Норма численности формула: как рассчитать численность работников

Норма численности отвечает на вопрос, сколько человеко-часов требует работа и сколько ставок её закрывают. Это расчётная величина при идеальных условиях: никто не в отпуске, не на больничном и не в командировке. Штатная численность всегда выше, потому что учитывает подмены, сезонность и потери времени.

Считать норму стоит в трёх случаях: открываете отдел или филиал, готовите бюджет на следующий квартал, проверяете, не перегружен ли отдел и нет ли в нём лишних ставок. Норма — это основание для штатного расписания, а не наоборот.

Основная формула: норма численности = суммарные нормо-часы по всему объёму работ / эффективный фонд рабочего времени одного работника. Нормо-часы складывают по всем операциям: среднее время операции в минутах умножают на число выполнений за период, делят на 60 и суммируют по видам работ.

Эффективный фонд рабочего времени — это рабочие дни периода, умноженные на часы в день и на коэффициент полезного использования времени. Коэффициент отражает перерывы, обучение и административные потери; на практике он держится в диапазоне 0,85–0,95. Чем больше в отделе совещаний и текучки, тем ниже коэффициент и тем больше ставок нужно на тот же объём.

Когда есть типовые нормы времени, норму численности считают так: общие затраты времени на год по нормируемым работам делят на плановый нормативный фонд рабочего времени одного работника за год и умножают на коэффициент невыходов. Общие затраты времени получают, суммируя время по каждому виду работ с поправкой на разовые работы, для которых нормативов нет.

Плановый фонд берут по производственному календарю на год и уменьшают на оплачиваемые отпуска и сокращённое время отдельных должностей. Коэффициент невыходов считают от фактической статистики: суммарное время, не отработанное из-за невыходов за расчётный период, делят на нормативный фонд одного работника, умноженный на среднесписочную численность за тот же период, и прибавляют единицу. Расчётный период для коэффициента берут не меньше двух лет, предшествующих месяцу расчёта.

Второй путь не про часы, а про объекты: сколько станков обслуживает один наладчик, сколько квадратных метров убирает один сотрудник, сколько человек в подчинении у одного руководителя. Норма численности здесь — объём объектов, делённый на норму на одного работника.

Этот способ быстрее и дешевле, потому что не требует хронометража. Он подходит для должностей, где работа меряется объектами: мастера, наладчики, кладовщики, уборщики, руководители отделов. Для бухгалтеров, аналитиков и кадровиков объём работы в объектах не выразить, и там считают по трудоёмкости.

Самая частая ошибка — брать время лучшего сотрудника. У среднего работника та же операция занимает на 15–20 % дольше, и в норму должна попадать именно эта величина. Иначе норма численности выходит заниженной, а переработки — хроническими.

Вторая ошибка — считать норму один раз и не пересматривать. Автоматизация, новый продукт, рост объёма заявок меняют трудоёмкость, и норма, посчитанная год назад, к текущей работе уже не относится.