильё в базе по налогу на прибыль не учитывают. На УСН «доходы минус расходы» арендную плату за жильё сотрудника относят к расходам на оплату труда по правилам статьи 255.

На УСН «доходы» расходы не учитывают, налог можно уменьшить на страховые взносы, предусмотренные законом расходы на больничные и добровольное страхование работников — вместе не более чем на 50 % исчисленного налога при выплатах физлицам; при соблюдении условий отдельно учитывают торговый сбор.

НДФЛ, удержанный из арендной платы, — это деньги арендодателя, в расходах организации он не отражается. Расходом становится вся начисленная арендная плата вместе с удержанным налогом.