Как рассчитать норму часов при отпуске

Норма рабочего времени на месяц, квартал или год считается по расчётному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными (пункт 1 Порядка, утверждённого приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н). При 40-часовой неделе это 8 часов в день, при более короткой неделе — частное от деления её продолжительности на пять дней. Часы, непосредственно предшествующие нерабочему праздничному дню, сокращают на один час.

Когда работник был в отпуске, из нормы исключают время, в течение которого он освобождался от работы с сохранением места. Норму уменьшают на количество часов отсутствия, приходящихся на его рабочее время. Так разъясняют Минтруд в письмах от 25.12.2013 № 14-2-337 и от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378 и Роструд на Онлайнинспекции. Отрабатывать часы отпуска в дальнейшем работник не должен.

Порядок один для любого режима: и для обычной пятидневки, и для сменного графика, и для суммированного учёта рабочего времени. Меняется только способ посчитать, сколько часов отсутствия приходится на рабочее время.

При сменном графике норма за месяц всё равно считается по пятидневке: продолжительность рабочей недели делят на пять и умножают на рабочие дни месяца. Смены по 12 или 24 часа на саму норму не влияют — они влияют на то, как эта норма отрабатывается.

Часы отпуска считают по тому же правилу: рабочие дни отпуска по пятидневке умножают на 8 часов при 40-часовой неделе. Роструд в разъяснении от 19.07.2026 приводит именно такой расчёт: продолжительность рабочей недели делится на пять и умножается на количество рабочих дней отпуска при пятидневке.

Если отпуск пришёлся на смены, которых по графику в этом месяце больше, чем часов отпуска по расчёту, работник отработает меньше нормы — это не прогул и не недоработка по его вине. Если по графику смен меньше, чем часы отпуска, норма уменьшается на часы отпуска, а не на часы смен.

Не входит. При суммированном учёте норму считают за учётный период — месяц, квартал или год (статья 104 ТК РФ). Из этого периода исключают время, когда работник освобождался от обязанностей с сохранением места работы: ежегодный и учебный отпуск, отпуск без сохранения зарплаты, временную нетрудоспособность, дни отдыха за сдачу крови, командировки, выполнение государственных и общественных обязанностей.

Часы переработки при суммированном учёте считают после окончания учётного периода. Сравнивают фактически отработанное по графику время с нормой, уменьшенной на часы отсутствия. Если работник был в отпуске, а норму ему не уменьшили, лишние часы по графику посчитают сверхурочными — и оплатить их придётся как сверхурочную работу.

Время простоя из нормы не исключается: это отдельно отметил Роструд в разъяснении от 19.07.2026. За простой платят по статье 157 ТК РФ, но норму он не уменьшает.