Оформить трудовую книжку: бумажную или электронную
Коротко
Оформить трудовую книжку — значит завести документ о работе и стаже человека. С 1 января 2021 года бумажную трудовую книжку тем, кто устраивается на работу впервые, не заводят: сведения о их работе и стаже ведутся только в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ). Работодатель подаёт эти сведения в Социальный фонд, а работник видит их в выписке на Госуслугах.
Кому бумажную книжку больше не заводят
С 1 января 2021 года работникам, которые впервые поступают на работу, бумажную трудовую книжку не оформляют. Даже если человек принёс пустой бланк, заполнять его нельзя: у него нет записи о работе до 2021 года, а новые сведения ведутся в электронном виде.
Тем, кто работал до 2021 года, первоначально предложили выбрать способ ведения сведений до 31 декабря 2020 года: оставить бумажную книжку или перейти на сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Для отдельных категорий право подать заявление сохранилось позднее, а перейти с бумажной книжки на электронные сведения можно и после этого срока. Кто подал заявление о переходе, вернуться к бумажной книжке уже не может. Кто заявление не подавал, продолжает с бумажной книжкой, и работодатель ведёт её по прежним правилам.
Бумажную книжку придётся завести заново, если у человека была заполненная книжка до 2021 года, он не переходил на электронный вариант, а книжка потерялась или испортилась. Тогда оформляют дубликат: работник пишет заявление, а работодатель вносит сведения заново.
Что делает работодатель при приёме
- Заключает трудовой договор и издаёт приказ о приёме, если пользуется такой формой.
- Подаёт в Социальный фонд сведения о приёме по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, оформления иного документа или принятия решения, подтверждающих оформление трудовых отношений.
- Ведёт бумажную трудовую книжку, только если работник от неё не отказался: запись о приёме вносит после пяти дней работы на основном месте.
- Выдаёт бумажную книжку при увольнении и по письменному заявлению работника — сведения о работе у этого работодателя по форме СТД-Р.
- Знакомит работника с локальными актами: правилами трудового распорядка, коллективным договором, если он есть, и другими документами по его работе.
Электронная трудовая книжка: как завести
Отдельного бланка электронной трудовой книжки нет. Это запись в информационной системе Социального фонда, которую работодатель пополняет при каждом кадровом событии: приёме, переводе, увольнении. Работнику для этого ничего делать не нужно — достаточно заключить трудовой договор.
Кто именно заводит электронную трудовую книжку, зависит от даты первой работы. Тем, кто начал работать в 2021 году и позже, бумажную книжку не оформляли вовсе, и их сведения с самого начала ведутся только в электронном виде. Если человек начал работать раньше и перешёл на электронный вариант по заявлению, работодатель с даты перехода вносит сведения только в электронном виде, а в бумажную книжку пишет запись о переходе.
Правила заполнения электронных сведений те же, что и для бумажной книжки: дата, структурное подразделение, должность, основание — приказ. Только вместо чернил — электронная запись, которую работодатель передаёт в фонд.
Бумажная и электронная: в чём разница
| Бумажная книжка | Сведения в электронном виде | |
|---|---|---|
| Кому ведут | Тем, кто работал до 2021 года и не отказался от книжки | Всем работникам, в том числе впервые устроившимся с 2021 года |
| Кто заполняет | Работодатель, запись в бланке | Работодатель, передача сведений в СФР |
| Где хранится | У работника, бланк у работодателя при работе | В информационной системе Социального фонда |
| Как посмотреть | По самой книжке | Выписка СТД-СФР на Госуслугах за весь стаж, СТД-Р — у текущего работодателя |
| Запись о приёме | После пяти дней работы на основном месте | Сведения по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня |
| Возврат к бумажной | Не применимо | После перехода на электронный вариант невозможен |
Какие документы просит отдел кадров
При приёме нужны паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, СНИЛС, документ об образовании или квалификации, если должность требует специальных знаний. Трудовую книжку приносят те, у кого она есть: тем, кто устраивается впервые, приносить нечего.
В отдельных случаях добавляются документы: военный билет или документ о постановке на воинский учёт для мужчин призывного возраста, результат предварительного медосмотра для работы во вредных или опасных условиях. Перечень основных документов — статья 65 ТК РФ.
Частые вопросы
Работник впервые устраивается на работу и принёс пустой бланк трудовой книжки. Заполнять его?
Нет. С 1 января 2021 года бумажную трудовую книжку впервые устроившимся не заводят, сведения о их работе ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. Бланк верните и объясните, что стаж будет храниться в системе Социального фонда, а посмотреть его можно в выписке на Госуслугах.
Нужно ли работнику подавать заявление, чтобы у него появилась электронная трудовая книжка?
Нет. Для тех, кто начинает работать с 2021 года, отдельного заявления не нужно: работодатель подаёт сведения о приёме по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления приказа или иного документа либо принятия решения, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Можно ли после перехода на электронный вариант снова завести бумажную книжку?
Нет. Если работник подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности в электронном виде, вернуться к бумажной книжке он уже не может.
Кто ведёт бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Работодатель — на каждого работника основного места, проработавшего больше пяти дней, если работник не отказался от книжки. Порядок ведения и хранения утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Как работник узнает, что записали в его электронную трудовую книжку?
Выписку СТД-СФР со всеми сведениями о стаже можно получить на Госуслугах. Сведения о работе у текущего работодателя выдаёт он сам по форме СТД-Р — при увольнении или по письменному заявлению.
Что будет, если работодатель не подал сведения о приёме в срок?
Это нарушение порядка представления сведений в Социальный фонд. За него работодателя привлекают к ответственности; размер штрафа смотрите в законе об индивидуальном персонифицированном учёте, статью и сумму в этом ответе не называю.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые бумаги не должны съедать время собственника
Покажу, какую кадровую рутину можно отдать ИИ
Приём, перевод, увольнение — каждый раз одни и те же сведения в одном и том же порядке. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: карточки сотрудников, ответы на одни и те же вопросы, отчёты и сверки.
Потом подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и бухгалтерии.