Невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение
Коротко
Невостребованная трудовая книжка — та, которую работник не забрал при увольнении или которую не удалось отправить ему по почте. Работодатель хранит её у себя до востребования, ведёт отдельный учёт и не вправе выбросить её по своему усмотрению.
Что значит «невостребованная»
Трудовая книжка становится невостребованной в двух случаях: работник при увольнении не пришёл за ней и не дал согласия на отправку по почте, либо отправленная по указанному им адресу книжка вернулась. С этого дня она лежит не в личном деле уволенного, а в отдельном хранении — и учитывается отдельно.
Хранить её работодатель обязан до востребования. Срок хранения отсчитывают по правилам архивного учёта: пока книжка не затребована, она остаётся в делах организации, и уничтожать её раньше срока нельзя.
Что сделать в день увольнения
- Выдать книжку в последний рабочий день; если работник в этот день отсутствует или отказался получать — направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте.
- Зафиксировать отказ или отсутствие: акт, отметка в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, запись в личной карточке.
- Отложить книжку в отдельное хранение и внести её в книгу учёта невостребованных трудовых книжек.
- Если работник согласился на почту — отправить заказным письмом с описью и сохранить квитанцию и опись.
Сколько хранят и когда уничтожают
Срок хранения невостребованных трудовых книжек в архиве организации — не менее 50 лет, а при завершении делопроизводства до 2003 года — 75 лет. Основание — перечень типовых архивных документов: трудовые книжки, в том числе невостребованные, относят к документам по личному составу с длительным сроком хранения.
Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания документа делопроизводством. Пока человек не пришёл за книжкой, она числится в архиве; уничтожение оформляют актом только после истечения срока и с соблюдением архивных правил.
Куда попадает книжка после увольнения
| Забрал в день увольнения | Согласился на почту | Не пришёл и не ответил | |
|---|---|---|---|
| Где хранится | У работника | Копия и опись — в личном деле | В отдельном хранении организации |
| Учёт | Отметка в книге учёта движения | Отметка и почтовая квитанция | Книга учёта невостребованных книжек |
| Срок хранения у работодателя | Не хранится | Документы отправки — по номенклатуре дел | Не менее 50 лет, при делопроизводстве до 2003 года — 75 лет |
| Что делать дальше | — | Ждать запроса | Выдавать по заявлению, хранить до истечения срока |
Частые вопросы
Работник просит выслать книжку через год после увольнения. Обязаны ли выдать?
Да. По письменному обращению работника книжку выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Отправка по почте возможна с его согласия, с описью вложения.
Можно ли уничтожить книжку, если работник не приходит много лет?
Нет, пока не истёк срок хранения. Для невостребованных книжек он составляет 50 лет, а для документов, законченных делопроизводством до 2003 года, — 75 лет. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Уничтожение оформляют актом после экспертизы ценности документов.
Кто отвечает, если книжка потерялась в архиве?
Работодатель. Он принял книжку на хранение и ведёт её учёт. При утрате работник вправе требовать восстановления сведений о работе: работодатель выдаёт дубликат по его заявлению на основании документов, которые есть в организации.
Нужно ли вести отдельную книгу учёта невостребованных книжек?
Да, это удобный и проверяемый способ учёта: дата поступления, фамилия работника, дата увольнения, отметка о попытках вручения и отправке. Записи сверяют с книгой учёта движения трудовых книжек и личными карточками.
Что делать, если работник умер и книжку никто не забирает?
Книжка остаётся в архиве до истечения срока хранения. Родственники вправе получить её по заявлению; если книжку не затребовали, она хранится в составе документов по личному составу и уничтожается в общем порядке после срока.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Порядок в кадровых документах — часть порядка в бизнесе
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Учёт трудовых книжек, напоминания уволенным, сверка книги учёта с личными карточками — работа, которая держится на памяти одного кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.