Обязателен ли обмен информацией между работодателем и работником при оформлении трудовых отношений

Коротко

Да, обмен информацией обязателен, но не как отдельная процедура, а как часть оформления трудового договора. Работник сообщает сведения о себе, работодатель передаёт ему документы и информацию, связанные с работой: условия труда, локальные акты, правила внутреннего трудового распорядка. Закон устанавливает и письменную форму для ключевых сведений, и ответственность за умолчание.

Что именно обязательно передать

При заключении трудового договора работник предъявляет документы, перечисленные в статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (кроме первого трудоустройства), документ об образовании, если работа требует специальных знаний, и другие в зависимости от ситуации. Работодатель не вправе требовать документы сверх этого перечня.

До подписания трудового договора работодатель знакомит работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с работой. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого договора. С 2021 года статья 68 ТК РФ не требует знакомить с приказом в трёхдневный срок, но обязанность ознакомить с локальными актами осталась.

Что должно быть в трудовом договоре

Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя.
Место работы, а если работа в другом населённом пункте — с указанием этого населённого пункта.
Трудовая функция: должность по штатному расписанию, конкретный вид поручаемой работы.
Дата начала работы, а для срочного договора — срок его действия и основания заключения.
Условия оплаты труда: размер оклада, доплаты, надбавки, поощрения.
Режим рабочего времени и времени отдыха, если для этого работника он отличается от общих правил.
Гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда.
Условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути).
Условие об обязательном социальном страховании.
Другие условия, если они не ухудшают положение работника по сравнению с законом.

Когда обмен информацией обязателен до подписания договора

Работник вправе знать, с какими локальными актами его знакомят. Если работодатель ссылается на правила внутреннего трудового распорядка, премиальное положение или положение об обработке персональных данных, эти документы должны быть предъявлены до подписания трудового договора. Иначе условие о том, что работник «ознакомлен», не имеет силы.

Отдельное правило действует для персональных данных: согласие на обработку оформляют отдельно от других документов, которые человек подписывает, включая трудовой договор. Это требование части 1 статьи 9 Закона № 152-ФЗ, оно действует с 1 сентября 2025 года.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдавать копию трудового договора?

Да. Один экземпляр трудового договора передают работнику, второй хранится у работодателя. Получение экземпляра работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя.

Что будет, если работник скрыл сведения, которые обязан был сообщить?

Если сокрытие касается документов или сведений, без которых работу выполнять нельзя (например, об образовании или о запрете занимать должность), работодатель вправе расторгнуть договор. Но сначала нужно проверить, входили ли эти сведения в обязательный перечень по статье 65 ТК РФ.

Можно ли ограничиться устным объяснением условий труда?

Нет. Существенные условия труда должны быть в письменном трудовом договоре. Устные договорённости не заменяют ни договор, ни ознакомление с локальными актами под подпись.

Обязан ли работник сообщать работодателю о смене паспортных данных?

Да, если это влияет на кадровый учёт и налоговое администрирование. Работодатель ведёт личные карточки и передаёт сведения в налоговую и СФР, поэтому актуальность данных важна. Сроки сообщения обычно прописывают в локальном акте.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Порядок в документах начинается с первого дня

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Оформление сотрудника — это не только подписи, но и десятки действий: внести данные в CRM, сформировать доступы, напомнить о сроках. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»